Derjenige, der dem Kunden bzw. Rechnungsempfänger eine Lieferung oder Leistung in Rechnung stellt, ist mit der Bezeichnung "Rechnungssteller" gemeint und er ist identisch mit dem Unternehmen, dem Unternehmer, dem Gründer, dem Selbstständigen oder dem Freelancer, der diese Ware geliefert hat bzw. der diese Leistung erbracht hat. Der Rechnungssteller muss auf einer Rechnung ausgewiesen sein. Er ist also anhand seines Namens bzw. des Firmennamens seines Unternehmens und seiner Adresse, ebenso wie anhand seiner Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer eindeutig erkennbar.
Beim Schreiben einer Rechnung sollte er unbedingt darauf achten, dass auf der Rechnung alle erforderlichen Angaben enthalten sind, dass sie ordnungsgemäß erstellt wurde und sich darauf keine Fehler eingeschlichen haben, denn sonst droht dem Rechnungsaussteller Ärger mit dem Finanzamt. Da eine fehlerhafte Rechnung vom Rechnungsempfänger nicht akzeptiert werden darf, muss er den Rechnungssteller darüber informieren, dass die Rechnung nicht korrekt ausgestellt wurde. Dann ist der Rechnungssteller dazu verpflichtet, sie zu korrigieren – was natürlich einen verzögerten Zahlungseingang zur Folge haben kann.
Falls es sich bei dem Rechnungsaussteller um einen Kleinunternehmer gemäß der Kleinunternehmerregelung handelt, darf er selbstverständlich keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, worauf er den Rechnungsempfänger in einem entsprechenden Satz hinweisen muss.
