E-Rechnung: Was jetzt für die elektronischen Rechnungen wichtig ist

Nach dem im März 2024 das politische Durcheinander rund um das Wachstumschancengesetz geklärt wurde, steht nun auch der E-Rechnung nichts mehr im Weg. Die nun ab dem 01.01.2025 kommenden E-Rechnungspflicht stellt nicht nur eine Anforderung dar, sondern eröffnet deutsche Unternehmen und Steuerkanzleien eine Vielzahl neuer Möglichkeiten. Mit dem verpflichtenden Wechsel zu elektronischen Rechnungen nach EU-Norm sind insbesondere die Unternehmen nun im Zugszwang, die bisher auf traditionelle Finanzsoftware verzichtet haben. Die Umstellung mag herausfordernd erscheinen, aber die Vorteile sind weitreichend und alltagsrelevant – besonders wenn es um die Steigerung der Effizienz geht oder durch Zeitersparnis und Reduzierung von Papierverbrauch. Doch für Kleinunternehmer können sich hieraus auch spezifische Herausforderungen ergeben. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die Einführung von E-Rechnungen in Deutschland und zeigen mögliche Lösungsansätze für Kleinunternehmer auf.

Was sind E-Rechnungen?

Eine E-Rechnung ist, einfach ausgedrückt, die elektronische Form einer herkömmlichen Papierrechnung. Sie enthält alle üblichen Informationen einer Rechnung, muss jedoch bestimmten Standards entsprechen, damit Sie rechtlich anerkannt werden kann. E-Rechnungen können in verschiedenen elektronischen Formaten erstellt und versendet werden, wobei die gängigsten Formate XML oder PDF (mit integrierten XML-Daten) sind. Wobei eine PDF-Rechnung umgekehrt nicht automatisch eine E-Rechnung ist.

Warum wird die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend?

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist Teil eines größeren digitalen Transformationsprozesses innerhalb der Europäischen Union, um den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern und die Effizienz öffentlicher Verwaltungen zu steigern. Für Deutschland bedeutet dies eine Anpassung an EU-Richtlinien und eine Vereinheitlichung des Rechnungsverkehrs, was letztlich zu einer schnelleren und sichereren Abwicklung von Geschäftstransaktionen führen soll.

Herausforderungen für Kleinunternehmer

Obwohl die Vorteile von E-Rechnungen offensichtlich sind, könnten Kleinunternehmer vor spezifischen Herausforderungen stehen, darunter:

1. Technische Hürden
   Die Umstellung auf ein volldigitales Rechnungssystem erfordert eine gewisse technische Infrastruktur und Know-how, was für Kleinunternehmer eine Herausforderung darstellen kann. Nicht jedes kleine Unternehmen verfügt über die notwendigen Ressourcen oder das Fachwissen, um diese Umstellung reibungslos zu bewältigen.
2. Kosten
   Die Anfangsinvestition in eine geeignete Softwarelösung für E-Rechnungen kann für kleinere Unternehmen eine finanzielle Belastung darstellen. Auch können laufende Kosten für die Wartung und Aktualisierung der Software anfallen.
3. Schulung und Anpassung
   Mitarbeiter müssen in der Handhabung neuer Software geschult werden, was Zeit und Ressourcen erfordert. Ebenso kann die Anpassung interner Prozesse an das neue System eine Herausforderung darstellen.

Das ändert sich konkret ab 2025

1. Verpflichtung zur Erstellung elektronischer Rechnungen bei inländischen B2B-Geschäften
2. Neue, allgemeine Format-Vorgaben für Rechnungen nach der EU Norm CEN 16931
3. Die Vorrangstellung der Papierrechnungen soll abgeschafft werden. Zukünftig gilt die elektronische Rechnung als führend
4. Diverse rechtliche Anpassungen, die die elektronische Rechnung in Bezug auf Echtheit, Gültigkeit, Lesbarkeit und Wertigkeit mit der Rechnung in Papierform gleichstellen

So unterstützt WISO MeinBüro Unternehmer

In unseren WISO MeinBüro Buchhaltungstools können Sie auch jetzt schon E-Rechnungen generieren:

1. In WISO MeinBüro Rechnungen können Sie mit der Erweiterung efacto XRechnung elektronische Rechnungen als PDF im XRechnungsformat erzeugen.
2. WISO MeinBüro Desktop ermöglicht Ihnen den Export von eRechnungen im ZUGFeRD-Format oder XML-Format direkt aus der Anwendung

Fazit

Mit der richtigen Vorbereitung, den passenden Ressourcen und einer offenen Einstellung zur Digitalisierung können auch Kleinunternehmer diese Herausforderung erfolgreich meistern und von den Vorteilen der digitalen Rechnungslegung profitieren.