Kleinunternehmer: Befreiung bleibt bestehen
Wichtig für viele Selbstständige: Kleinunternehmer sind weiterhin von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Das BMF setzt damit die gesetzlich verankerte Ausnahme aus § 34a UStDV auch in der Verwaltungspraxis um. Dennoch dürfen sie auf freiwilliger Basis E-Rechnungen versenden – und das auch ohne vorherige Zustimmung des Empfängers. Insbesondere hier hatte das BMF im März für Unsicherheit gesorgt, ob die Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig ist oder nicht.
Validierungspflicht: Empfohlen, aber unklar geregelt
Ein weiteres zentrales Thema des neuen Entwurfs ist die Validierung von E-Rechnungen. Laut BMF sollten geeignete Tools genutzt werden, um die Format-Zulässigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Was jedoch genau als „geeignet“ gilt, bleibt offen – eine klare Definition fehlt. Damit liegt die Verantwortung weiterhin beim Unternehmer, geeignete Prüfmechanismen zu etablieren.
Fehlerhafte Rechnungen: Konsequenzen bei Format- und Inhaltsmängeln
Ein weiteres Augenmerk liegt auf den Folgen fehlerhafter Rechnungen. Weicht eine Rechnung vom zulässigen strukturierten Format ab, stuft die Finanzverwaltung sie als „sonstige Rechnung“ ein – mit möglichen Nachteilen für Vorsteuerabzug und Dokumentationspflichten. Inhaltliche Mängel – etwa fehlende Pflichtangaben – führen sogar dazu, dass die Rechnung umsatzsteuerlich nicht anerkannt wird. Die Finanzverwaltung nennt als Beispiel sogenannte „critical errors“, die bei der technischen Prüfung auftreten können.
Mehrere Dokumente = keine E-Rechnung?
Immer wieder stellt sich die Frage, ob auch Rechnungen zulässig sind, die sich aus mehreren Dokumenten zusammensetzen – beispielsweise bei ergänzenden Anlagen. Die Finanzverwaltung grenzt hier deutlich ab: Eine „ordentliche E-Rechnung“ muss alle Pflichtangaben im strukturierten Datensatz enthalten. Werden relevante Angaben nur in unstrukturierten Anlagen übermittelt, liegt keine E-Rechnung vor.
Die bislang übliche Regelung in § 31 Abs. 1 UStDV (Zusammensetzung aus mehreren Dokumenten) wird demnach nicht auf E-Rechnungen angewendet – ein Paradigmenwechsel.
Korrekturen: Nur bei Leistungsänderungen erforderlich
Das BMF differenziert klar zwischen Änderungen der Bemessungsgrundlage und Änderungen des Leistungsinhalts. Im ersten Fall – etwa bei Preisnachlässen nach Reklamationen – genügt ein entsprechender Vermerk, ohne dass eine Rechnung korrigiert werden muss. Ändert sich hingegen der Leistungsinhalt, ist eine vollständige Rechnungsberichtigung erforderlich.
