Deine erste Rechnung zu schreiben, ist ein großer Meilenstein in deiner Selbstständigkeit. Doch gerade am Anfang kann es passieren, dass sich Fehler einschleichen, die nicht nur unprofessionell wirken, sondern auch rechtliche oder finanzielle Konsequenzen haben können. Wir erklären, worauf du achten solltest und wie du dir den Prozess erleichtern kann.
Einer der häufigsten Fehler ist, dass wichtige Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen. Deine Rechnung muss bestimmte Informationen enthalten, damit sie gültig ist. Dazu gehören dein Name und deine Anschrift sowie die deines Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und die genaue Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware. Außerdem musst du den Nettobetrag, den Steuersatz und den Gesamtbetrag ausweisen. Wenn du von der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG Gebrauch machst, musst du zudem einen entsprechenden Hinweis auf der Rechnung vermerken. Fehlende Angaben können dazu führen, dass dein Kunde die Rechnung nicht akzeptiert oder du Probleme mit dem Finanzamt bekommst. Eine ausführliche Zusammenfassung zu den Pflichtangaben auf Rechnungen findest du in unserem Ratgeber-Beitrag dazu.
Ein weiterer typischer Stolperstein ist die falsche Berechnung der Umsatzsteuer. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du den korrekten Steuersatz anwenden und diesen auch klar ausweisen. Fehlerhafte Steuerangaben können nicht nur Verwirrung bei deinem Kunden stiften, sondern im schlimmsten Fall auch zu Nachzahlungen oder Strafen vom Finanzamt führen. Gerade wenn du internationale Kunden hast, gelten oft besondere Regelungen zur Umsatzsteuer, die du beachten solltest.
Ja, auch die Wahl des richtigen Zahlungsziels ist entscheidend: Eine zu lange Frist kann deine Liquidität belasten, eine zu kurze kann deine Kunden unter Druck setzen. Standard sind 14 oder 30 Tage, aber es schadet nicht, sich mit den Erwartungen in deiner Branche vertraut zu machen. Wichtig ist, dass du die Zahlungsfrist klar auf der Rechnung angibst, damit Missverständnisse vermieden werden.
Je nach Geschäftsmodell oder Auftrag kann es erforderlich sein, unterschiedliche Arten von Rechnungen zu erstellen. Hier sind einige der gängigsten Rechnungsarten und ihre Besonderheiten:
Die Standardrechnung ist die klassische Form der Abrechnung und enthält alle Pflichtangaben, die das Finanzamt verlangt. Sie wird nach Erbringung der Leistung oder Lieferung der Ware ausgestellt.
Bei größeren Projekten oder lang andauernden Aufträgen kann es sinnvoll sein, eine Abschlagsrechnung zu stellen. Dabei wird ein Teilbetrag in Rechnung gestellt, bevor das gesamte Projekt abgeschlossen ist. Dies hilft, die eigene Liquidität zu sichern und Zahlungsausfälle zu vermeiden.
Eine Schlussrechnung fasst alle vorherigen Abschlagsrechnungen zusammen und zeigt, welche Beträge bereits bezahlt wurden und welcher Restbetrag noch offen ist. Dies ist besonders im Bauwesen oder bei langfristigen Projekten üblich.
Für Rechnungsbeträge bis 250 Euro gelten vereinfachte Vorschriften. Hier müssen weniger Angaben gemacht werden, z. B. reicht es aus, den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer auszuweisen, ohne den Steuersatz einzeln aufzuführen.
Eine Gutschrift ist eine besondere Art der Rechnung, die nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Dies kommt vor allem bei Provisionsabrechnungen oder in bestimmten B2B-Geschäften vor.
Hier kommt eine Rechnungssoftware ins Spiel. Anstatt jede Rechnung manuell zu erstellen und mühsam darauf zu achten, dass alle Angaben korrekt sind, kannst du eine Software wie WISO MeinBüro nutzen. Sie stellt sicher, dass deine Rechnungen automatisch alle Pflichtangaben enthalten, berechnet die Umsatzsteuer korrekt und vergibt fortlaufende Rechnungsnummern, damit dein Rechnungswesen stets sauber und nachvollziehbar bleibt. Zudem kannst du mit wenigen Klicks Zahlungserinnerungen oder Mahnungen verschicken, falls ein Kunde nicht rechtzeitig bezahlt. Gerade in der Gründungsphase, wenn du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren willst, nimmt dir eine professionelle Software viel Arbeit ab und reduziert das Risiko von Fehlern.
Wenn du also deine erste Rechnung erstellst, nimm dir die Zeit, alles genau zu prüfen. Nutze die Unterstützung einer geeigneten Software, um dir den Prozess zu erleichtern. So sorgst du dafür, dass deine Rechnungen professionell, rechtssicher und effizient sind – und dass dein Geld pünktlich auf deinem Konto landet.
