Die Vorschriften über den Inhalt von Rechnungen findest du im Umsatzsteuergesetz. Ein Blick in § 14 Abs. 4 UStG zeigt: Die Unterschrift des Rechnungsausstellers gehört nicht zu den Pflichtbestandteilen. Von ganz wenigen Ausnahmen abgesehen, sind Rechnungen also auch ohne Unterschrift gültig!
Andererseits: Wenn du deine Rechnungen freiwillig unterschreiben möchtest, legt dir der Gesetzgeber keine Steine in den Weg. Falls du deine Ausgangsrechnungen in Form eines persönlich gehaltenen Geschäftsbriefs verfasst, ist das also völlig in Ordnung. Nicht einmal die Überschrift „Rechnung“ ist vorgeschrieben. Denn als Rechnung gilt laut § 14 Abs. 1 UStG „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ Und, nein: Eine digitale Signatur elektronischer Rechnungen ist seit 2011 auch nicht mehr erforderlich.
Nur in seltenen Ausnahmefällen gibt es eine Pflicht zur Unterschrift unter Rechnungen. Das ist vor allem bei bestimmten Freiberuflern der Fall:
Im Zweifel fragst du am besten bei deinem Berufs- oder Branchenverband nach, ob in deinem freien Beruf eine Unterschriftspflicht besteht.
Wenn du viele Geschäftsbriefe verschickst – aber nicht jedes einzelne Dokument von Hand unterschreiben willst, kannst du eine Unterschriftsgrafik in dein Schreiben einbinden. Solche Faksimile-Unterschriften sind inzwischen sogar bei vielen Rechtsanwalts- und Steuerberater-Schreiben zulässig.
