Die Steuernummer ist eine einzigartige, von der Finanzbehörde vergebene Nummer, die zur Identifikation eines Steuerpflichtigen dient. Sie spielt eine Schlüsselrolle bei der Abwicklung steuerlicher Angelegenheiten und wird bei allen schriftlichen Korrespondenzen mit dem Finanzamt verwendet. In Deutschland gibt es verschiedene Arten von Steuernummern, wobei die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) die wichtigsten für Unternehmer sind. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind und Rechnungen an Geschäftskunden schicken, müssen Sie Ihre persönliche Steuernummer oder Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer auf Ihre Rechnung drucken. Ansonsten ist der Vorsteuerabzug Ihrer Kunden gefährdet.
Diese Personenkennziffer bekommt jede/r Steuerpflichtige spätestens bei seiner oder ihrer ersten Steuererklärung vom örtlichen Finanzamt zugeteilt. Bei jedem Umzug gibt es eine neue Steuernummer vom zuständigen Wohnortsfinanzamt. Die Steuernummern der einzelnen Bundesländer haben unterschiedliche Formate. Die zehn- bis elfstellige Steuernummern (zum Beispiel „l2/345/67890“) enthalten Informationen über das zuständige Finanzamt und den Steuerbezirk („12/345“) sowie eine persönliche Unterscheidungsnummer („67890“). Die persönliche Steuernummer brauchen Sie für Ihre privaten Steuerangelegenheiten (z. B. Ihre Einkommensteuererklärung).
Auch hierbei handelt es sich um eine finanzamtsbezogene Kennziffer. Das Finanzamt am Unternehmensstandort teilt sie juristischen Personen (z. B. Kapital- und Personengesellschaften) sowie Einzelunternehmern mit, die mehrere Unternehmen betreiben. Wechselt ein Betrieb seinen Standort, bekommt er eine neue Steuernummer. Die betriebliche Steuernummer hat in der Regel dasselbe Format wie die persönliche Steuernummer (zum Beispiel „l2/345/67890“). Die betriebliche Steuernummer geben Sie bei Ihren geschäftlichen Steuerangelegenheiten an. Außerdem verlangt der Gesetzgeber die Angabe der Steuernummer auf Ausgangsrechnungen.
Bitte beachten Sie: Selbstständige und Kleingewerbetreibende können bei ihren Geschäften vielfach auch ihre persönliche Steuernummer angeben.
Vor gut zehn Jahren haben die Finanzverwaltungen eine eindeutige, bundesweit einheitliche und lebenslang gültige Steuerkennziffer für natürliche Personen vergeben. Bei der Steuer-IdNr handelt es sich um eine 11-stellige Nummer (zum Beispiel „01 234 567 890“), die keine Rückschlüsse über Ihre Person oder das zuständige Finanzamt zulässt. Sie bleibt auf Dauer unverändert: Daran ändern weder Umzug noch Namensänderungen bei Eheschließungen oder sonstigen Anlässen etwas.
Die Steuer-IdNr. soll nach und nach die finanzamtsbezogene persönliche Steuernummer komplett ablösen. Viele Finanzamts-Dienstleistungen (z. B. ElsterOnline) können mittlerweile nur noch mit der Steuer-IdNr. genutzt werden. Ausführliche Informationen zur persönlichen Steuer-IdNr. finden Sie auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt).
Diese eindeutige, bundesweit einheitliche und ebenfalls dauerhaft gültige Steuerkennziffer soll an Selbstständige, Unternehmer und alle anderen „wirtschaftlich tätigen“ natürlichen und juristischen Personen vergeben werden. Einige Gesetze verlangen bereits die Angabe W-IdNr., obwohl sich deren Einführung immer weiter nach hinten verschoben hat. Derzeit ist die Vergabe der W-IdNr. für das Jahr 2021 geplant. Mehr dazu ebenfalls auf der BZSt-Website. Mehr zur Wirtschafts-Identifikationsnummer erfahren Sie auch in unserem Beitrag „Neue Steuernummer: die Wirtschafts-Identifikationsnummer„.
Die elfstellige alphanummerische Kennziffer (im Format „DE123456789“) ist Voraussetzung für grenzüberschreitende Geschäfte umsatzsteuerpflichtiger Unternehmen. Die beiden ersten Buchstaben lassen erkennen, in welchem EU-Land das Unternehmen seinen Sitz hat. Im inländischen Geschäftsleben kann die USt-Nr. auch als Ersatz für die persönliche oder betriebliche Steuernummer verwendet werden. Die USt-IdNr. hat dasselbe Format wie die angekündigte W-IdNr. Viele Unternehmen, die bereits eine USt-IdNr. haben, werden sie als W-IdNr. weiter nutzen können. Auch zur USt-IdNr. gibt es auf der BZSt-Website weiterführende Informationen.
