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Ein Mann mit dunklem Haar, Bart und Brille trägt ein orangefarbenes T-Shirt und hält ein silbernes Laptop in den Händen. Er schaut nachdenklich auf den Bildschirm. Im Hintergrund ist ein großes, hellrosa Euro-Zeichen (€) mit einem Prozent-Symbol (%) auf einer strukturierten rosa Fläche zu sehen.

Abschlagsrechnungen: Die Auswirkungen auf Vorsteuer und Umsatzsteuer

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Normalerweise werden Rechnungen erst bezahlt, wenn eine Leistung vollständig erbracht wurde. Für Unternehmer besteht aber auch die Möglichkeit einer Abschlagsrechnung. Doch was genau ist eine Abschlagsrechnung?

Was ist eine Abschlagsrechnung und wie unterscheidet sie sich von der Teilrechnung?

Eine Abschlagsrechnung kann gestellt werden, wenn bisher nur ein Teil einer Leistung erbracht oder eine Teilmenge bestimmter Waren geliefert wurde, dieser Teil aber schon gezahlt werden soll. Man spricht hier auch von Abschlagszahlungen. Auf einen solchen Abschlag können sich die Vertragspartner im Voraus einigen, in Höhe eines Prozentsatzes oder aber auch einfach als pauschale Summe. Beide profitieren oftmals davon, große Rechnungssummen in Teilbeträge zu splitten.

Häufig verwechselt wird die Abschlagsrechnung mit der sogenannten Teilrechnung. Bei dieser muss explizit definiert werden, wie der jeweilige „Teil“ einer Leistung genau aufgebaut ist. Die Abschlagsrechnung hingegen ist weniger exakt und entsprechend schwieriger zu überprüfen. Manche Auftraggeber könnten sich daher mit einer Abschlagsrechnung schwertun und auf einer anderen Art der Abrechnung bestehen.

In bestimmten Branchen, zum Beispiel im Baugewerbe, sind Abschläge aber die gängige Praxis, weil hier hohe Rechnungsbeträge und längere Zeiträume die Regel sind.

Wann kann man eine Abschlagsrechnung stellen?

Die Frage “Was ist eine Abschlagsrechnung?” ist nun geklärt. Aber wann kann man eine solche Abschlagsrechnung schreiben?

Eine Rechnung durch Abschläge in Teilzahlungen aufzuteilen, ist grundsätzlich möglich, sollte aber laut Bürgerlichem Gesetzbuch nur die Ausnahme sein. Wenn sich Kunden und Unternehmen beziehungsweise Dienstleister auf Teilzahlungen per Abschlag einigen, ist das aber kein Problem. Hier spielen die Gepflogenheiten des jeweiligen Geschäftsfeldes eine Rolle.

Neben dem Baugewerbe werden Abschläge zum Beispiel im Maschinenbau gezahlt, da hier hochpreisige Waren angefertigt und ausgeliefert werden, möglicherweise komplette Industrieanlagen. Die Fälligkeit einer Abschlagsrechnung beträgt in der Regel 30 Tage, kann jedoch auch kurzfristiger ausfallen.

Variabel ist auch, wie viele Abschlagszahlungen fällig werden, wie hoch die Teilzahlungen jeweils sind und zu welchen Zeitpunkten eine Abschlagsrechnung gestellt wird. Hier gibt es keine rechtsverbindlichen Vorschriften. Üblich ist es, eine erste Teilzahlung bei der Auftragsvergabe in Rechnung zu stellen. Eine weitere Zahlung folgt dann nachdem ein bestimmter Teil der Leistung erbracht wurde.

Wann ist eine Abschlagsrechnung sinnvoll?

Für Unternehmen haben Abschlagsrechnungen den Vorteil, dass sie für ihre hochpreisigen Waren oder zeitaufwändigen Dienstleistungen früher Geld bekommen, mit dem sie bereits vor dem endgültigen Abschluss eines größeren Auftrags weiterarbeiten können. Außerdem dient eine erste Abschlagsrechnung als Anzahlung, die den Unternehmen genau dann Sicherheit bietet, wenn besonders viel Geld im Spiel ist.

Auch für den Empfänger hat die Abschlagsrechnung Vorteile: Die einzelnen Summen werden kleiner, sodass sich hohe Belastungen besser verteilen.

