So erstellen Unternehmer elektronische Rechnungen

Eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist der seit dem 1. Januar 2025 geltende Standard für das Versenden und Empfangen von Rechnungen.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen stellen E-Rechnungen die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar – und zwar gemäß EU-Norm EN 16931 in einem XML-basierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. E-Rechnungen ermöglichen damit die automatisierte Verarbeitung durch den Empfänger.

Die Pflicht zu E-Rechnungen geht aus dem Wachstumschancengesetz hervor, das am 22. März 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde. Ziel ist, Rechnungsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten.

XML ist ein textbasiertes Datenformat, das Informationen in einer strukturierten, maschinenlesbaren Form darstellt. Dadurch ermöglicht es die automatische Weiterverarbeitung von Rechnungen.

XRechnung und ZUGFeRD sind Formate für E-Rechnungen, die auf XML basieren. Der Unterschied zwischen den beiden Formaten ist einfach: Während XRechnung eine ausschließlich maschinenlesbare XML-Datei liefert, enthält ZUGFeRD zusätzlich eine für Menschen gut lesbare PDF-Ansicht, die von vielen Unternehmern bevorzugt wird.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland, die inländische B2B-Umsätze erzielen, E-Rechnungen erstellen, versenden, verarbeiten und elektronisch unveränderbar archivieren können. B2B steht dabei für Business-to-Business, also für Geschäfte zwischen Unternehmern. Eine Ausnahme gibt es für Kleinunternehmer: Sie sind nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet, müssen diese jedoch annehmen und elektronisch unveränderbar archivieren können.

Für Umsätze aus Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit 2020. Umsätze aus Geschäften mit Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht zum jetzigen Zeitpunkt nicht betroffen.

Nein, eine PDF-Rechnung sollte nicht in eine XML-Datei umgewandelt werden. Nicht jede XML-Datei ist automatisch auch eine rechtskonforme E-Rechnung. E-Rechnungen müssen einem speziellen Datenschema folgen, um maschinell lesbar zu sein und die gesetzlichen Anforderungen einer E-Rechnung zu erfüllen. Eine XML-Datei, die aus einer PDF konvertiert wurde, hat jedoch ein anderes Datenformat und erfüllt diese Standards daher nicht.

Bei der Umwandlung einer PDF in eine XML werden die Daten auf der PDF zudem mittels automatischer OCR-Texterkennung ausgelesen, um sie in maschinenlesbare Formate zu überführen. Wenn die OCR jedoch nicht korrekt arbeitet, können die ausgelesenen Daten in der erzeugten XML fehlerhaft oder unvollständig sein. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass eine herkömmliche PDF-Rechnung nicht alle Informationen enthält, die für eine rechtskonforme E-Rechnung erforderlich sind.

Um sicherzustellen, dass E-Rechnungen den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen und automatisch von entsprechender Rechnungssoftware verarbeitet werden können, sollten sie daher direkt in einem passenden XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden.

Nein. Zum einen ist es nicht möglich, E-Rechnungen mit gängigen Office-Programmen wie Word oder Excel zu erstellen, zu versenden, zu empfangen und zu archivieren, zum anderen sollten diese Programme niemals zur Erstellung von Rechnungen herangezogen werden, da sie nicht GoBD-konform sind.

Die GoBD regeln, wie deutsche Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten elektronisch führen und archivieren müssen. Demnach müssen erstellte Rechnungen beispielsweise unveränderbar sein. Mit Word und Excel können Rechnungen im Nachhinein jedoch sehr einfach verändert werden, ohne das dies nachvollziehbar ist. Die GoBD können mit Word und Excel entsprechend nicht eingehalten werden. Die Nichteinhaltung der GoBD kann zu empfindlichen Strafen führen.

Es empfiehlt sich daher unbedingt die Nutzung einer speziellen Software zur Rechnungserstellung und Archivierung.

Eine E-Rechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie eine herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnung. Nach § 14 UStG Abs. 4 sind das die folgenden Angaben:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
7. Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
8. Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag sowie ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
9. Ggf. ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
10. Bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift“

Eine Menge Pflichtangaben also, aber keine Sorge: WISO MeinBüro ergänzt alle Pflichtangaben auf deinen Rechnungen automatisch. So bist du stets auf der rechtssicheren Seite!

E-Rechnungen müssen genauso lange aufbewahrt werden wie herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt acht Jahre (§ 147 AO). Ob es sich dabei um eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt, spielt keine Rolle.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Beispielsweise beginnt die Frist für eine Rechnung, die im Jahr 2024 erstellt wurde, am 1. Januar 2025 und endet am 31. Dezember 2034.

Unternehmen sind verpflichtet, die Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungspflicht lesbar und zugänglich zu halten – mit WISO MeinBüro kein Problem!

Nein, E-Rechnungen sollten nicht ausgedruckt werden. Das Bundesministerium der Finanzen schreibt vor, dass rechtskonforme E-Rechnungen elektronisch übermittelt und ausgelesen werden müssen. Der Ausdruck einer Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht und entspricht somit nicht den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 für rechtskonforme E-Rechnungen.