Buchhaltung für Gründer & Unternehmer

Die Buchhaltung ist die Abteilung eines Unternehmens, die sich mit der Buchführung befasst. Sie ist für die systematische Aufzeichnung, Analyse und Interpretation der Finanzen des Unternehmens verantwortlich. Zu den Hauptaufgaben der Buchhaltung gehören:

• Vollständige, sachlich und rechnerisch korrekte sowie zeitnahe Erfassung aller Geschäftsvorfälle
• Überwachung und Verwaltung von Konten
• Erstellung von Rechnungen, Jahres-, Quartals- und Monatsabschlüssen
• Prüfung von Zahlungseingängen und -ausgängen
• Kurzfristige Finanzplanung und Beratung in finanziellen/steuerlichen Fragen

Ziel der Buchhaltung ist es, einen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens zu schaffen, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, steuerliche Verpflichtungen zu berechnen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Die Begriffe Buchhaltung und Buchführung werden im allgemeinen Sprachgebrauch oft synonym verwendet, sind aber nicht ganz identisch. Buchhaltung bezeichnet die Abteilung innerhalb eines Unternehmens, das für die Buchführung verantwortlich ist. Die Buchführung ist die eigentliche Tätigkeit, nämlich die Erfassung aller Geschäftsvorfälle im Unternehmen anhand von entsprechenden Buchungsbelegen.

Ein Geschäftsvorfall ist ein Ereignis, das finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen hat. Geschäftsvorfälle umfassen beispielsweise den Kauf oder Verkauf von Waren und Dienstleistungen, Gehaltszahlungen, Investitionen, Darlehensaufnahmen, Zahlung von Steuern oder den Erhalt von Zinsen.

Jeder Geschäftsvorfall muss chronologisch erfasst und durch entsprechende Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge) nachgewiesen bzw. dokumentiert werden. Generell gilt: Kein Geschäftsvorfall ohne Buchungsbeleg!

Ein Buchungsbeleg ist ein Dokument, das als Grundlage für die Verbuchung eines Geschäftsvorfalls in der Buchhaltung dient. Buchungsbelege dokumentieren und belegen die wirtschaftlichen Vorgänge eines Unternehmens.

Der Buchungsbeleg muss alle Informationen enthalten, damit der Geschäftsvorfall revisionssicher und nachvollziehbar verbucht werden kann, mindestens aber die folgenden: Datum und Betrag des Vorgangs, eine aussagekräftige Beschreibung sowie Name des Ausstellers.

Es gibt verschiedene Arten von Buchungsbelegen, wie z. B. Rechnungen, Kassenbons oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Wer die Buchhaltung in einem Unternehmen übernehmen darf, hängt maßgeblich von der Rechtsform des Unternehmens und davon ab, ob eine Buchführungspflicht besteht.

Bei Freiberuflern und nicht buchführungspflichtigen Einzelunternehmen und Personengesellschaften (bei letzteren: Jahresumsatz unter 800.000 € und Gewinn unter 80.000 €) reicht eine einfache Buchführung aus. In diesen Fällen genügt es, wenn eine sogenannte Buchführungshilfe ohne formale Ausbildung die Buchhaltung übernimmt. Dazu zählen neben der Erstellung der EÜR als Grundlage für die Steuererklärung auch die Erfassung laufender Geschäftsvorfälle, das Erstellen laufender Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die Vorbereitung und Abgabe von Lohnsteueranmeldungen.

Buchführungspflichtige Einzelunternehmer und Personengesellschaften (Jahresumsatz über 800.000 € oder Gewinn über 80.000 €) sowie Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG, AG) sind hingegen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Sie müssen Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) erstellen. Diese Form der Buchführung erfordert fundierte Kenntnisse der Rechnungslegungsvorschriften und der Buchhaltung. Daher sollte eine ordnungsgemäße Buchführung in diesen Fällen durch qualifizierte Fachkräfte, etwa Steuerberater, Buchhalter oder Bilanzbuchhalter, sichergestellt werden.

Der Hauptunterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung liegt in der Art und Weise, wie Geschäftsvorfälle erfasst und verbucht werden.

