Mit der Einführung des „Kassengesetzes“ 2020 sollten Manipulationen an elektronischen Kassen verhindert und die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen verbessert werden. Doch wie kommen Betriebe mit den technischen und administrativen Anforderungen zurecht? Eine aktuelle Umfrage der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) unter knapp 1.000 Unternehmen zeigt: Viele Betriebe kämpfen weiterhin mit hohen Kosten, technischem Aufwand und Akzeptanzproblemen – sowohl bei Mitarbeitenden als auch bei Kunden.
In den meisten Betrieben sind inzwischen elektronische Kassensysteme Standard. Rund 43 Prozent der befragten Unternehmen nutzen einfache elektronische Registrierkassen, 34 Prozent setzen auf komplexe Systeme mit mehreren Kassenplätzen. Cloudbasierte Lösungen gewinnen zwar an Bedeutung, spielen aber mit 20 Prozent noch eine Nebenrolle. Vor allem kleinere Händler und Gastwirte arbeiten teilweise noch mit offenen Ladenkassen – immerhin 14 Prozent geben das an.
Die Digitalisierung der Kassenlandschaft schreitet also voran, doch sie bringt auch neue Herausforderungen mit sich – insbesondere durch die verpflichtende technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und die elektronische Belegausgabe.
Auch wenn Kartenzahlungen zunehmen, bleibt Bargeld in vielen Branchen Alltag. Im Einzelhandel liegt der Barzahlungsanteil für viele Unternehmer zwischen 21 und 60 Prozent, ähnlich schaut es im Gastgewerbe aus. Bargeld verliert an Bedeutung, doch eine rein digitale Zahlungslandschaft ist noch nicht in Sicht.
Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen musste seit 2020 neue Kassen oder Fiskaltaxameter anschaffen. Für viele bedeutete das nicht nur eine Investition in Hardware, sondern auch erhebliche Zusatzkosten durch Installations- und Schulungsaufwand.
Fast 40 Prozent holten sich Unterstützung von IT-Dienstleistern oder Kassenherstellern, jede vierte Firma schulte zusätzlich ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Kosten summieren sich schnell: Bei den meisten lagen sie zwischen 500 und 1.500 Euro, bei jedem zehnten Unternehmen sogar über 5.000 Euro. Besonders kleinere Betriebe trifft das hart – sie verfügen oft nicht über eigene IT-Ressourcen oder Fachwissen im Haus.
Die vorgeschriebene technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist das Herzstück des Kassengesetzes – und für viele Unternehmen zugleich eine Stolperfalle. Der überwiegende Anteil nutzen eine hardwarebasierte TSE, rund 28 Prozent setzen auf cloudbasierte Varianten. Neben den Anschaffungskosten von rund 1.000 Euro, kommen häufig laufende Ausgaben für Updates und Wartung hinzu.
Mehr als 60 Prozent berichten zudem von wiederkehrenden Folgekosten – ein Dauerposten, der in der ursprünglichen Planung vieler Betriebe nicht einkalkuliert war. Noch mehr Infos zur TSE-Meldepflicht gibt es auch in unserem Beitrag "Jetzt kommt die TSE-Meldepflicht für elektronische Kassen".
Ein weiteres Thema: die Belegausgabepflicht. Lediglich ein Viertel der Unternehmen bietet mittlerweile elektronische Bons an – etwa per E-Mail oder QR-Code. Gleichzeitig bleibt der Papierbon ein Umweltthema. Mehr als die Hälfte der Befragten schätzt, dass höchstens ein Fünftel der Kunden den Ausdruck tatsächlich mitnimmt. Das bedeutet: Millionen von Bons wandern täglich ungenutzt in den Müll.
Digitale Lösungen bieten hier also klare Vorteile – aber erst, wenn sie technisch reibungslos funktionieren und Kunden sie aktiv annehmen.
Die gefürchtete Kassennachschau betrifft bislang nur wenige Unternehmen: Lediglich 6 Prozent wurden 2024 geprüft. In den meisten Fällen dauerte die Kontrolle bis zu zwei Stunden, verlief aber meist ohne Beanstandungen.
Neu hinzugekommen ist die Pflicht zur elektronischen Meldung von Kassensystemen an die Finanzverwaltung. Hier zeigen sich große Unsicherheiten: 40 Prozent der Betriebe haben die Meldung bislang gar nicht durchgeführt, und von denen, die es getan haben, berichten 65 Prozent von Problemen bei der Vorbereitung und 51 Prozent von technischen Schwierigkeiten bei der Übermittlung. Die Folge: Fast zwei Drittel holten sich Unterstützung von Steuerberatern, IT-Dienstleistern oder Kassenherstellern.
Über die Hälfte der Unternehmen musste neue Kassensysteme anschaffen. Neben der Hardware verursachen Installation, IT-Anpassungen und Schulungen zusätzliche Kosten – oft über 1.000 Euro
Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) sorgt für laufende Kosten, Störungen und Supportbedarf. Ein Drittel der Betriebe hatte bereits Ausfälle – zum Teil mit Betriebsunterbrechungen.
Nur ein Viertel der Unternehmen bietet E-Bons überhaupt an, die Mehrheit der Unternehmer bietet weiterhin Papierbons an – meist ungenutzt. Der Umstieg auf digitale Lösungen stockt.
Wartung, Updates und Prüfungen machen das Kassengesetz zu einem laufenden Prozess. Wer frühzeitig standardisiert und digitalisiert, reduziert langfristig Kosten und Risiken.
Das Kassengesetz hat zweifellos zur Modernisierung der Kasseninfrastruktur beigetragen. Doch die Ergebnisse der DIHK-Umfrage machen deutlich: Die Umsetzung bleibt für viele Betriebe eine finanzielle und organisatorische Herausforderung.
Vor allem kleine Unternehmen tragen eine überproportionale Last. Laufende Kosten, technische Störungen und komplizierte Meldepflichten sorgen für Frust und Unsicherheit. Gleichzeitig eröffnen digitale Lösungen – etwa elektronische Bons oder cloudbasierte Kassen – Chancen für effizientere Abläufe und nachhaltigeres Arbeiten.
Wenn du selbst ein Unternehmen führst, das von den Kassengesetz-Regelungen betroffen ist, lohnt es sich, regelmäßig die eigenen Systeme zu prüfen, Updates konsequent einzuspielen und sich bei Unsicherheiten fachkundig beraten zu lassen. Denn nur wer die gesetzlichen Vorgaben sicher erfüllt, kann sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren: den eigenen Geschäftserfolg.
