Ein Auftrag besteht selten nur aus einer Rechnung. Meist beginnt er mit einem Angebot, führt über die eigentliche Leistung zur Rechnung und endet erst mit dem Zahlungseingang. Bleibt die Zahlung aus, kommen Zahlungserinnerung oder Mahnung hinzu.
Gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen kann es schwierig werden, alle Vorgänge zuverlässig im Blick zu behalten. Eine Buchhaltungssoftware für Angebote und Rechnungen hilft dir dabei, die einzelnen Schritte zusammenzuführen und deine Aufträge strukturiert nachzuverfolgen.
Mit einer passenden Buchhaltungssoftware verwaltest du Angebote, Rechnungen und Mahnungen an einem zentralen Ort. Statt Informationen über verschiedene Dokumente, Ordner oder Anwendungen zu verteilen, kannst du zusammengehörige Vorgänge übersichtlich bearbeiten.
Das erleichtert dir unter anderem:
So weißt du schneller, wo ein Auftrag gerade steht und welcher Schritt als Nächstes ansteht.
Auftragsnachverfolgung beschreibt den Überblick über einen Geschäftsvorgang von der ersten Anfrage - beziehungsweise dem Angebot - bis zum Abschluss. Dabei geht es nicht nur darum, ein paar Dokumente zu erstellen. Entscheidend ist, dass du erkennen kannst, was bereits erledigt wurde und wo noch etwas offen ist.
Ein typischer Ablauf sieht zum Beispiel so aus:
Je mehr Kunden und Aufträge du gleichzeitig betreust, desto wichtiger wird eine klare Struktur.
Bei wenigen Aufträgen lassen sich Angebote und Rechnungen zunächst auch getrennt organisieren. Mit zunehmender Zahl an Kunden und Vorgängen steigt jedoch der Aufwand.
Typische Fragen sind dann:
Wenn du diese Informationen jedes Mal aus verschiedenen Dateien, E-Mails oder Listen zusammensuchen musst, kostet das Zeit und erhöht das Risiko, einen offenen Vorgang zu übersehen.
Eine Buchhaltungssoftware für Angebote und Rechnungen kann die einzelnen Schritte eines Auftrags in einem gemeinsamen Arbeitsablauf zusammenführen.
Am Anfang steht häufig die Angebotserstellung. Darin hältst du fest, welche Leistungen oder Produkte du anbietest und zu welchen Konditionen.
Eine Software kann dir dabei helfen, wiederkehrende Informationen wie Kunden- und Artikeldaten zentral zu verwalten. Dadurch musst du diese Angaben nicht für jeden Vorgang neu zusammensuchen.
Bei der Auswahl eines Buchhaltungsprogramms solltest du darauf achten, ob die Angebotserstellung zu deinen tatsächlichen Abläufen passt. Je nach Unternehmen können beispielsweise unterschiedliche Positionen, individuelle Texte oder eigene Dokumentendesigns wichtig sein.
Wird ein Angebot angenommen, beginnt die eigentliche Auftragsbearbeitung. Jetzt ist vor allem wichtig, dass du den Zusammenhang zwischen Kunde, Angebot und den folgenden Dokumenten nicht verlierst.
Eine durchgängige Verwaltung reduziert doppelte Arbeit. Du kannst vorhandene Informationen weiterverwenden, statt denselben Vorgang mehrfach anzulegen.
Nach der Leistung folgt die Rechnung. Eine strukturierte Rechnungsverwaltung hilft dir nicht nur beim Erstellen des Dokuments. Sie sorgt auch dafür, dass du ausgestellte Rechnungen später schnell wiederfindest und offene Vorgänge erkennst.
Dabei spielen unter anderem folgende Informationen eine Rolle:
Mehr zu den Pflichtangaben einer Rechnung erfährt du in unserem Ratgeberbeitrag "Pflichtangaben auf Rechnungen: Das muss drauf!".
Eine zentrale Verwaltung wird besonders wichtig, wenn du regelmäßig mehrere Rechnungen gleichzeitig bearbeitest.
Mit dem Versand der Rechnung ist der Auftrag noch nicht abgeschlossen. Erst der Zahlungseingang beendet den finanziellen Teil des Vorgangs.
Deshalb gehört die Kontrolle offener Rechnungen zur Auftragsnachverfolgung dazu. Du solltest erkennen können, welche Rechnungen bezahlt und welche noch offen sind.
Das verhindert, dass ausstehende Zahlungen im Tagesgeschäft untergehen.
Wird eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt, folgt gegebenenfalls das Mahnwesen. Auch hier hilft ein klarer Bezug zum ursprünglichen Vorgang.
Statt erneut nach Rechnungsdaten und Kundeninformationen zu suchen, liegen die relevanten Angaben bereits vor. So kannst du offene Forderungen strukturiert weiterbearbeiten.
