Firmenwagen: Wer die Fahrtenbuchmethode nutzt, muss Belege sammeln

Selbstständige, die ihren Firmenwagen auch privat fahren, müssen die Privatnutzung versteuern. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: die 1-Prozent-Methode oder die Fahrtenbuchmethode. Wer die Fahrtenbuchmethode wählt, muss ordentlich vorgehen: fehlen Belege wie etwa Tank-Quittungen als Nachweis der Fahrzeugkosten, bleibt nur die 1-Prozent-Methode.

Privatnutzung des Geschäftswagens versteuern: 1-Prozent-Methode versus Fahrtenbuchmethode

Wenn ein Fahrzeug zum Betriebsvermögen von Selbstständigen gehört, muss der private Nutzungsanteil als Betriebseinnahme gebucht werden. Die Anlage EÜR enthält für „Private Kfz-Nutzung“ eine eigene Zeile. Zur Feststellung des Betrags gibt es zwei Möglichkeiten:

• Bei der 1-Prozent-Methode wird monatlich ein Prozent des Listenpreises als pauschaler Wert der privaten Fahrmöglichkeit angesetzt, bei E-Autos und Plug-In-Hybriden sind es abhängig vom Erwerb des Fahrzeugs ein halbes oder ein Viertelprozent. Für die Fahrt zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte kommen noch einmal 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer und Monat hinzu. Dafür können sämtliche Fahrzeugkosten als Betriebsausgaben gebucht werden. Diese Ermittlungsmethode macht weniger Aufwand. Allerdings führt sie gerade bei älteren, höherwertigen Autos mit Verbrenner-Motor zu höheren Steuern, und das umso mehr, wenn die Fahrzeuge eher selten privat genutzt werden.
• Das Führen eines digitalen oder Papier-Fahrtenbuchs verursacht mehr Aufwand, da jede geschäftliche Fahrt mit detaillierten Angaben zu Start, Ziel und Anlass revisionssicher festgehalten werden muss. Auch Privatfahrten müssen mit den gefahrenen Kilometern erfasst werden, außerdem die Fahrten zur Betriebsstätte und zurück. Immerhin erleichtern Apps durch automatische Ortsbestimmungen per GPS die Protokollierung. Am Ende des Jahres wird der Anteil der Fahrzeugkosten, der den Privatkilometern entspricht, als „private Kfz-Nutzung“ in der Einnahme-Überschuss-Rechnung angesetzt. Auch bei dieser Variante werden E-Autos und aufladbare Hybridfahrzeuge begünstigt: für sie muss je nach Erwerbsjahr bei der Wertermittlung der Privatnutzung nur die Hälfte oder ein Viertel des Anschaffungspreises angesetzt werden.

Rechtsgrundlage für beide Varianten ist § 8 Abs. 2 Einkommensteuergesetz. Grundsätzlich gibt es noch eine dritte Variante: die Schätzung des Anteils an Privatfahrten. Die ist für Steuerpflichtige allerdings selten von Vorteil.

Nicht nur das Fahrtenbuch, auch die Belegsammlung muss korrekt sein

Wer die Fahrtenbuchmethode anwendet, sollte darauf achten, dass wirklich alle Fahrten mit den erforderlichen Angaben erfasst werden. Auf Papier sind Loseblatt-Sammlungen ein K.O-Kriterium für die steuerliche Anerkennung. Auch Excel-Dateien oder ähnliches werden nicht akzeptiert. Bei digitalen Fahrtenbuchlösungen können Lücken durch Funklöcher oder ein ausgeschaltetes Handy dazu führen, dass das Finanzamt etwa bei einer Betriebsprüfung den Daumen senkt.

Das korrekt geführte Fahrtenbuch erfüllt die Nachweispflicht erst zur Hälfte. Außerdem müssen ordnungsgemäße Nachweise für die Fahrzeugkosten vorliegen. Dafür sind Belege notwendig. Wer einen Teil der Kosten schätzt oder überschlägt, kann nicht auf die Anerkennung seiner Fahrtenbuch-basierten Ermittlung der Privatnutzung rechnen.

Bestätigung vom Bundesfinanzhof

Dass Einzelbelege eine Voraussetzung der Fahrtenbuch-Methode darstellen, hat der Bundesfinanzhof, das oberste deutsche Gericht in Steuerfragen, vor kurzem ausdrücklich bestätigt. In dem Fall ging es um Geschäftswagen, die eine GmbH ihren Angestellten auch zur privaten Nutzung überlassen hatte.

An den von Mitarbeitern geführten Fahrtenbüchern hatte das Finanzamt nichts auszusetzen, als es die Lohnbuchhaltung der GmbH einer Betriebsprüfung unterzog. Die Prüfer bemängelten jedoch, dass beim Ermitteln des geldwerten Vorteils für die Treibstoffkosten nur Durchschnittsbeträge angesetzt worden waren, basierend auf den Verbrauchsangaben des Herstellers und den durchschnittlichen Kraftstoffpreisen. Die Buchhaltung hatte sich damit beholfen, weil die unternehmenseigene Zapfsäule weder die Tankmengen noch den Preis anzeigte. Belege konnte sie nur für den Preis des Gesamtkraftstoffs vorlegen, den der Betrieb eingekauft hatte.

Daraufhin berechnete das Finanzamt den geldwerten Vorteil auf Grundlage der 1-Prozent-Regelung neu, was zu einer höheren Steuer führte. Das Unternehmen klagte erfolglos dagegen. „Eine Schätzung von belegmäßig nicht nachgewiesenen Aufwendungen“ schließe die Fahrtenbuchmethode aus, entschied der BFH (BFH, 15.12.2022 – VI R 44/20). Das gelte selbst bei einer Schätzung mit „Sicherheitszuschlag“.

Das Urteil wirkt sich auch auf Selbstständige aus, die zwar an regulären Tankstellen tanken, die Quittungen jedoch nicht aufbewahren, die für mehrere Fahrzeuge gemeinsam abrechnen oder für andere Elemente der Fahrzeugkosten keine Belege vorweisen können.

Beleg verschwunden oder vergessen? Eigenbeleg!

Dass ein Tankbeleg vergessen wird oder aus Versehen im Autostaubsauger endet, kann vorkommen. Der Steuervorteil beim Geschäftswagen ist damit noch nicht automatisch verloren. In solchen Fällen können sich Selbstständige mit einem Eigenbeleg behelfen: quasi einer selbst ausgestellten Quittung.

Übertreiben darf man es mit diesem Notbehelf allerdings nicht, er stellt wirklich nur einen Notbehelf dar. Wenn die Belegsammlung viele Eigenbelege statt echter Tankstellenquittungen umfasst, werden Betriebsprüfer ausgesprochen skeptisch reagieren. Einen Anspruch auf Anerkennung von Eigenbelegen haben Selbstständige nicht, im Zweifel liegt die Beweislast bei ihnen. Wer mit Karte oder Smartphone bezahlt hat, verfügt immerhin über einen zusätzlichen Nachweis in Form der Kontobuchung. Grundsätzlich gilt: Wäre ein Fremdbeleg möglich gewesen, wird der Eigenbeleg nicht akzeptiert.

Ein weiterer Nachteil: der Umsatzsteueranteil darf nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden, wenn der Originalbeleg fehlt. Mehr über Eigenbelege und ihre vorgeschriebene Form steht im Beitrag „Eigenbeleg erstellen: Das solltest du beachten“.