Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland gehört zu den wichtigsten Veränderungen im Rechnungswesen der kommenden Jahre. Für viele Selbstständige und Unternehmen bedeutet sie eine grundlegende Umstellung bei der Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen.
Besonders relevant ist die neue Regelung auch für sogenannte Dauerschuldverhältnisse – also Vertragsbeziehungen, bei denen regelmäßig wiederkehrende Leistungen oder Lieferungen abgerechnet werden. Dazu zählen beispielsweise Mietverträge, Wartungsverträge oder Software-Abonnements. Viele Unternehmer fragen sich deshalb: Was bedeutet die E-Rechnungspflicht künftig für Verträge und Dauerrechnungen? Müssen monatliche Rechnungen erstellt werden? Was gilt für bestehende Verträge? Und wann genau entsteht überhaupt eine Pflicht zur E-Rechnung?
In diesem Ratgeber erfährst du, wie sich die gesetzlichen Vorgaben auf Dauerrechnungen auswirken, welche Übergangsfristen gelten und worauf Selbstständige in Deutschland künftig achten sollten.
Die E-Rechnung ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung im Steuerwesen. Ziel der neuen Regelung ist es, Rechnungsdaten künftig elektronisch und standardisiert zu übermitteln. Dadurch sollen Prozesse automatisiert und die Kontrolle der Umsatzsteuer erleichtert werden.
Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach ein PDF-Dokument per E-Mail. Vielmehr handelt es sich um eine strukturierte elektronische Rechnung, deren Inhalte maschinell ausgelesen und verarbeitet werden können. Typische Formate sind zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt schrittweise. Zunächst müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, später wird auch die Ausstellung verpflichtend.Für Selbstständige bedeutet das: Rechnungsprozesse, Buchhaltungssysteme und Vertragsabrechnungen müssen langfristig an die neuen Anforderungen angepasst werden.
Besonders interessant ist dabei die Frage, wie mit Verträgen mit wiederkehrenden Zahlungen umzugehen ist.
Der Begriff „Dauerschuldverhältnis“ beschreibt Vertragsbeziehungen, die nicht einmalig erfüllt werden, sondern über einen längeren Zeitraum hinweg bestehen. Typisch ist, dass regelmäßig Leistungen erbracht oder Waren geliefert werden und dafür wiederkehrende Zahlungen erfolgen. Diese Zahlungen können beispielsweise monatlich, quartalsweise oder jährlich anfallen. Solche Vertragsverhältnisse sind im Geschäftsalltag weit verbreitet.
Beispiele sind etwa:
Mietverträge
Wartungsverträge
Software- oder Lizenzabonnements
Hosting- und Domainverträge
Service-Level-Agreements
Lieferverträge über Rohstoffe oder Lebensmittel
Leasingverträge
Verträge mit Energieversorgern oder Entsorgungsunternehmen
Kennzeichnend für diese Verträge ist, dass sie häufig eine längere Laufzeit haben oder sich automatisch verlängern. In vielen Fällen laufen sie sogar unbegrenzt weiter, bis eine Kündigung erfolgt.
Aus steuerlicher Sicht spielt dabei vor allem eine Frage eine Rolle: Wie werden diese wiederkehrenden Leistungen korrekt abgerechnet?
Im deutschen Umsatzsteuerrecht ist es grundsätzlich erforderlich, für steuerpflichtige Leistungen eine Rechnung auszustellen. Das gilt auch für wiederkehrende Leistungen innerhalb eines Vertragsverhältnisses.
Allerdings muss in vielen Fällen nicht für jeden Zahlungszeitraum eine neue Rechnung erstellt werden. Stattdessen kann der Vertrag selbst als sogenannte Dauerrechnung dienen.
Eine Dauerrechnung liegt vor, wenn der Vertrag alle Pflichtangaben enthält, die auch auf einer normalen Rechnung erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere:
Name und Anschrift der Vertragsparteien
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung
Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag
Zeitraum der Leistung
Wenn diese Angaben im Vertrag enthalten sind und der Zahlungsbetrag gleichbleibt, ist keine zusätzliche Rechnung für jeden Monat oder jedes Quartal erforderlich. Der Vertrag fungiert dann dauerhaft als Rechnungsdokument.
