Umsatzsteuer in der Schlussrechnung richtig ausweisen

Enthält eine Schlussrechnung Umsatzsteuer, ist Vorsicht geboten. Bei Rechnungen mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer schaut das Finanzamt immer ganz genau hin. Das gilt erst recht dann, wenn zuvor bereits Zwischenabrechnungen erfolgt sind.

Schlussrechnung = Endrechnung

Rechnungsdokumente, mit denen du Teil- und Vorauszahlungen verlangst, heißen landläufig Abschlagsrechnung. Nachdem du den Gesamtauftrag abgewickelt hast, schreibst du deine Schlussrechnung. Der Gesetzgeber spricht in § 14 Abs. 5 UStG von „Endrechnung“.

Schlussrechnung: Umsatzsteuer aus Abschlagszahlungen nicht vergessen!

Grundsätzlich gelten für Abschlags- und Schlussrechnungen dieselben Vorschriften wie für normale Rechnungen. Dazu zählen:

(1) Firma, Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers = Rechnungsausstellers (z. B. im Seitenkopf oder in der Fußzeile),
(2) Firma, Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers (z. B. im Adressfeld),
(3) Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer (USt IdNr.) des Ausstellers,
(4) fortlaufende Rechnungsnummer,
(5) Rechnungsdatum (= Ausstellungsdatum),
(6) Liefer- oder Leistungsdatum (Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung),
(7) Angaben über Art und Anzahl der gelieferten Waren bzw. Art und Dauer der Dienstleistung,
(8) nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselte Rechnungsbeträge,
(9) der im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuerbetrag sowie
(10) Gründe für eventuelle Umsatzsteuer-Befreiungen

In Schlussrechnungen gehören zusätzlich …

• alle Teilleistungen und (Netto-)Entgelte des Gesamtprojektes,
• die bereits geleisteten (Netto-)Teilentgelte,
• die darauf anfallenden Steuerbeträge und
• der noch offene Restbetrag sowie
• die darauf fällige Umsatzsteuer.

Vorsichtig ist beim Umsatzsteuerausweis auf Schlussrechnungen sein: Falls du dort …

• den Rechnungsbetrag des Gesamtprojektes und die darauf anfallende Umsatzsteuer ausweist,
• davon die Brutto-Gesamtsumme der bereits geleisteten Teilzahlungen abziehst und so
• die verbliebene Restforderung zuzüglich der noch fälligen Umsatzsteuer ermittelst,

… musst du die insgesamt ausgewiesene Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Und zwar zusätzlich zu den Umsatzsteueranteilen aus den zuvor verschickten Abschlagsrechnungen! Der Gesetzgeber verlangt eine unmissverständliche Abrechnung der Umsatzsteueranteile.

Sichere Schlussrechnungen mit WISO MeinBüro

Die gute Nachricht: Mit den Schlussrechnungen in WISO MeinBüro bist du auch in Sachen Umsatzsteuer auf der sicheren Seite. Sobald alle Abschlagsrechnungen bezahlt (oder ersatzweise storniert) sind, kannst du unter „Rechnungen“ – „Abschläge“ beim betreffenden „Projekt“ die „Schlussrechnung erstellen“

Neben den obligatorischen Rechnungsbestandteilen enthalten Schlussrechnungen die folgenden Besonderheiten:

• Ganz oben in der Positionsliste findest du die (1) Netto-Gesamtsumme des Auftrags.
• Direkt darunter sind die bereits geleisteten (2) Netto-Teilzahlungen (jeweils mit negativen Vorzeichen) aufgelistet.
• Die darauf fällige und bereits bezahlte Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer ist den Positionstexten zu entnehmen. Im Beispiel sind die MwSt-Beträge gelb markiert
• Im Summenblock am unteren rechten Seitenrand sind der noch (3) offene Netto-Restbetrag („Summe netto“), die darauf fällige Umsatzsteuer („MwSt. 19%“ = 570 Euro) und der Brutto-Gesamtbetrag („Gesamt) aufgeführt