Diese Kennziffer ist ein Notbehelf für Arbeitgeber, denen die Steuer-IdNr. eines Mitarbeiters unbekannt ist. Das 14-stellige Ordnungsmerkmal wird nach einer amtlich festgelegten Regel aus Namen, Vornamen und Geburtsdatum des Arbeitnehmers sowie einer Prüfziffer gebildet. Bei Martha Mustermann, die am 12.05.1980 Geburtstag hat, lautet die eTIN zum Beispiel MSTRMRTA80E12.
Diese Spezial-Steuernummer war zusätzlich zur USt-IdNr. für die elektronische Übermittlung von „Zusammenfassenden Meldungen“ (ZM) erforderlich. Sie diente der authentifizierten Datenübermittlung. Da die ZM mittlerweile auch elektronisch signiert übermittelt werden können, ist die „Teilnehmernummer“ entbehrlich.
Fangen wir mit den persönlichen Steuer- und Identifikationsnummern an: Ihre Steuernummer haben Sie vom Finanzamt bekommen. Die persönliche Steuer-Identifikationsnummer ist Ihnen im Laufe der letzten zehn Jahre per Post vom Bundeszentralamt für Steuern zugestellt worden. Sie finden die Schreiben nicht wieder? Kein Problem:
Beide persönliche Kennziffern entnehmen Sie am schnellsten Ihrem letzten privaten Steuerbescheid. Dort finden Sie in der Regel ganz oben auf der ersten Seite einen Nummernblock mit allen Steuer- und Identifikationsnummern. Beim privaten Einkommensteuerbescheid sieht zum Beispiel so aus:
Die „Steuernummer“ ist dabei die persönliche finanzamtsbezogene Steuernummer. Fragen zu dieser Steuernummer beantwortet Ihr Wohnortfinanzamt. Bei der „IdNr.“ handelt es sich um die lebenslange persönliche Steuer-Identifikationsnummer. Fragen zu dieser Kennziffer beantwortet das Bundeszentralamt für Steuern (Tel.: 0228 406-1240).
Ihre betriebliche Steuernummer finden Sie auf dem letzten Bescheid, den das Finanzamt an Ihr Unternehmen geschickt hat.
Mit Fragen zur betrieblichen Steuernummer wenden Sie sich an das Finanzamt an Ihrem Standort.
Falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind, haben Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vom Bundeszentralamt für Steuern bekommen. Wenn Sie Ihre USt-IdNr. als Ersatz für Ihre Steuernummer verwenden, finden Sie die Kennziffer zum Beispiel auf Ihren Ausgangs-Rechnungen oder auch im Impressum Ihrer Website. Falls Ihre USt-IdNr. nicht mehr auffindbar ist, können Sie sich die Kennziffer noch einmal neu zuschicken lassen:
Die Kontaktdaten lauten:
Bundeszentralamt für Steuern
Ludwig-Karl-Balzer-Allee 2
66740 Saarlouis, Tel.: 0228 406-1222
Falls Ihnen noch gar keine USt-IdNr. zugeteilt wurde, können Sie im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung einen Online- “Antrag auf Vergabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer” stellen:
Die gute Nachricht zum Schluss: Bei WISO MeinBüro brauchen Sie Ihre Steuer- und Identifikationsnummern nur einmal einzugeben. Falls Sie das nicht gleich bei der Ersteinrichtung erledigt haben, finden Sie die Eingabefelder im Arbeitsbereich „Stammdaten“ – „Meine Firma“ unter „Firmendaten“ im Abschnitt „Firmenangaben“:
Das Programm sorgt dann dafür, dass die Angaben an den passenden Stellen Ihrer Steuerformulare und sonstigen Dokumente eingetragen werden.
An welcher Stelle Ihrer Rechnungen und sonstigen Geschäftskorrespondenz die Steuer- und Identifikationsnummern auftauchen, hängt von der gewählten „Briefpapier“-Vorlage ab. Auf die Inhalte und Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe nehmen Sie mit dem Briefpapier-Gestalter Einfluss. Sie rufen die Funktion über den Menüpunkt „Stammdaten“ – „Briefpapier gestalten“ auf. Bei den meisten Standard-Layoutvorlagen sind die Steuernummern im Fußtext am unteren rechten Seitenrand untergebracht:
Sie können die Steuernummern und alle anderen Angaben selbstverständlich auch an anderen Positionen aufführen. Und gleich noch ein Tipp hinterher: Noch mehr Flexibilität bei der Gestaltung Ihrer Geschäftskorrespondenz ermöglicht das Modul Designer: Neben Text- und Grafikelementen, die Sie beliebig platzieren und verändern können, ermöglicht Ihnen das Profitool auch Anpassungen von Positionen, Farben und Schriften hardcodierter Elemente.
