Seit 01. Januar 2025 wird die Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen Gesetz. Sie betrifft alle Selbstständigen und Unternehmen. Es gibt zwar einige Ausnahmen und Übergangsregelungen. Du solltest dich am besten frühzeitig mit dem Thema E-Rechnung befassen.
Erhältst und verschickst du deine Rechnungen als klassische PDF-Datei oder auf Papier, vielleicht sogar als Word- oder Excel-Dokument? Dann musst du dich ab dem Jahreswechsel umstellen. Seit dem 01. Januar 2025 müssen Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland grundsätzlich als E-Rechnungen ausgestellt werden, in einem „strukturierten elektronischen Format“. Gemeint sind XML-Dateien, die eine bestimmte Norm erfüllen (EN 16931). In Deutschland verbreitet sind bislang zwei solche Dateiformate. Sie heißen XRechnung und ZUGFeRD.
Die neue E-Rechnungsvorschrift gilt zwar nicht in allen Fällen. Zudem gibt es verschiedene Übergangsfristen. Doch ab dem neuen Jahr müssen sämtliche Unternehmen und Selbstständigen in der Lage sein, E-Rechnungen zu akzeptieren und zu archivieren.
Um den Einstieg in die E-Rechnung übersichtlich zu machen, listet dieser Beitrag auf, welche Schritte du jetzt unternehmen solltest und was du zur E-Rechnungspflicht wissen musst.
Wir haben noch mehr Informationen zur E-Rechnung für dich, darunter auch einführende Hinweise:
Seit diesem Tag musst du in der Lage sein, E-Rechnungen im vorgeschriebenen XML-Dateiformat zu empfangen und zu archivieren. Dazu benötigst du geeignete Software. Du solltest vor allem mit den zwei in Deutschland besonders verbreiteten E-Rechnungsformaten zurechtkommen: XRechnung und ZUGFeRD.
Anders als für den Versand gibt es beim Empfang von E-Rechnungen keine Übergangsfrist. Wenn ein Lieferant oder Dienstleister dir eine E-Rechnung schickt, musst du diese auslesen und im Originalformat archivieren können. Natürlich kannst du auch freundlich anfragen und um ein anderes Rechnungsformat bitten. Einen Anspruch hast du darauf jedoch nicht.
Beim Hybridformat ZUGFeRD ist das Betrachten kein Problem: die Dateien sehen für das menschliche Auge wie PDF-Dokumente aus. Der XML-Teil liegt unter der Oberfläche. Ohne Software kannst du ihn nicht sehen.
Das gilt erst recht für XRechnung, wie dieses Beispiel deutlich macht. Um eine Rechnung in diesem Format auslesen zu können, benötigst du ein geeignetes Programm, zum Beispiel WISO MeinBüro.
Wie alle Rechnungsdokumente müssen auch E-Rechnungen revisionssicher aufbewahrt werden, und das für zehn Jahre. Ab dem Jahreswechsel 2024/2025 muss für die Voraussetzungen gesorgt sein.
Das bedeutet: Zumindest die XML-Dateien müssen im Originalformat digital gespeichert werden. Zudem muss das Auslesen der archivierten Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein. Nachträgliche Änderungen an den Dateien müssen unmöglich beziehungsweise dauerhaft ersichtlich sein.
Auch diese Anforderungen lassen sich am leichtesten durch eine professionelle Software erfüllen. Programme wie die WISO MeinBüro-Produkte sorgen dafür, dass dein Rechnungsarchiv bei Betriebsprüfungen keine Beanstandungen auslöst.
In bestimmten Fällen brauchst du dich mit dem Ausstellen von E-Rechnungen nicht zu befassen. Das gilt jedoch nur, wenn sämtlichen seiner Ausgangsrechnungen in eine der folgenden Kategorien fallen:
In den genannten Fällen kannst du auf die Ausstellung von E-Rechnungen verzichten und musst dich nicht um ein Programm dafür kümmern. Ob eine halbe Lösung, die nur die Annahme von E-Rechnungen ermöglicht, wirklich sinnvoll ist, sei dahingestellt. Mit einer Buchführungssoftware wie WISO MeinBüro ist das Problem sowohl für Eingangsrechnungen wie Ausgangsrechnungen dauerhaft und auf bequeme Art gelöst.
Anders als beim Empfang hat das Erstellen eigener Rechnungen in den erlaubten XML-Formaten hat grundsätzlich noch über den Jahreswechsel hinaus Zeit. Das gilt selbst bei Rechnungen an Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
In all diesen Fällen muss der Rechnungsadressat einverstanden sein, eine „sonstige Rechnung“ anstelle einer E-Rechnung im vorgeschriebenen XML-Format zu erhalten.
