Als Selbstständiger oder Unternehmer solltest du unbedingt die Aufbewahrungsfristen für wichtige Dokumente im Blick behalten, wenn du finanzielle Nachteile vermeiden willst. Falls du Unterlagen zu früh löschst oder wegwirfst, kann das Finanzamt eine Schätzung vornehmen. Um solchen Ärger zu vermeiden, findest du hier die wichtigsten Grundlagen zu den aktuellen Aufbewahrungsfristen (Stand 11/2025):
Die grundlegenden Aufzeichnungspflichten für Selbstständige und Unternehmer ergeben sich aus § 147 Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz. Falls du buchführungspflichtig bist und/oder im Handelsregister eingetragen bist, gelten für dich außerdem die weitergehenden Bestimmungen des § 257 HGB.
Bitte beachte: Je nach Branche musst du unter Umständen längere Aufbewahrungspflichten einhalten. Das gilt beispielsweise für Mediziner oder Architekten. Die Details besprichst du am besten mit deinem Steuerberater oder erkundigst dich bei deinem Berufs- oder Branchenverband. Für Privatpersonen gibt es nur in wenigen Fällen Aufbewahrungsfristen, zum Beispiel für Rechnungen zu Grundstücksgeschäften und Bauaufträgen (§ 14b Abs. 1 UStG). Es ist jedoch auch im privaten Bereich sinnvoll, wichtige Unterlagen länger aufzubewahren, etwa Sozialversicherungsnachweise oder Steuerbescheide.
Mit Beginn des Jahres 2025 hat der Gesetzgeber eine wichtige Entlastung für Unternehmen geschaffen: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für viele geschäftliche Unterlagen wurden spürbar verkürzt. Der Gesetzgeber unterscheidet bei Unternehmern nun zwischen 10-jährigen, 8-jährigen und 6-jährigen Aufbewahrungsfristen. Maßgeblich ist stets das Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder der letzte Eintrag gemacht wurde.
Diese Frist gilt unter anderem für:
Handelsbücher und organisatorische Unterlagen
Inventare
Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse
Lageberichte und Konzernabschlüsse
Buchungsunterlagen, die zum Verständnis der vorgenannten Dokumente erforderlich sind
Die neue 8-Jahresfrist (bislang 10 Jahre) gilt insbesondere für Buchungsbelege, darunter:
Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Quittungen
Zahlungsbelege
sonstige Dokumente, die einen steuerlich relevanten Geschäftsvorfall nachweisen
Achtung: Ob ein Lieferschein als Buchungsbeleg gilt, hängt vom Einzelfall ab. Wurde der Lieferschein zur Erfassung eines Buchungsvorgangs verwendet oder ist er Bestandteil eines nachweisführenden Vorgangs, gilt auch hier die 8-Jahresfrist. Ein sofortiges Entsorgen nach Rechnungsstellung ist daher nicht immer zulässig.
Diese Frist betrifft vor allem:
Handels- und Geschäftsbriefe (empfangen wie versendet)
sonstige steuerlich relevante Unterlagen, die nicht als Buchungsbelege gelten
Schriftverkehr zu Angeboten, Auftragsbestätigungen, Verträgen oder Reklamationen
Auch E-Mails, digitale Dokumente oder Messenger-Nachrichten können als Handels- oder Geschäftsbriefe gelten. Entscheidend ist nicht die Form, sondern Inhalt und geschäftliche Bedeutung.
Unterlagen dürfen grundsätzlich digital archiviert werden – unabhängig davon, ob sie ursprünglich in Papierform oder elektronisch vorlagen. Voraussetzung ist, dass die Archivierung den GoBD genügt (Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und jederzeitige Verfügbarkeit).
Empfangene Handelsbriefe im Papierformat müssen allerdings im Original erhalten bleiben, sofern keine ordnungsgemäße Digitalisierung nach GoBD erfolgt.
Die Aufbewahrungsfrist startet in der Regel am Ende des Kalenderjahres, in dem …
Für Ein- und Ausgangsrechnungen aus dem Jahr 2025 läuft die Aufbewahrungsfrist (8 Jahre) in der Regel von Anfang 2033 bis Ende 2033. Entsorgen darfst du Abrechnungsunterlagen demnach frühestens am 1. Januar 2034.
Etwas anders verhält es sich mit dem Jahresabschluss für 2025: Wenn du den zum Beispiel im Juli 2026 fertigstellst, beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist erst nach Ablauf des Jahres 2026. Sie dauert dann von 2027 bis einschließlich 2037. Entsorgen darfst du den Jahresabschluss des Jahres 2025 daher frühestens am 1. Januar 2038.
Rückwärts gerechnet bedeutet das:
Praxistipp: Eine alphabetische Liste geschäftlicher Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist im Jahr 2024 abgelaufen ist, hat die IHK Essen veröffentlicht.
Ja, es gibt Ausnahmen von den genannten Aufbewahrungsfristen:
Die Einzelheiten klärst du am besten mit deinem Anwalt oder Steuerberater oder fragst bei deinem Berufs- oder Branchenverband nach.
Die Form der Unterlagen spielt keine Rolle. Die Aufbewahrungspflichten gelten sowohl für:
Die Archivierung in elektronischer Form entspricht der GoBD und reicht aus, um die Aufbewahrungspflicht zu erfüllen. Ausgenommen davon sind neben bestimmten Zolldokumenten nur Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen. Du musst also ursprünglich elektronisch übermittelte Dokumente nicht extra ausdrucken. Es reicht, sie in digitaler Form zu archivieren, solange sie bei Bedarf auf dem Bildschirm lesbar sind, z. B. bei einer Steuerprüfung (§ 147 Abs. 2 AO).
Betriebsprüfer des Finanzamts haben bei einer Außenprüfung Anspruch auf Zugang zur Buchhaltungssoftware, um auf digital gespeicherte Geschäftsunterlagen zuzugreifen. Alternativ können sie verlangen, dass die benötigten Dokumente exportiert und bereitgestellt werden. Falls du deine Buchführungssoftware wechselst, musst du nach fünf Kalenderjahren die Daten nur noch auf Datenträgern bereithalten. Eine weitere Zugangsmöglichkeit der Prüfer zum früher genutzten System ist dann nicht mehr verpflichtend (§ 147 Abs. 6 AO). Dies gilt für Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist im Jahr 2020 begonnen hat.
