Wenn du gerade dein Unternehmen startest, stehst du schnell vor der Herausforderung Rechnungen zu erstellen - und zwar möglichst rechtssicher. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten dabei besondere Vorgaben – und diese willst du auf jeden Fall kennen, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden und von Anfang an professionell aufzutreten.
Ganz gleich, ob du E-Rechnungen oder klassische Ausgangsrechnungen ausstellst: Wenn du „Kleinunternehmer“-Status genießt und keine Umsatzsteuer erhebst, musst du das ausdrücklich auf der Rechnung vermerken. Das erklärt deinem Finanzamt und deinen Kunden, warum auf der Rechnung keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist. Damit gilt die Rechnung als rechtskonform – und genau das brauchst du, um zuverlässig bezahlt zu werden. Wird der Hinweis weggelassen, droht Ärger – im schlimmsten Fall wird deine Rechnung nicht anerkannt.
Seit 2025 gelten neue Umsatzgrenzen, die du kennen solltest: Dein Vorjahresumsatz darf nicht mehr als 25.000 € betragen, und im laufenden Jahr darfst du voraussichtlich nicht über 100.000 € liegen. Übertrittst du diese Grenzen, verlierst du automatisch den Kleinunternehmerstatus und musst Umsatzsteuer ausweisen.
Zudem gibt’s ab 2025 auch eine EU-weite Anwendung der Regelung: Unternehmer aus anderen EU-Staaten können bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen (u. a. Kleinunternehmer‑ID und Anerkennung im Ansässigkeitsstaat) ebenfalls die Befreiung in Deutschland nutzen, und umgekehrt.
Du bist nicht von deiner Pflicht zur Rechnungsstellung befreit – auch als Kleinunternehmer musst du bei Lieferung oder Leistung eine Rechnung ausstellen. Aber bestimmte Formvorgaben gelten weiterhin – mit ein paar Abweichungen: Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen, musst aber einen klaren Hinweis auf den § 19 UStG einfügen. Das kann etwa so lauten:
„Keine Umsatzsteuer ausgewiesen, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Außerdem ist eine eindeutige Identifikationsnummer notwendig, damit die Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird: Steuernummer, USt‑IdNr. oder – bei innergemeinschaftlichen Fällen – die verpflichtende Kleinunternehmer‑Identifikationsnummer.
Wenn du versehentlich Umsatzsteuer ausweist – selbst als „0 %“ – schuldet das Finanzamt diese Steuer, selbst wenn du Kleinunternehmer bist. Und fehlt der Hinweis auf § 19 UStG komplett, kann die Rechnung unangemessen oder sogar ungültig sein. So landest du schnell in einer unsicheren rechtlichen Lage.
Eine rechtssichere Rechnung ist nicht nur ein Muss gegenüber dem Finanzamt, sondern sie stärkt auch das Vertrauen deiner Kunden. Vor allem, wenn du viele Rechnungen schreiben musst, ist es mühsam, jedes Mal alle Pflichtangaben und Formulierungen manuell einzufügen. Hier lohnt sich der Einsatz einer professionellen Buchhaltungssoftware.
Mit Programmen wie WISO MeinBüro Rechnungen bist du auf der sicheren Seite: Die Software übernimmt für dich automatisch alle wichtigen Angaben, von der fortlaufenden Rechnungsnummer über die korrekte Anschrift bis hin zum Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG. Der passende Hinweis wird bei aktivierter Kleinunternehmerregelung automatisch auf jeder Rechnung eingefügt – ohne dass du dir Gedanken über die richtige Formulierung machen musst.
Das spart dir nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern, die später Ärger mit dem Finanzamt verursachen könnten. Außerdem wirken deine Rechnungen professionell gestaltet, was für dein Auftreten am Markt enorm wichtig ist. Mit einem zuverlässigen Tool wie WISO MeinBüro Rechnungen kombinierst du rechtliche Sicherheit mit einem seriösen Auftritt gegenüber deinen Kunden.
Wenn du dich richtig vorbereitest und deinen Rechnungsprozess sauber aufsetzt, sparst du dir Stress und baust Vertrauen bei deinen Kunden auf. Achte auf folgende drei Punkte:
Mit dieser Routine bist du bestens für den Start gewappnet – und deine Rechnungen sitzen rechtlich wie inhaltlich.
