Du fragst dich, was ist ein Beleg ist und wodurch er sich auszeichnet? Denn häufig hört man zum Thema Buchführung den Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Aber was soll das heißen?
Hier findest du interessante Fakten rund um das Thema Belege und deren Bedeutung in der Buchhaltung. Außerdem erhältst du Antworten auf zentrale Fragen, wie beispielsweise: Was ist ein Beleg? Wofür werden Belege benötigt? Welche Belegarten gibt es?
Wenn du in der Buchhaltung etwas belegen musst, geht es darum etwas zu beweisen oder zu quittieren. Denn für jeden Zugang oder Abgang von betrieblichem Mitteln, wie zum Beispiel Geldwerte, brauchst du einen schriftlichen Nachweis. Dieser Nachweis dokumentiert die Richtigkeit Ihres Betriebsvorgangs. Hierfür kommt ein sogenannter Beleg infrage.
Ein Beleg ist nicht nur an Geldwerte, sondern ebenso an Sachwerte gebunden und wird dementsprechend ebenfalls bei Materialeinnahmen oder Materialentnahmen erstellt. Unter dem Begriff Beleg fallen beispielsweise Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel und Inventurlisten.
Der Beleg ist ein wichtiges Grundelement der Buchführung. Er ist die Basis für jede Buchung und gilt als Beweis für die Richtigkeit Ihrer Aufzeichnungen. Wenn du also eine Buchung eines Geschäftsvorfalls ohne Beleg vornimmst ist diese ungültig. Darüber hinaus gilt für Belege eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Ein Beleg muss dabei nicht zwingend auf Papier gedruckt sein, er kann gleichermaßen in digitaler Form (z. B. PDF-Dokument) abgespeichert werden. Bei Belegen auf Thermopapier musst du, bevor diese verblassen, unbedingt Kopien anfertigen und auch die Originale aufheben.
Bei einem Beleg handelt es sich um ein offizielles Dokument, dessen Angaben fest geregelt sind. So vielfältig Belege sind, so vielfältig sind die unterschiedlichen Angaben, die diese enthalten müssen. Doch es gibt drei Angaben, die für alle Belege gleichermaßen zwingend erforderlich sind:
In der Buchhaltung können Belege auf unterschiedliche Art unterteilt werden. Sie geben zum einen Aufschluss darüber, woher sie stammen und zum anderen können Belege nach ihrem Verwendungszweck zugeordnet werden.
Die häufigsten Belegarten sind:
Darüber hinaus lassen sich Belege in drei wesentliche Kategorien unterteilen: Externe Belege, interne Belege und Eigenbelege.
Der externe Beleg wird auch Fremdbeleg genannt. Hierunter versteht man einen Beleg, der von außerhalb in dein Unternehmen gereicht wird. Ein plausibles Beispiel für das Entstehen eines externen Belegs ist: Du nimmst eine Leistung eines externen Dienstleisters in Anspruch und erhältst eine Rechnung.
Ein interner Beleg wird von deinem Unternehmen erstellt und findet Verwendung, wenn du für Kunden eine Rechnung stellen. Aber auch firmeninterne Posten, wie zum Beispiel Privatentnahmen oder Lohnzahlungen, müssen mit internen Belegen dokumentiert werden.
Wer kennt es nicht, einmal war man unachtsam und schon kann man einen wichtigen Beleg nicht mehr wiederfinden. Für solche Fälle hat das Finanzamt ein kleines Schlupfloch vorgesehen – den Eigenbeleg (auch Notbeleg genannt). Der Eigenbeleg wird von deinem Unternehmen für eine externe Leistung erstellt und beinhaltet die gleichen Angaben eines externen Belegs.
Eigenbelege sollten immer glaubwürdig sein und eine Ausnahme bilden. Ansonsten könnte, seitens des Finanzamtes, deine gesamte Buchhaltung in Zweifel gezogen werden. Im Blogbeitrag „Eigenbeleg erstellen: Das solltest du beachten!“ erfährst du mehr darüber.