Die einfache Buchführung erfasst die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens in einer einfachen Auflistung, jeder Geschäftsvorfall wird nur einmal gebucht. Die Gewinnermittlung erfolgt über die sog. Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) im Rahmen der Einkommenssteuererklärung. Sie ist typischerweise für Freiberufler sowie für nicht buchführungspflichtigen Einzelunternehmen und Personengesellschaften (Jahresumsatz unter 800.000 € und Gewinn unter 80.000 €) geeignet.

Die doppelte Buchführung hingegen erfasst jeden Geschäftsvorfall doppelt, einmal auf der Soll- und einmal auf der Haben-Seite eines Buchungskontos. Dadurch ist immer nachvollziehbar, woher Gelder stammen und wofür sie verwendet werden. Die doppelte Buchführung bietet daher eine umfassendere und genauere Darstellung der finanziellen Lage eines Unternehmens, ist aber deutlich aufwändiger und erfordert genauere Kenntnisse der Buchführung – insbesondere für die Erstellung von Bilanzen sowie von Gewinn- und Verlustrechnungen, die in der einfachen Buchführung nicht nötig sind. Für Kapitalgesellschaften sowie für buchführungspflichtige Einzelunternehmen und Personengesellschaften (Jahresumsatz ab 800.000 € oder Gewinn ab 80.000 €) ist die doppelte Buchführung verpflichtend.

“GoBD” ist die Abkürzung für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Es handelt sich dabei um Richtlinien des deutschen Bundesministeriums der Finanzen (BMF) von 2014, die festlegen, wie Unternehmen ihre Buchhaltungsunterlagen digital führen und aufbewahren müssen.

Die Kernpunkte der GoBD zusammengefasst:

• • Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos, korrekt, zeitnah und chronologisch erfasst werden.
  • Die Aufzeichnungen müssen unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit für Finanzbehörden verfügbar sein.
  • Maßnahmen zur Datensicherung müssen getroffen werden.

Die GoBD sind für alle Selbstständigen und Unternehmen bindend, unabhängig von der Rechtsform oder Unternehmensgröße. Bei Verstößen gegen die GoBD drohen Probleme mit dem Finanzamt, wie z. B. Steuernachzahlungen oder Ordnungsgelder.

Die gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen sind in § 257 HGB und § 147 AO festgelegt:

• Sechs Jahre: Handels- oder Geschäftsbriefe, Verträge, steuerrelevante Lohn-/Personalunterlagen, sonstige steuerrelevante Unterlagen, die keine Buchungsbelege sind
• Acht Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Kontoauszüge, Reisekostenbelege
• Zehn Jahre: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Unterlagen nach Zollkodex

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht wurde oder das Dokument erstellt wurde. Beispielsweise beginnt die Frist für eine Rechnung, die im Jahr 2024 erstellt wurde, am 1. Januar 2025 und endet am 31. Dezember 2034.

Sind Dokumente für ein schwebendes Verfahren relevant (z. B. Steuerprüfung oder Gerichtsverfahren), müssen sie so lange aufbewahrt werden, bis das Verfahren abgeschlossen ist, auch wenn die reguläre Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist.

Die Dokumente müssen in einer Form aufbewahrt werden, die jederzeit lesbar und maschinell auswertbar ist. Elektronische Dokumente unterliegen dabei den gleichen Aufbewahrungsfristen wie Papierdokumente.

In WISO MeinBüro werden Transaktionen, wie bei der doppelten Buchführung üblich, im Soll und Haben verbucht. Die angebotenen Kontenrahmen umfassen eine Auswahl der gängigsten Konten der DATEV SKR 03 und SKR 04. Somit unterstützt WISO MeinBüro Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, in der Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater.

Ja, WISO MeinBüro ist mit DATEV kompatibel. Wahlweise nutzt du die direkte Schnittstelle zu den DATEV-Cloud-Services, dank derer du steuerrelevante Daten und Belege per Klick digital an deinen Steuerberater übermittelst. Alternativ erzeugst du für einen ausgewählten Zeitraum einen Export im DATEV-Format, den du deinem Steuerberater anschließend händisch zur Verfügung stellst, z. B. per E-Mail oder auf einem USB-Stick.