Ab Juli 2025 müssen Unternehmen und Selbstständige den Finanzbehörden Meldung über ihre elektronischen Kassensysteme machen. Eine Meldung ist sowohl bei Inbetriebnahme wie bei Außerbetriebnahme fällig. Besonders einfach wird die Übermittlung, wenn man die Kassenlösung von WISO MeinBüro nutzt.
Selbstständige und Unternehmen, die eine elektronische bzw. Registrierkasse betreiben, müssen dazu ab Juli 2025 die gesetzlich vorgeschriebenen Mitteilungen an die Finanzverwaltung abgeben.
Eigentlich sollte diese Pflicht schon seit 2020 gelten. Die amtliche Schnittstelle, die für die digitale Übermittlung der Kassenangaben erforderlich ist, ließ jedoch auf sich warten. Deshalb wurde die Einführung der Meldepflicht verschoben. Doch ab nächstem Jahr wird es damit ernst.
Gemeldet werden müssen …
Die Meldepflicht betrifft auch Änderungen wie den Austausch der Kassen-Hardware oder der TSE.
Gemeldet werden müssen alle elektronischen Kassensysteme, die der Selbstständige oder das Unternehmen betreibt. Dabei sind bei jeder Meldung sämtliche Kassensysteme am betreffenden Standort zu melden. Der Datensatz umfasst die folgenden Informationen:
Die Kassenmeldungen werden digital über die Online-Steuerplattform elster.de erfolgen. Die Bestätigung der Meldung muss als Teil der Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden. Wer eine Kassen- oder Buchhaltungssoftware mit integrierter Elster-Schnittstelle (ERiC) nutzt, kann die Kassenmitteilungen darüber abgeben.
Davon profitieren zum Beispiel Nutzer von WISO MeinBüro Desktop mit Modul Kasse. Die integrierte TSE-Technologie von fiskaltrust ermöglicht die bequeme Übermittlung der vorgeschriebenen Kassenmeldungen per ELSTER-Schnittstelle. Besonders komfortabel: die benötigten Angaben wie etwa die TSE-Seriennummer liegen bereits vor oder können einfach eingegeben werden.
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Schon seit 2020 gelten weitere Pflichten beim Betrieb elektronischer Kassensysteme. Sie müssen mit einer TSE („zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung“) vor Manipulationen geschützt werden und zu jeder Transaktion einen Bon ausgeben. Informationen dazu liefern der Beitrag „Keine Panik am POS: Bonpflicht & die MeinBüro-Kasse“ und die Informationsseite „Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für deine Kasse“.
Eine TSE-Pflicht sieht das Gesetz auch für „EU-Taxameter und Wegstreckenzähler“ vor, wie sie in Taxis und Miet-Limousinen eingesetzt werden. Taxameter zählen wie elektronische Registrierkassen zu „elektronischen Aufzeichnungssystemen“ im Sinn der Abgabenordnung. Deshalb gilt grundsätzlich für sie ebenfalls eine Meldepflicht.
Da es jedoch auch hier Verzögerungen bei der technischen Infrastruktur gab, läuft derzeit noch eine „Nichtbeanstandungsregel“ der Finanzverwaltung: bis zum 31. Dezember 2025 wird es nicht sanktioniert, wenn die Abrechnung für solche Fahrzeuge ohne TSE erfolgt.
Ist eine TSE vorhanden, darf die Schonfrist jedoch nicht in Anspruch genommen werden. Auch das steht im bereits genannten BMF-Schreiben vom 28.04.2024.