Offenbar wollte der Gesetzgeber ausschließen, dass kurz vor Auslaufen der Übergangsfristen noch in großem Umfang Vorab-Rechnungen im sonstigen Format zu späteren Geschäften gestellt werden. So gilt für alle drei der genannten Übergangsregelungen:
Die E-Rechnungspflicht betrifft auch Gutschriften (als umgekehrte, vom Leistungsempfänger ausgestellte Rechnungsdokumente), Sammelrechnungen über laufende Lieferungen oder Dienstleistungen sowie Rechnungskorrekturen. Du musst seit 2025 also in der Lage sein, eine eingehende Gutschrift oder Korrektur-Rechnung in Form einer XRechnung zu verarbeiten. Bei Rechnungskorrekturen muss gemäß BMF-Schreiben der Typ der ursprünglichen Rechnung beibehalten werden. Eine fehlerhafte E-Rechnung darf nicht durch eine Papierrechnung korrigiert werden.
Bei vielen Geschäften werden zunächst Anzahlungen oder Abschläge in Rechnung gestellt und dann am Ende Schlussrechnungen ausgestellt. In dieser Schlussrechnung sind als Teil der besonderen Rechnungsangaben die Rechnungsbeträge und Umsatzsteuerbeträge der Abschlagsrechnungen anzugeben. Unter „Abschlags- und Schlussrechnungen“ (WISO MeinBüro Desktop)/ „Abschlags- und Schlussrechnungen erstellen” (WISO MeinBüro Rechnungen) findest du dazu eine Praxisanleitung für WISO MeinBüro.
In Bezug auf E-Rechnung gibt es jedoch ein Problem: der vorgeschriebene XML-Standard enthält bislang keine Definition für die entsprechenden Informationen in Schlussrechnungen.
Leicht zu übersehen bei der Umstellung auf die E-Rechnung sind sogenannte Dauerschuldverhältnisse wie Abonnements, Wartungsverträge, die Vereinbarungen mit Reinigungsfirmen sowie Entsorgungs- oder Energiedienstleistern, laufende Softwarelizenz-, Cloud- oder Domain-Verträge und ähnliches mehr.
Solche Verträge regeln im Normalfall eine (fortlaufende) Zahlungspflicht mit Umsatzsteueranteil und zählen deshalb in umsatzsteuerrechtlicher Sicht ebenfalls als Rechnungen. Anders ausgedrückt: auch in Bezug auf solche Verträge besteht E-Rechnungspflicht, wenn keine der Ausnahmen oder Übergangsregelungen greift.
Dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung zufolge reicht es, wenn zu solchen Dauerschuldverhältnissen einmalig eine E-Rechnung gestellt wird, und zwar zum ersten Teilleistungzeitraum (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Abschnitt 3.3). Gemeint ist der erste Monat, das erste Quartal oder Jahr, das abgerechnet wird.
Die E-Rechnung muss den Vertrag als Anhang enthalten oder eindeutig auf ihn Bezug nehmen. Eine erneute E-Rechnung ist nötig, wenn sich später die Beträge ändern, etwa durch eine Tarif- oder Mieterhöhung.
Von der E-Rechnungspflicht sind nur Vertragsverhältnisse erfasst, die ab dem 01. Januar 2027 neu abgeschlossen werden. Zu bestehenden beziehungsweise bis dahin vereinbarten Dauerrechnungen wie einem laufenden Mietvertrag muss keine E-Rechnung ausgestellt werden.
In einigen EU-Ländern ist die E-Rechnung schon seit längerem eingeführt. Vorreiter war Italien. Dort ist das E-Rechnungsformat FatturaPA schon seit 2019 verbindlich, die Rechnungen werden über das amtliche „Sistema di Interscambio“ übermittelt. Seit 2022 gilt die E-Rechnungspflicht auch bei grenzüberschreitenden Rechnungen, etwa nach Deutschland. Allerdings sollen die Rechnungsempfänger in diesem Fall zusätzlich eine Rechnung im herkömmlichen Format erhalten.
Der französische E-Rechnungsstandard "Factur-X" ist voll kompatibel mit dem in Deutschland verbreiteten Standard ZUGFeRD.
In den nächsten Jahren werden weitere EU-Länder die E-Rechnung im B2B-Bereich einführen. Wenn du regelmäßig Lieferanten oder Dienstleister aus dem EU-Ausland nutzt, solltest du dies im Auge behalten. Erkundige dich, ob deine Geschäftspartner auf ein E-Rechnungsformat umstellen werden.
