Als Selbstständiger oder Gründer möchtest du natürlich möglichst viele deiner betrieblichen Ausgaben steuerlich geltend machen. Ein beliebter Klassiker ist das Geschäftsessen. Doch damit du die Kosten dafür tatsächlich steuerlich absetzen kannst, verlangt das Finanzamt einen korrekten und vollständigen Bewirtungsbeleg. Was zunächst unkompliziert klingt, wird in der Praxis häufig zum Stolperstein. Denn schon kleine Fehler bei der Dokumentation führen dazu, dass das Finanzamt die Kosten streicht – und das kann teuer werden. In diesem Beitrag erfährst du, was ein Bewirtungsbeleg genau beinhalten muss, wie du typische Fehler vermeidest und wie du mit einem klaren Ablauf auf der sicheren Seite bleibst.
Das Finanzamt erkennt 70 Prozent der Kosten eines angemessenen Geschäftsessens als Betriebsausgabe an. Das betrifft Einladungen von externen Geschäftspartnern, potenziellen Kunden oder auch Pressevertretern. Voraussetzung ist, dass die Bewirtung aus einem geschäftlichen Anlass erfolgt. Die verbleibenden 30 Prozent gelten als privat motiviert und sind nicht abziehbar – schließlich hättest du auch ohne das Geschäftsessen etwas essen müssen. Wichtig zu wissen: Auch Trinkgelder und kleinere Nebenkosten wie Garderobengebühren zählen zum Bewirtungsaufwand. Und der Vorsteueranteil auf der gesamten Restaurantrechnung darf in voller Höhe abgezogen werden. Doch all das gilt nur, wenn der Bewirtungsbeleg den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Ein vollständiger Bewirtungsbeleg besteht aus zwei Teilen: der Rechnung oder dem Kassenbon des gastronomischen Betriebs sowie einem Eigenbeleg mit ergänzenden Angaben von dir als Bewirtendem. Auf der Restaurantrechnung müssen Name und Anschrift des Lokals stehen, das genaue Datum der Bewirtung, eine detaillierte Auflistung der Speisen und Getränke sowie die Umsatzsteuer inklusive Steuersatz. Bei einem Betrag von über 250 Euro musst du zusätzlich deinen eigenen Namen auf dem Beleg angeben, ebenso wie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants und eine fortlaufende Rechnungsnummer.
Auf deinem Eigenbeleg musst du alle Teilnehmer der Bewirtung benennen, inklusive dir selbst und etwaiger Begleitpersonen. Außerdem solltest du den konkreten Anlass der Einladung möglichst präzise beschreiben. Eine pauschale Angabe wie „Geschäftsessen“ reicht nicht aus. Stattdessen solltest du nachvollziehbar darlegen, worüber gesprochen wurde – zum Beispiel über eine neue Kooperation oder eine Preisverhandlung. Nur wenn das Finanzamt den geschäftlichen Zweck klar erkennen kann, wird es den Bewirtungsbeleg akzeptieren. Und nicht vergessen: Der Eigenbeleg muss unterschrieben sein – entweder handschriftlich auf Papier oder digital im Rahmen eines entsprechenden Buchhaltungssystems.
Kassenbon und Eigenbeleg müssen vorhanden sein!
Muss folgende Angaben enthalten:
📍 Name & Adresse des Restaurants
📅 Datum der Bewirtung & Datum der Ausstellung
💰 Rechnungsbetrag inkl.:
Umsatzsteuer-Betrag 💸
Umsatzsteuer-Satz (z. B. 19 % / 7 %)
🍽️ Leistungsbeschreibung
→ z. B. „Tagesmenü“, „Schnitzel Wiener Art“
❌ Nicht ausreichend: „Nr. 15“
💵 Trinkgeld (handschriftlich mit Quittierung möglich)
🧾 Kassendaten: TSE-Seriennummer etc.
