Der Handelsregisterauszug ist ein offizielles Dokument, das dir alle wesentlichen Infos über dein Unternehmen liefert – von Firmennamen und Sitz über Rechtsform und Kapital bis hin zu Vertretungsbefugnis wie Geschäftsführer oder Prokuristin. Dieses Dokument brauchst du nicht nur bei der Gründung, sondern auch im laufenden Geschäft – etwa für Gewerbeanmeldung, Banken, Kreditgeber oder Geschäftspartner.
Reicht der Auszug von der Gründung noch aus? Meist ja – solange sich nichts geändert hat. Wenn sich jedoch etwas in deinem Unternehmen getan hat – wie:
Geschäftsführerwechsel
Umzug oder neue Zweigstelle
Änderung der Rechtsform oder Kapitalstruktur
… solltest du einen neuen Auszug holen, damit alle Angaben aktuell sind.
Unabhängig vom Bundesland enthält der Auszug stets folgende Punkte:
Firma, Rechtsform und Handelsregisternummer
Sitz, Anschrift, mögliche Filialen
Unternehmensgegenstand
Vertretungsbefugte Personen
Grund‑ bzw. Stammkapital
Registergericht, Datum der letzten Eintragung
Anzahl früherer Eintragungen (Details sind nicht sichtbar)
Durch diese Infos kannst du dich als seriöses Unternehmen präsentieren – was Vertrauen schafft.
Je nach Zweck benötigst du den passenden Auszug:
Einfacher aktueller Ausdruck (Abdruck): zeigt den aktuellen Stand
Chronologischer Abdruck: listet alle elektronisch erfassten Einträge
Historischer Auszug: zeigt das analoge Register vor Digitalisierung
Beglaubigter Auszug: offiziell bestätigt, mit Siegel – nötig für öffentliche Stellen oder notarielle Vorgänge
Das Registerportal („handelsregister.de“) bietet diese Auszüge meist kostenlos seit August 2022; früher kostete ein Abruf online ca. 4,50 €.
Seit dem 1. August 2021 ist das Transparenzregister ein sogenanntes Vollregister – du musst also unverzüglich nach deiner Handelsregistereintragung auch deine wirtschaftlich Berechtigen eintragen. Dabei gelten Übergangsfristen:
GmbHs, UGs, Genossenschaften: bis 30. Juni 2022
Personengesellschaften (z. B. OHG, KG): bis 31. Dezember 2022
Seitdem besteht keine Fiktion mehr – du bist tatsächlich meldepflichtig. Für fehlende Einträge drohen Bußgelder. Eintragungen erfolgen online über das Transparenzregister, Gebühren fallen einmalig und jährlich an.
Du kannst online über das Registerportal (bzw. direkt beim Amtsgericht) sofort einen einfachen elektronischen Auszug beantragen – oft kostenlos. Umfangreichere Versionen (chronologisch, historisch oder beglaubigt) bekommst du per Post – hier fallen geringe Gebühren an.
Wenn du einen Auszug für Gewerbeanmeldung, Verträge, Bankgespräche oder Behörden brauchst, geht’s schnell und unkompliziert. Für spezielle Anliegen – z. B. gerichtliche oder notarielle Vorgänge – wähle den chronologischen oder beglaubigten Auszug. Und vergiss nicht die Transparenzregister-Eintragung – die ist inzwischen Pflicht.