Das bedeutet zum Beispiel:
Ein Vermieter kann mit dem Mietvertrag dokumentieren, warum regelmäßig ein bestimmter Betrag inklusive Umsatzsteuer gezahlt wird. Der Mieter wiederum kann diesen Vertrag nutzen, um seinen Vorsteuerabzug gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen.
Dieses System hat sich in der Praxis über viele Jahre bewährt – doch mit der Einführung der E-Rechnung ändern sich einige Details.
Mit der Einführung der elektronischen Rechnung müssen auch Dauerrechnungen künftig teilweise digital abgebildet werden.
Nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums gilt folgende Regelung:
Wenn ein Vertrag als Dauerrechnung dient, muss ab 2027 einmalig eine E-Rechnung erstellt werden.
Diese E-Rechnung bezieht sich auf den ersten Abrechnungszeitraum des Vertrags. Das kann beispielsweise sein:
der erste Monat
das erste Quartal
oder ein anderer vereinbarter Leistungszeitraum
Der Hintergrund dieser Regelung ist einfach: Das Finanzamt soll künftig die umsatzsteuerlichen Daten elektronisch erfassen können. Damit dies möglich ist, müssen die Rechnungsdaten in strukturierter Form vorliegen. Genau das wird durch die einmalige E-Rechnung gewährleistet.
Die einmalige E-Rechnung dient in diesem Fall als digitaler Nachweis für das gesamte Vertragsverhältnis. Der zugrunde liegende Vertrag kann dabei auf unterschiedliche Weise einbezogen werden. Häufig wird er als Anhang zur E-Rechnung hinterlegt. Alternativ kann auch innerhalb der Rechnung eindeutig darauf verwiesen werden.
Wichtig ist, dass für das Finanzamt klar erkennbar ist:
dass ein Dauerschuldverhältnis vorliegt
welcher Zeitraum abgerechnet wird
und welche Beträge regelmäßig fällig sind
Nach dieser einmaligen E-Rechnung müssen normalerweise keine weiteren Rechnungen für die einzelnen Zahlungsperioden erstellt werden, solange sich am Vertrag nichts ändert.
In der Praxis ändern sich Vertragsbedingungen im Laufe der Zeit häufig. Typische Beispiele sind:
Preisanpassungen
Änderungen des Leistungsumfangs
neue Stundensätze oder Honorare
Adressänderungen einer Vertragspartei
Solche Änderungen können Auswirkungen auf die Rechnungsangaben haben. Wenn sich Informationen ändern, die zu den Pflichtangaben einer Rechnung gehören, muss eine neue einmalige E-Rechnung erstellt werden. Diese neue Rechnung ersetzt dann die bisherige Dauerrechnung und bildet den aktualisierten Vertragsstand ab. Für Selbstständige bedeutet das: Änderungen an Verträgen sollten künftig auch im Rechnungswesen berücksichtigt werden.
Eine wichtige Entlastung für Unternehmen besteht darin, dass die neue Regelung nicht rückwirkend gilt. Die Pflicht zur einmaligen E-Rechnung betrifft ausschließlich Verträge, die ab dem 1. Januar 2027 neu abgeschlossen werden.
Bereits bestehende Dauerschuldverhältnisse bleiben davon unberührt. Das gilt zum Beispiel für:
laufende Mietverträge
bestehende Wartungsverträge
bereits vereinbarte Lizenzverträge
Für diese Verträge muss keine nachträgliche E-Rechnung erstellt werden.
Das ist besonders wichtig, weil in Deutschland eine enorme Anzahl solcher Verträge existiert. Eine rückwirkende Verpflichtung hätte einen erheblichen Verwaltungsaufwand verursacht.
Auch bei neuen Verträgen ab 2027 greift die E-Rechnungspflicht nicht automatisch in jedem Fall. Es gibt mehrere Situationen, in denen keine elektronische Rechnung erforderlich ist. Das betrifft zum Beispiel Umsätze mit Privatkunden. Wenn dein Vertragspartner kein Unternehmen, sondern ein Endverbraucher ist, besteht grundsätzlich keine Pflicht zur E-Rechnung.
Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen.
Weitere Ausnahmen betreffen:
umsatzsteuerfreie Umsätze
bestimmte internationale Geschäfte
Lieferungen oder Leistungen an Kunden im Ausland
Für Selbstständige bedeutet das: Nicht jedes Dauerschuldverhältnis fällt automatisch unter die neuen Vorgaben.
