Obwohl du nicht dazu verpflichtet sind, einen Lieferschein auszustellen, zählt er in unserem Geschäftsleben zu den am weitesten verbreiteten Dokumenten. Kein Wunder, denn Lieferscheine bieten praktische Vorteile. Aber was ist ein Lieferschein, was genau sollte er enthalten und wie lange muss man Lieferscheine eigentlich aufbewahren?
Der Lieferschein, oder auch Warenbegleitschein, wird zusammen mit Ware verschickt, im Gegensatz zu einer Rechnung, die auch separat versendet werden kann. Darin werden vor allem die in der Sendung enthaltenen Waren aufgelistet sowie das Lieferdatum.
Diese Angaben im Lieferschein sind hilfreich für dich selbst und für deine Kunden, denn so kann man sehr einfach abgleichen, ob die Bestellung und die tatsächliche Lieferung übereinstimmen.
Zudem kannst du bei deinen Rechnungen auf einen Lieferschein verweisen, wenn das Lieferdatum zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung noch unbekannt ist. Dann kann der Lieferschein das Lieferdatum “nachliefern”.
Nein. Es besteht keine Pflicht, Lieferscheine auszustellen. In der täglichen Geschäftspraxis gehören sie aber inzwischen zum Standard. Da immer mehr Waren online bestellt und geliefert werden, nimmt die Bedeutung des Lieferscheins sogar eher noch zu.
Das ist auch ganz logisch, denn er ermöglicht die schnelle Überprüfung einer Warensendung für beide Seiten. Mit einer Rechnungs- und Bürosoftware lassen sich Lieferscheine außerdem schnell und einfach auf der Basis eines Angebots erzeugen.
Daher solltest du bei deinen Lieferscheinen auch auf die üblichen Bestandteile achten, damit diese den Erwartungen deiner Kunden entsprechen. Natürlich kannst du auch elektronische Lieferscheine erstellen und etwa als PDF verschicken.
Folgende Informationen auf dem Lieferschein sind wichtig, damit ein Wareneingang einwandfrei geprüft werden kann:
Ergänzen kannst du ihn zum Beispiel um folgende Angaben:
Früher mussten Lieferscheine sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Mit dem zweiten Bürokratieentlastungsgesetz von 2017 hat man diese Frist abgeschafft. Als Empfänger musst du Lieferscheine jetzt nur noch bis zum Erhalt der Rechnung aufbewahren, als Absender entsprechend so lange, bis du die Rechnung verschickt hast.
Nur wenn ein Lieferschein als Buchungsbeleg fungiert, musst du diesen zehn Jahre lang behalten. Das ist etwa dann der Fall, wenn die Rechnung wie oben beschrieben hinsichtlich des Liefer- oder Leistungszeitpunkts auf den Lieferschein Bezug nimmt.
Denke bitte dran: Für die dazugehörige Rechnung gilt ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