→ ggf. als QR-Code
Zusätzlich erforderlich:
🧾 Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants
✍️ Name des bewirtenden Unternehmers
→ ggf. handschriftlich ergänzt
🔢 Rechnungsnummer
→ oft als Transaktionsnummer auf dem Bon
📌 Konkreter geschäftlicher Anlass
→ z. B. „Projektbesprechung mit Firma XY“
❌ Nicht ausreichend: „Geschäftsessen“
👥 Alle Teilnehmenden aufführen
→ inkl. Bewirtendem & Begleitpersonen
✍️ Unterschrift des Unternehmers
→ nicht erforderlich bei digitaler Übermittlung
Je zeitnäher du die Angaben zum Bewirtungsbeleg machst, desto besser. Viele digitale Buchhaltungsprogramme dokumentieren automatisch, wann ein Beleg eingetragen wurde. Wenn du hingegen Wochen später versuchst, die Namen der Teilnehmer zusammenzutragen oder dich an den Gesprächsanlass zu erinnern, wirkt das schnell unglaubwürdig. Das Finanzamt prüft in solchen Fällen gerne kritisch nach. Am besten füllst du den Eigenbeleg direkt im Anschluss an das Geschäftsessen aus, solange dir alle Details präsent sind.
Du kannst deinen Bewirtungsbeleg natürlich auch digital führen. Wichtig ist nur, dass alle Angaben vollständig sind und sich beide Teile – also Rechnung und Eigenbeleg – eindeutig aufeinander beziehen lassen. Der digitale Beleg darf im Nachhinein nicht mehr veränderbar sein und muss den Anforderungen der GoBD entsprechen. Wenn du den Papierbeleg eingescannt und digital archiviert hast, kannst du das Original grundsätzlich entsorgen. Seit 2025 beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist übrigens acht Jahre. Manche Unternehmer behalten die Belege dennoch zehn Jahre, weil das Finanzamt auch bei Betriebsprüfungen weit zurückliegende Zeiträume kontrollieren kann.
Wenn das Geschäftsessen nicht im Restaurant, sondern in deinen eigenen Geschäftsräumen stattfindet, gibt es keine klassische Restaurantrechnung. In diesem Fall musst du sämtliche Angaben – also Ort, Datum, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Ausgaben – in deinem Eigenbeleg dokumentieren. Bei einer Lieferung durch ein Catering-Unternehmen dient die Rechnung als erster Belegteil, der Eigenbeleg ergänzt dann die fehlenden Informationen.
Auch bei Verzehrgutscheinen oder beim Essen an einem Imbissstand ist Vorsicht geboten. Hier brauchst du ebenfalls nachvollziehbare Unterlagen, etwa eine Quittung oder einen Beleg über die Gutscheinabrechnung. Handschriftliche Quittungen werden nur in Ausnahmefällen akzeptiert – und auch nur dann, wenn sie sämtliche Pflichtangaben enthalten.
Nicht jede Einladung wird vom Finanzamt als geschäftlich veranlasst akzeptiert. Besonders kritisch sind Essenseinladungen in privaten Räumen oder Ausgaben in Nachtclubs. Hier unterstellt das Finanzamt meist einen privaten Anlass. Auch übertrieben teure Einladungen in Luxusrestaurants können abgelehnt werden, wenn sie aus Sicht der Prüfer nicht zum geschäftlichen Zweck oder zur Unternehmensgröße passen. Es gilt der Grundsatz der Angemessenheit – eine klare gesetzliche Grenze gibt es jedoch nicht. Wenn es doch einmal zum Streit kommt, bleibt dir nur der Weg über einen Einspruch oder sogar eine Klage.
Ein korrekt ausgestellter Bewirtungsbeleg ist die Voraussetzung dafür, dass du deine Ausgaben für Geschäftsessen steuerlich absetzen kannst. Wenn du schon beim Essen an die spätere Dokumentation denkst und alle Angaben gewissenhaft erfasst, hast du im Falle einer Betriebsprüfung nichts zu befürchten. Nutze die Möglichkeiten der digitalen Buchhaltung, prüfe deine Belege sorgfältig – und profitiere ganz legal vom Steuerabzug.