Zusätzlich zur grundsätzlichen Regelung hat der Gesetzgeber mehrere Übergangsfristen vorgesehen. Eine besonders wichtige Übergangsregel betrifft Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro.
Diese Unternehmen dürfen – sofern ihr Geschäftspartner zustimmt – noch bis Ende 2027 andere Rechnungsformen verwenden. Dazu zählen beispielsweise:
Papierrechnungen
einfache PDF-Rechnungen
In diesem Zeitraum entfällt auch die Pflicht zur einmaligen E-Rechnung bei Dauerrechnungen.
Allerdings gilt diese Ausnahme nur für Umsätze, die tatsächlich im Jahr 2027 entstehen.
Sobald Leistungen oder Abrechnungszeiträume das Jahr 2028 betreffen, muss spätestens eine elektronische Dauerrechnung erstellt werden.
Besonders interessant ist die Situation bei Gewerbemietverträgen. Grundsätzlich sind Mietumsätze nach dem Umsatzsteuergesetz von der Umsatzsteuer befreit. Vermieter können jedoch freiwillig zur Umsatzsteuer optieren. Das geschieht häufig bei gewerblichen Mietverhältnissen. Voraussetzung ist, dass der Mieter selbst Unternehmer ist und zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
Dadurch entstehen zwei mögliche Szenarien:
Mietverträge ohne Umsatzsteuer
Mietverträge mit Umsatzsteuer
Nur im zweiten Fall entsteht eine Rechnungs- beziehungsweise E-Rechnungspflicht. Wenn ein Gewerbemietvertrag also umsatzsteuerpflichtig ist und ab 2027 abgeschlossen wird, muss einmalig eine elektronische Dauerrechnung erstellt werden.
Noch komplexer wird die Situation bei Leasingverträgen. Hier unterscheidet das Umsatzsteuerrecht grundsätzlich zwei Modelle:
Entweder wird das Leasing als Lieferung behandelt oder als sonstige Leistung. Wenn der Leasingvertrag wirtschaftlich einem Kauf ähnelt – etwa weil eine Übernahmeoption besteht – kann die gesamte Umsatzsteuer bereits zu Beginn des Vertrags anfallen. In diesem Fall werden die einzelnen Leasingraten später ohne Umsatzsteuer gezahlt.
Wird das Leasing hingegen als Dienstleistung eingeordnet, fällt die Umsatzsteuer mit jeder einzelnen Rate an. Diese Unterscheidung hat direkte Auswirkungen auf die Rechnungsstellung – und damit auch auf die Gestaltung der E-Rechnung. Gerade bei komplexen Leasingmodellen ist es daher sinnvoll, steuerlichen Rat einzuholen.
Auch wenn die Pflicht zur elektronischen Dauerrechnung erst in einigen Jahren greift, lohnt es sich bereits heute, die eigenen Prozesse zu überprüfen.
Selbstständige sollten sich insbesondere mit folgenden Fragen beschäftigen:
Welche Verträge enthalten regelmäßige Abrechnungen?
Welche davon sind umsatzsteuerpflichtig?
Wie werden diese Verträge aktuell dokumentiert?
Außerdem ist es sinnvoll, die eigene Buchhaltungssoftware auf E-Rechnungen vorzubereiten.
Viele moderne Programme unterstützen bereits heute Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung und erleichtern damit den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung.
Die Einführung der E-Rechnung bringt einige Veränderungen für Verträge mit wiederkehrenden Leistungen. Das Grundprinzip der Dauerrechnung bleibt jedoch erhalten. Auch künftig muss nicht für jede einzelne Zahlungsperiode eine neue Rechnung erstellt werden. Stattdessen genügt bei neuen Verträgen ab 2027 eine einmalige elektronische Rechnung, die das Vertragsverhältnis dokumentiert.
Für bestehende Verträge gilt weiterhin die bisherige Regelung, sodass hier kein zusätzlicher Aufwand entsteht. Trotzdem lohnt es sich für Selbstständige, sich frühzeitig mit der E-Rechnung auseinanderzusetzen. Wer seine Rechnungsprozesse rechtzeitig digitalisiert, ist auf die kommenden Anforderungen gut vorbereitet.