Bei Vorschüssen, Anzahlungen, Abschlagszahlungen und anderen Formen der Vorauszahlung kommt es immer wieder zu Unklarheiten über die Auswirkungen auf die Umsatzsteuer. Das hat vor allem zwei Gründe:

  1. Offener Leistungszeitpunkt: Bei Teilzahlungsmodellen ist die vereinbarte Lieferung oder Leistung noch nicht (oder noch nicht ganz) erbracht worden.
  2. Offenes Gesamtentgelt: Der endgültige Rechnungsbetrag steht vielfach noch nicht fest.

Beides wirkt sich unmittelbar auf die Umsatzsteuer aus: Der Leistungszeitpunkt entscheidet grundsätzlich über die Entstehung der Umsatzsteuer (und damit darüber, wann die eingenommene Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt werden muss). Und das Gesamtentgelt entscheidet letztlich über die Höhe der insgesamt fälligen Umsatzsteuer.

Um Missverständnissen vorzubeugen: In diesem Beitrag geht es um die umsatzsteuerlichen Besonderheiten von Abschlagsrechnungen, mit denen der Aussteller Vorauszahlungen für noch nicht erbrachte Leistungen verlangt. Bei Teilrechnungen verlangt der Aussteller dagegen die Bezahlung bereits vollständig erbrachter Teilleistungen eines Gesamtprojektes ein. Solche Teilrechnungen werden in Bezug auf die Umsatzsteuer wie ganz normale Rechnungen behandelt.

Mit WISO MeinBüro auf Nummer sicher

Die gute Nachricht gleich vorweg: Beim Rechnungsprogramm WISO MeinBüro bist du als Rechnungsaussteller auch bei Teilzahlungsmodellen auf der sicheren Seite. Wie du deinen Kunden finanzamtskonforme „Abschläge“ in Rechnung stellst, kannst du im illustrierten Schritt-für-Schritt-Tutorial nachlesen. Deine Abschlagsrechnungen enthalten dann automatisch alle Pflichtbestandteile: So können keine Missverständnisse in Bezug auf die Umsatzsteuer aufkommen.

Das gilt auch für die besonders heiklen Schlussrechnungen, wenn du zuvor bereits Abschlagszahlungen erhalten hast: Hier können Formfehler in eigenhändig erstellten Rechnungsdokumenten teuer werden. Ausführliche Informationen zu diesem Thema findest du in unserem Beitrag zur gefürchteten Umsatzsteuerfalle bei Schlussrechnungen.

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Damit du bei einer späteren Betriebsprüfung oder Umsatzsteuernachschau keine bösen Überraschungen erlebst, solltest du eingehende Abschlagsrechnungen gründlich auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen. Hilfestellung bietet dir dabei unsere Checkliste Eingangsrechnungen.

Wann ist die Umsatzsteuer fällig?

Nun aber zu den Umsatzsteuer-Unterschieden zwischen normalen Rechnungen und Abschlagsrechnungen: Wann die Umsatzsteuer „entsteht“ (und ans Finanzamt abgeführt werden muss), hängt grundsätzlich von der Versteuerungsart des Lieferanten oder Dienstleisters ab. Das kannst du in § 13 Umsatzsteuergesetz (UStG) nachlesen:

  • Bei der Ist-Versteuerung (= „Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten“) muss die Umsatzsteuer erst für den Voranmeldezeitraum ans Finanzamt gemeldet und abgeführt werden, in dem der Rechnungsempfänger die Rechnung bezahlt hat.
  • Bei der Soll-Versteuerung (= „Berechnung der Steuer nach vereinbarten Entgelten“) muss die Umsatzsteuer bereits in dem Voranmeldezeitraum berücksichtigt werden, in dem die Ware geliefert oder die Leistung erbracht worden ist! Wann die Rechnung tatsächlich bezahlt wird ist, spielt bei der Soll-Versteuerung keine Rolle. Mit anderen Worten: Die Zwischenfinanzierung bis zur Bezahlung durch den Kunden geht als Rechnungs-Aussteller zu deinen Lasten!

Die Soll-Versteuerung ist also die ungünstigere Versteuerungsart. Zum Glück können die meisten Freiberufler, Selbstständigen und kleinere Unternehmen die Ist-Versteuerung in Anspruch nehmen.

Moment mal: Soll- oder Ist-Versteuerung?

