Was ist die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer?

Die KU‑IdNr. ist ein neues Identifikationsmerkmal, das vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben wird. Sie ähnelt der USt‑IdNr., richtet sich aber gezielt an Kleinunternehmer, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Du brauchst sie insbesondere, wenn du die EU‑Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest – etwa, um grenzüberschreitende EU-Umsätze regelmäßig melden zu können. 

Warum benötigst du als Kleinunternehmer die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer?

Normalerweise genießt du als Kleinunternehmer Steuerfreiheit, solange deine Umsätze bestimmte Grenzen einhalten. Aber sobald du Leistungen oder Waren innerhalb der EU grenzüberschreitend anbietest oder empfängst, kommt die Zusammenfassende Meldung (ZM) ins Spiel – und genau hierfür ist die KU‑IdNr. erforderlich OnlineSteuern. Praktisch: Sie erlaubt es dir, EU‑weit aktiv zu sein, ohne dich in jedem Land separat steuerlich registrieren zu müssen – erleichtert und effizient.

Unterschied zwischen KU-IdNr., USt-IdNr. und W-IdNr.

USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)

Diese Nummer ist EU-weit anerkannt und kann auch von Kleinunternehmern beantragt werden – sie verlieren dadurch nicht ihren Status. Sie ist besonders sinnvoll für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU, etwa zur Nutzung des Reverse-Charge-Verfahrens oder beim Einkauf digitaler Services.

W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer)

Ein neu eingeführtes, automatisches Identifikationsmerkmal ab November 2024 für alle wirtschaftlich tätigen Personen, inklusive Kleinunternehmer. Die Nummer erfolgt ohne Antrag, wird digital über ELSTER mitgeteilt und dient der eindeutigen Identifikation bei Behörden. Sie ersetzt die KU‑IdNr. oder USt‑IdNr. nicht, sondern existiert parallel.

KU-IdNr.

Eine Ergänzung zur bereits bestehenden Steuernummer (und möglichen USt‑IdNr.), speziell für Kleinunternehmer, die innergemeinschaftliche Umsatzmeldungen machen möchten.

Wann brauchst du welche Nummer?

• Du bietest nur in Deutschland Dienstleistungen oder Waren an? Dann reicht deine Steuernummer – keine KU‑IdNr. oder USt‑IdNr. notwendig.
• Du tätigst innergemeinschaftliche Umsätze in der EU? Dann brauchst du mindestens die USt‑IdNr. – sie ist sinnvoll und erlaubt dir die Nutzung gesetzlicher Verfahren wie Reverse-Charge, ohne Umsatzsteuer auszuweisen oder zahlen.
• Du möchtest von der EU‑Kleinunternehmerregelung profitieren und regelmäßig melden? Dann ist die KU‑IdNr. Pflicht.
• Kurz zur W‑IdNr.: Du bekommst sie automatisch, wenn du wirtschaftlich tätig bist und entweder Umsatzsteuererklärungen abgeben musst oder Kleinunternehmer bist.

Wie kannst du die Nummern beantragen oder nutzen?

• USt-IdNr.:
  Du kannst sie freiwillig beim BZSt online beantragen, auch als Kleinunternehmer. Die Beantragung kostet nichts und erfolgt meist innerhalb weniger Wochen. Sobald erteilt, musst du sie auf Rechnungen und im Impressum angeben – andernfalls droht Abmahngefahr.
• KU-IdNr.:
  Daten dazu stammen primär vom BZSt, in der Regel verbunden mit der Beantragung über eigens dafür vorgesehene Formulare – soweit in sevDesk beschrieben. Die genaue Vorgehensweise ist über das BZSt oder Steuerberater zu erfragen.
• W-IdNr.:
  Du brauchst nichts zu tun – sie wird automatisch vergeben und digital mitgeteilt über ELSTER oder per Mitteilung.

Dein kurzer Überblick

Wenn du kleinunternehmerisch in Deutschland unterwegs bist und ausschließlich inländisch agierst, genügt dir dafür deine Steuernummer. Wenn du aber auf der nächsten Ebene bist  und regelmäßig EU-Umsätze meldest,  ist die KU-IdNr. unerlässlich, ein cleverer EU-spezifischer Schlüssel. Parallel dazu sorgt die neue W-IdNr. ab 2025 für eine einheitliche Identität deines Unternehmens im Steuer- und Behördenverkehr – praktisch, wenn auch (noch) nicht zwingend in deinem Fokus.