Um die Kleinunternehmer-Grenze von 25.000 Euro ranken sich eine Menge Halb- und Unwahrheiten. Bevor du dir über mögliche Konsequenzen Sorgen machst, klärst du am besten erst einmal, welche Grenze überhaupt gemeint ist.
Zunächst einmal: Die Vorschrift stammt aus dem Umsatzsteuergesetz – genauer gesagt dem § 19 UStG. Wir sprechen hier also über eine Umsatzgrenze. Berechnungsgrundlage ist der Umsatz (nicht: Gewinn!) mit umsatzsteuerpflichtigen Waren und Dienstleistungen. Vereinfacht ausgedrückt: die Summe deiner Einnahmen eines bestimmten Jahres.
Die darauf entfallende Umsatzsteuer spielt für dich als Kleinunternehmer keine Rolle: Zwar ist im Gesetz vom Umsatz „zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr“ die Rede. Weil du als Kleinunternehmer jedoch keine Steuer auf deinen Rechnungen ausweisen darfst, trifft dieser Zusatz auf dich nicht zu.
Die Steueranteile fließen nur dann in die Berechnung der Grenze mit ein, wenn ein zuvor umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer von der „Regelbesteuerung“ zur Kleinunternehmer-Regelung wechseln will.
Doch der Reihe nach: In § 19 Abs. 1 UStG sind gleich zwei Kleinunternehmer-Grenzen festgelegt:
Wichtig: Mangels „Vorjahr“ gelten für Gründer im ersten Jahr besondere Vorschriften.
Grundsätzlich gilt: Nur wenn beide (!) Bedingungen erfüllt sind, darfst du die Kleinunternehmer-Privilegien im neuen Jahr (weiterhin) in Anspruch nehmen. Das heißt: Du brauchst deinen Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen und kannst dir die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen sparen. Im Gegenzug bekommst du aber auch die „Vorsteuer“ nicht erstattet. Zur Erinnerung: Vorsteuer ist die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer), die du selbst bei denen betrieblichen Einkauftouren bezahlst.
Ist nur eine der beiden Bedingungen nicht erfüllt (Ist- oder Plan-Umsatz überschritten), unterliegst du im neuen Jahr automatisch der Regelbesteuerung. Mit anderen Worten: Du giltst nicht mehr als Kleinunternehmer, musst deinen Kunden Umsatzsteuer in Rechnung stellen und Voranmeldungen machen. Einen ausdrücklichen Hinweis des Finanzamtes auf den Verlust des Kleinunternehmer-Status bekommst du nicht.
Seit 2025 gelten verschärfte Vorgaben für die Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung. Wird im laufenden Kalenderjahr die maßgebliche Umsatzgrenze von 100.000 Euro (bzw. im Gründungsjahr 25.000 Euro) überschritten, endet die Kleinunternehmer-Regelung sofort. Bereits der Umsatz, der über die Grenze hinausgeht, unterliegt der Regelbesteuerung – ebenso alle weiteren Umsätze des Jahres. Die bis dahin steuerfrei behandelten Kleinunternehmer-Umsätze bleiben jedoch unangetastet.
Liegt der Umsatz des Vorjahres über 25.000 Euro, aber nicht über 100.000 Euro, erfolgt der Wechsel zur Regelbesteuerung automatisch zu Beginn des neuen Kalenderjahres.
Beispiel:
Ein Unternehmer gründet im Jahr 2025 und erzielt 18.000 Euro Umsatz. Im Jahr 2026 steigen seine Umsätze auf 60.000 Euro. Da er damit die 25.000-Euro-Grenze für Gründer im Vorjahr überschritten hat, muss er ab dem 1. Januar 2027 nach den Regeln der Regelbesteuerung arbeiten – unabhängig davon, wie hoch seine Umsätze 2027 ausfallen.
Immerhin: Zumindest theoretisch hast du die Möglichkeit, deinen Kunden nachträglich nach oben korrigierte Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer auszustellen. Anstelle einer Kleinunternehmerrechnung über zum Beispiel 500 Euro würdest du bei einem Steuersatz von 19 % dann 595 Euro in Rechnung stellen.
Das Finanzamt hätte nichts dagegen: Im günstigsten Fall ergäben sich unterm Strich ja sogar höhere Umsatzsteuereinnahmen von insgesamt 95 Euro (595 Euro x 19 % USt. = 95 Euro).
Allzu viel Hoffnung solltest du dir aber nicht machen. Die Erfolgsaussichten nachträglicher Rechnungskorrekturen hängen davon ab, ob du überwiegend mit Privat- oder Geschäftskunden zu tun hast:
In jedem Fall besprichst du die Einzelheiten eventueller Rechnungs- und Voranmeldungs-Korrekturen am besten mit deinem Steuerberater.
Mangels „Vorjahr“ gilt für Gründer im ersten Jahr auf jeden Fall die Kleinunternehmer Grenze von 25.000 Euro – und zwar sowohl in Bezug auf den voraussichtlichen Jahresumsatz (Plan-Umsatz) als auch den tatsächlichen Jahresumsatz (Ist-Umsatz).
Wichtig: Gründer, die ihr Geschäft nicht im Januar beginnen, müssen ihren voraussichtlichen bzw. tatsächlichen Umsatz aufs Jahr hochrechnen:
Ganz gleich, ob in Gründungs- oder Folgejahren: Spätestens, wenn es aufs Jahresende zugeht, solltest du die Kleinunternehmer Grenze ganz genau im Auge behalten.
Mit den neuen Umsatzgrenzen ab 2025 reicht schon ein einziger Auftrag aus, um die Kleinunternehmer-Regelung zu sprengen und sofort in die Regelbesteuerung zu rutschen. Das kann schnell teuer werden, wenn du die Entwicklung deiner Umsätze nicht ständig im Blick hast.
Eine Buchhaltungssoftware nimmt dir genau diese Sorge ab: Sie zeigt dir in Echtzeit, wie nah du der Umsatzgrenze bist, warnt dich bei Überschreitungen und sorgt dafür, dass du jederzeit den Überblick behältst. So kannst du rechtzeitig planen, dich organisatorisch vorbereiten und böse Überraschungen beim Finanzamt vermeiden.
Außerdem sparst du dir mit einer digitalen Lösung jede Menge Arbeit: Rechnungen erstellen, Belege erfassen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen vorbereiten – all das geht deutlich einfacher und schneller. Kurz gesagt: Mit Software erledigst du deine Buchhaltung nicht nur sicherer, sondern auch effizienter.