Für die Wahl der Versteuerungsart gilt:

  • Normalfall ist die Soll-Versteuerung: Das steht so in 16 UStG. Klar: Auf diese Weise kommt das Finanzamt am schnellsten an sein Geld!
  • Das Finanzamt kann laut 20 UStG aber auch die Ist-Versteuerung gestatten. Voraussetzung ist, dass du …
    • als Freiberufler (oder vergleichbarer Selbstständiger) arbeitest,
      oder
    • aus anderen Gründen von der Buchführungspflicht befreit bist
      oder
    • weniger als 500.000 Euro Umsatz machst.

Falls du eine dieser Bedingungen erfüllst und trotzdem der Soll-Versteuerung unterliegst, genügt normalerweise ein formloser Antrag für den Wechsel zur Ist-Versteuerung. Die Einzelheiten besprichst du am besten mit deinem Steuerberater.

Nun aber zu den Abschlagsrechnungen:

  • Auch wenn normalerweise zur Soll-Versteuerung verpflichtet bist, brauchst du Umsatzsteuereinnahmen aus Abschlagsrechnungen erst in dem Voranmeldezeitraum zu berücksichtigen, in dem dein Kunde bezahlt hat!
  • Wenn für dich normalerweise die Ist-Versteuerung gilt, gibt es zwischen Abschlagsrechnungen und normalen Rechnungen in Sachen Umsatzsteuer keine Unterschiede.

Bei der Vorsteuer (das ist der Umsatzsteueranteil aus deinen Eingangsrechnungen) sieht die Sache folgendermaßen aus:

Wann darfst du Vorsteuer „ziehen“?

Ganz gleich, ob für dich die Soll- oder Ist-Versteuerung gilt, darfst du die Vorsteuerbeträge aus Abschlagsrechnungen erst dann geltend machen, wenn du eine Rechnung in Händen hältst und sie bezahlt hast.

In § 15 Abs. 1 UStG heißt es dazu: „Soweit der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung dieser Umsätze entfällt, ist er […] abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist.“

Mit anderen Worten: Da bei Abschlagsrechnungen die Leistungen noch nicht (oder nicht vollständig) erbracht sind, steht dir die Vorsteuer-Erstattung erst nach der Bezahlung zu.

Praxistipp: Sofern es sich nicht gerade um eine Abschlagsrechnung handelt, ist das anders! Du darfst die Vorsteuer laut § 15 Abs. 1 UStG grundsätzlich nämlich bereits dann geltend machen, wenn…

  • die Lieferung oder Leistung erbracht worden ist und
  • eine finanzamtskonforme Eingangsrechnung vorliegt.

Die Bezahlung der Rechnung ist normalerweise also keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug! Das gilt wohlgemerkt auch dann, wenn du Ist-Versteuerung unterliegst. Ausführlichere Informationen zu dieser viel wenig bekannten Vorsteuer-Großzügigkeit des Finanzamts findest du demnächst an dieser Stelle: Stay tuned!

Ein konkretes Beispiel

Herr A ist freier Lektor, der das neue Werk der Autorin Frau B überarbeiten soll. Da Frau B äußerst umfangreiche historische Romane von über 1000 Seiten verfasst, nimmt die Überarbeitung durch ihren Lektor entsprechend viel Zeit in Anspruch. Die beiden legen daher ein Entgelt von 7500€ für diesen Auftrag fest.

Insgesamt 3 Monate, von Juni bis August, soll Herr A mit diesem Projekt zubringen. Damit er während der Arbeit an diesem größeren Auftrag liquide bleibt, vereinbaren die beiden, dass Frau B jeweils nach einem Monat eine Abschlagszahlung von 2500€ zahlt. Auch für unsere Autorin Frau B ist das von Vorteil, da sie ihre Ausgaben auf diese Weise besser über die Monate verteilen kann.

Nach zwei solchen Abschlagsrechnungen von Ende Juni und Ende Juli stellt Herr A, wenn er das Lektorat des historischen Romans im August abgeschlossen hat, eine Schluss- oder auch Endrechnung. Mit dieser begleicht Frau B die noch fehlenden 2500€ und damit den vereinbarten Gesamtbetrag.

Auch für Handwerker, die beispielsweise aufwändige Sanierungsarbeiten an Gebäuden durchführen, kann das Ausstellen von Abschlagsrechnungen sinnvoll sein. Unbedingt beachten: Es muss vorher vereinbart werden, dass die Zahlungen aufgeteilt werden oder eine Anzahlung geleistet wird. Wenn Abschläge ohne Vorankündigung gefordert werden, ist Ärger mit den Kunden vorprogrammiert.

