Rechnungen: An Privatpersonen eine Pflicht?

Oft ist die Rechnungsstellung für Unternehmer gar nicht verpflichtend. Es gibt aber immer wieder Fälle, in denen du tatsächlich Rechnungen schreiben musst. Dann gilt eine Frist von sechs Monaten. Wer wann eine Rechnung schreiben muss, und warum wir die grundsätzliche Rechnungsstellung auch über die Pflicht hinaus empfehlen, erklären wir in diesem Beitrag.

Wann muss ich eine Rechnung schreiben?

Als Faustregel gilt, dass du zur Rechnungsstellung immer dann verpflichtet sind, wenn du Leistungen für andere Unternehmen oder juristische Personen wie etwa eine GmbH oder eine andere Kapitalgesellschaft erbringen. Dann hast du maximal sechs Monate lang Zeit, bis du deinem Geschäftskunden eine Rechnung zukommen lassen musst.

Da die verpflichtende Rechnungsstellung mit dem Umsatzsteuergesetz zusammenhängt, sind bei steuerfreien Waren und Dienstleistungen theoretisch keine Rechnungen vorgeschrieben. In der Praxis empfehlen wir aber, dass du auch dann eine Rechnung schreiben – mehr dazu später.

Wie sieht es mit der Rechnungsstellung bei Privatleuten aus?

Wenn Leistungen für Privatleute erbracht werden, ist eine Rechnung nur in Ausnahmefällen wirklich die Pflicht: Nämlich dann, wenn es um umsatzsteuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken geht. Konkret bedeutet das, wenn du Bauleistungen, Garten- oder Reinigungsarbeiten erbringst.

Außerdem dürfen Privatleute bei handwerklichen und haushaltsnahen Dienstleistungen auf einer Rechnung bestehen, die den Lohnanteil separat ausweist. Denn diesen können die Kunden von der Einkommensteuer absetzen. Ansonsten reicht es, wenn Unternehmen auf Wunsch eine Quittung oder einen anderen Beleg ausstellen.

Auch in diesen beiden Fällen beträgt die Frist sechs Monate ab erbrachter Leistung. Wer darüber hinaus Rechnungen an Privatleute schreibt, muss diese Frist nicht einhalten.

Warum sollte ich auch ohne bestehende Pflicht eine Rechnung schreiben?

Es gibt diverse Gründe, die klar dafür sprechen, immer eine professionelle Rechnung auf ansprechend gestaltetem Briefpapier zu stellen:

• Rechnungen dienen der Dokumentation der eigenen Einnahmen und Ausgaben für das Finanzamt und erleichtern die vorbereitende Buchhaltung, mit der du erhebliche Kosten sparen kannst.
• Auf deinen Rechnungen nennst du die vereinbarten Zahlungskonditionen und fasst die erbrachten Lieferungen und Leistungen noch einmal für deinen Kunden zusammen. Indem du weitere Informationen wie deine Bankverbindung angibst, kannst du schneller und zuverlässiger deine Zahlungseingänge verbuchen.
• Bei eventuell auftretenden Rechtsstreitigkeiten dienen Rechnungen als eindeutige Belege von geschäftlichen Vorgängen.
• Eine Rechnung bietet die Gelegenheit, den Empfänger bereits auf die Folgen eines Zahlungsverzugs hinzuweisen, was den Aufwand für Mahnungen reduziert.
• Genau wie deine Angebote und weitere Anschreiben bieten Rechnungen einen Wiedererkennungswert für die Kunden und erlauben dir, dich als Unternehmer vorteilhaft zu präsentieren – sofern die Rechnung gut gemacht ist!

Auch wenn du dieses Thema zum lästigen und zeitraubenden “Papierkram” zählst: die Rechnungsstellung gehört für jedes Business zum kleinen Einmaleins.

Du hast vergessen, eine Rechnung zu schreiben? Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du auch noch rückwirkend eine Rechnung schreiben.