Wenn du ein Unternehmen gründest oder schon selbstständig tätig bist, stellt sich früher oder später die Frage: Ab wann bin ich eigentlich buchführungspflichtig? Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab – unter anderem von deiner Rechtsform, deinem Umsatz und deinem Gewinn. In diesem Beitrag erfährst du, wann die einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) genügt – und wann du zur doppelten Buchführung verpflichtet bist.
Die Buchführungspflicht bestimmt, ob du deine Geschäftsvorgänge durch eine doppelte Buchführung inklusive Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) dokumentieren musst. Sie ist rechtlich geregelt – und je nachdem, wie dein Unternehmen strukturiert ist und wie erfolgreich es wirtschaftet, kann diese Pflicht auf dich zutreffen.
Nach dem Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB) gilt grundsätzlich: Jeder Kaufmann ist buchführungspflichtig. Wenn du also ein Handelsgewerbe betreibst und im Handelsregister eingetragen bist, musst du eine doppelte Buchführung führen. Dazu gehören beispielsweise eingetragene Einzelkaufleute, OHGs oder Kommanditgesellschaften (KGs).
Für Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder AG gilt die Buchführungspflicht immer – ganz unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Auch wenn du dich als Einzelunternehmer freiwillig ins Handelsregister eintragen lässt, fällst du automatisch unter diese Pflicht.
Kleingewerbetreibende können davon ausgenommen sein – allerdings ist die Grenze hier fließend und nicht immer leicht zu bestimmen. Falls du unsicher bist, lohnt sich der Gang zum Steuerberater.
Zusätzlich zur handelsrechtlichen gibt es eine steuerrechtliche Buchführungspflicht nach § 141 der Abgabenordnung (AO). Hier spielen konkrete Zahlen eine Rolle: Wenn du mit deinem Gewerbebetrieb in zwei aufeinanderfolgenden Jahren entweder
mehr als 800.000 Euro Umsatz oder
mehr als 80.000 Euro Gewinn
erzielst, musst du zur doppelten Buchführung übergehen – auch wenn du nicht ins Handelsregister eingetragen bist. Diese Regelung betrifft vor allem Einzelunternehmerinnen und -unternehmer.
Land- und Forstwirte hatten bisher eine zusätzliche Grenze: Ab einem Wirtschaftswert von 25.000 Euro bei selbst bewirtschafteten Flächen galt bisher auch hier die Buchführungspflicht. Diese Pflicht entfällt seit dem 01.01.2025.
Wichtig: Diese steuerrechtlichen Grenzwerte gelten nicht für Freiberufler. Wenn du beispielsweise als Arzt, Designerin oder Rechtsanwalt arbeitest, darfst du deine Gewinne weiterhin über die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln – selbst wenn du die Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreitest.
Mit der Buchführungspflicht steigen auch deine Anforderungen: Du musst regelmäßig eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Das bedeutet mehr Aufwand, aber auch mehr Transparenz – sowohl für dich als Unternehmer als auch für das Finanzamt. Falls du unter der Grenze bleibst, genügt weiterhin die einfache EÜR, bei der du lediglich Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellst.
Ob du buchführungspflichtig bist, hängt nicht nur von deiner Rechtsform ab, sondern auch von deiner wirtschaftlichen Entwicklung. Gerade wenn dein Unternehmen wächst, solltest du regelmäßig prüfen, ob du die relevanten Umsatz- oder Gewinnschwellen überschreitest. Nur so kannst du rechtzeitig die nötigen Schritte einleiten und Ärger mit dem Finanzamt vermeiden.
Wenn du dir unsicher bist, ob du bereits zur Buchführung verpflichtet bist oder bald wirst, ist eine Beratung durch einen Steuerberaterin empfehlenswert – vor allem, um mögliche Fallstricke frühzeitig zu erkennen.