Wie sieht eine Abschlagsrechnung aus?

Eine Abschlagsrechnung enthält die grundsätzlichen Elemente, die auch bei einer normalen Rechnung zu den Pflichtangaben gehören:

  • Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Name, Anschrift und gegebenenfalls Firma des Empfängers der Rechnung
  • Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer des Rechnungsstellers
  • Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
  • Der Steuersatz und der Nettobetrag
  • Der Umsatzsteuerbetrag und der Bruttobetrag
  • Gründe für eine eventuelle Befreiung von der Umsatzsteuer

Darüber hinaus muss die Rechnung als Abschlagsrechnung gekennzeichnet werden. Außerdem muss angegeben werden, um welche Abschlagsrechnung es sich handelt (zum Beispiel: Abschlagsrechnung 1). Wurde die in Rechnung gestellte Leistung noch nicht erbracht, muss der zukünftige Lieferzeitpunkt genannt werden.

Es kann angegeben werden, welche Abschläge bereits berechnet wurden und ob sie bezahlt wurden. Wenn die volle Leistung erbracht wurde, wird die End- oder Schlussrechnung gestellt. In der Endrechnung werden die bereits in Rechnung gestellten Teilzahlungen vom Gesamtbetrag abgezogen. Auch sie muss als solche gekennzeichnet werden.

Worauf muss man bei einer Abschlagsrechnung achten?

  1. Selbstverständlich dürfen keine Pflichtangaben vergessen werden!
  2. Die Umsatzsteuer für die Abschläge muss ans Finanzamt abgeführt werden, sobald der Unternehmer die Zahlung erhalten hat, nicht erst bei der Schlussrechnung!
  3. Die Abschlagsrechnung darf nicht fälschlicherweise als Teilrechnung (s.o.) bezeichnet werden!
  4. In der Schlussrechnung müssen die bereits gezahlten Abschläge korrekt berücksichtigt werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Abschlags- und einer Teilrechnung?

Was ist eine Abschlagsrechnung und was ist eine Teilrechnung? Bei dieser Art der Abrechnungen werden nicht vordefinierte Abschläge in Prozent verwendet, sondern genau die Anteile eines Gesamtauftrags in Rechnung gestellt, die bereits erledigt/verbaut/hergestellt/geliefert/… wurden. Dementsprechend kann es sich bei den Teilen beispielsweise auch um Arbeitsstunden handeln.

Eine Teilrechnung ist dementsprechend die exaktere Alternative zur Abschlagsrechnung und findet vor allem im Bau- und Handwerksgewerbe Anwendung. Genau wie bei der Abschlagsrechnung wird am Ende eine Schlussrechnung gestellt.

Teilrechnungen werden übrigens häufig mit sogenannter kumulierter Positionsauflistung erstellt. Dabei werden die Beträge und die bisher abgerechneten Positionen von vorangegangenen Teilrechnungen in den Positionen der folgenden Teilrechnung und der Schlussrechnung mit aufgeführt:

was ist eine abschlagsrechnung was ist eine teilrechnung

Je nachdem, in welcher Branche Sie tätig sind, ist das kumulierte Verfahren für Sie besonders wichtig, da es nach der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) gefordert wird.

Fazit

Bei der Anmeldung von Umsatzsteuer und der Erstattung von Vorsteuer aus Abschlagsrechnungen gilt durchgängig das Prinzip der Ist-Versteuerung: Entscheidend ist das Vorliegen einer bezahlten (!) Rechnung mit allen Pflichtbestandteilen. Die Folge:

  • Rechnungsaussteller: Wenn du selbst die Abschlagsrechnung geschrieben hast, musst du deine Steuereinnahme in dem Voranmeldezeitraum melden, in dem dein Kunde bezahlt hat.
  • Rechnungsempfänger: Wenn du umgekehrt von einem Auftraggeber eine Abschlagsrechnung erhältst, darfst du die Vorsteuer erst dann geltend machen, wenn du diese Rechnung auch bezahlt hast.

Voraussetzung für die Umsatzsteuer-Vereinfachung bei Abschlagsrechnungen: Aus der Rechnung muss hervorgehen, dass es sich um einen Vorschuss, eine Anzahlung, Vorauszahlung, Abschlags- oder sonstige Vorauszahlung handelt.

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