Nicht jedes Unternehmen benötigt denselben Funktionsumfang. Für einen durchgängigen Ablauf von Angebot bis Zahlung sind einige Bereiche jedoch besonders relevant.
| Funktion | Nutzen im Arbeitsalltag |
| Angebotserstellung | Du erstellst und verwaltest Angebote zentral. |
| Kundenverwaltung | Kontaktdaten stehen für weitere Vorgänge bereit. |
| Artikelverwaltung | Wiederkehrende Produkte und Leistungen lassen sich einfacher verwenden. |
| Rechnungsverwaltung | Du behältst ausgestellte und offene Rechnungen im Blick. |
| Zahlungsübersicht | Du erkennst schneller, welche Zahlungen noch fehlen. |
| Mahnwesen | Du kannst offene Forderungen strukturiert weiterbearbeiten. |
| Dokumentenverwaltung | Zusammengehörige Unterlagen lassen sich leichter wiederfinden. |
Entscheidend ist nicht die größtmögliche Zahl an Funktionen. Die Software sollte die Abläufe unterstützen, die du in deinem Unternehmen tatsächlich brauchst.
Angebote in einem Programm, Rechnungen in einem anderen und offene Zahlungen in einer zusätzlichen Tabelle: Solche getrennten Abläufe können funktionieren, verursachen aber zusätzlichen Pflegeaufwand.
Eine zentrale Lösung bietet vor allem dann Vorteile, wenn Informationen über mehrere Schritte hinweg benötigt werden.
Für kleine Unternehmen bedeutet das vor allem: weniger Suchen und mehr Überblick über laufende Aufträge.
Buchhaltungsprogramme unterscheiden sich deutlich im Funktionsumfang. Bevor du dich für eine Lösung entscheidest, solltest du deshalb deine eigenen Abläufe betrachten.
Überlege, welche Schritte regelmäßig vorkommen:
Je genauer du deinen Ablauf kennst, desto leichter kannst du beurteilen, welche Funktionen wirklich wichtig sind.
Viele einzelne Funktionen helfen wenig, wenn du zwischen ihnen ständig Daten übertragen musst. Prüfe deshalb nicht nur, ob eine Software Angebote und Rechnungen erstellen kann.
Wichtig ist auch, wie gut die einzelnen Arbeitsschritte zusammenspielen.
Eine Software schafft Struktur, ersetzt aber keine klaren Abläufe. Einige Fehler lassen sich vermeiden, wenn du von Anfang an einheitlich arbeitest.
Wer denselben Kunden mehrfach erfasst, erzeugt schnell unterschiedliche Datenstände. Pflege Kundendaten deshalb möglichst zentral.
Eine ausgestellte Rechnung ist noch kein Zahlungseingang. Kontrolliere offene Forderungen regelmäßig, damit überfällige Rechnungen nicht liegen bleiben.
Angebot, Rechnung und Mahnung gehören zu einem gemeinsamen Vorgang. Eine klare Zuordnung erleichtert die spätere Suche.
Je mehr Listen und Anwendungen du parallel pflegst, desto größer wird der Abstimmungsaufwand. Prüfe deshalb, welche Arbeitsschritte du sinnvoll in einem System bündeln kannst.
Mit WISO MeinBüro kannst du zentrale Schritte rund um deine Aufträge in einer Anwendung abbilden. Je nach gewähltem Plan stehen Funktionen für Angebote, Rechnungen, Kunden und Artikel sowie Zahlungserinnerungen und Mahnungen zur Verfügung.
WISO MeinBüro unterstützt unter anderem:
So kannst du Informationen rund um deine Kunden und Geschäftsvorgänge an einem Ort zusammenführen und offene Aufgaben leichter im Blick behalten.
Eine solche Software verbindet die Erstellung und Verwaltung von Angeboten und Rechnungen mit weiteren kaufmännischen Aufgaben. Je nach Lösung gehören dazu zum Beispiel Kundenverwaltung, Zahlungsübersicht und Mahnwesen.
Ja. Viele Buchhaltungsprogramme verbinden Angebotserstellung und Rechnungsverwaltung. Dadurch kannst du zusammengehörige Geschäftsvorgänge zentral bearbeiten.
Sie hilft dir zu erkennen, in welchem Bearbeitungsstand sich ein Auftrag befindet. So siehst du schneller, ob beispielsweise noch eine Rechnung erstellt, eine Zahlung geprüft oder ein offener Vorgang bearbeitet werden muss.
Das Mahnwesen kann ein wichtiger Teil davon sein. Bleibt eine Rechnung offen, setzt sich der Vorgang nach dem Rechnungsversand fort. Eine strukturierte Verwaltung hilft dir dabei, diese offenen Forderungen im Blick zu behalten.
Ja. WISO MeinBüro unterstützt E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD.
Eine Buchhaltungssoftware für Angebote und Rechnungen hilft dir, die einzelnen Schritte eines Auftrags zusammenzuführen. Statt Angebote, Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen getrennt zu betrachten, behältst du den gesamten Vorgang besser im Blick.
Gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen kann das den Verwaltungsaufwand reduzieren. Entscheidend ist, dass die Software zu deinem tatsächlichen Arbeitsablauf passt und dir die Informationen liefert, die du für den nächsten Schritt brauchst.
Mit WISO MeinBüro kannst du Angebote, Rechnungen und weitere kaufmännische Vorgänge zentral bearbeiten und so mehr Struktur in deine Auftragsverwaltung bringen.
