Durch die Möglichkeit der elektronischen Zustellung von Rechnungen hat sich im unternehmerischen Alltag der Rechnungsversand in den letzten Jahren stark verändert. Früher musste eine Rechnung in Papierform und per Post an den Empfänger versandt werden, und auch heute noch gibt es Unternehmen, die diese Art des Rechnungsversands bevorzugen. Ist allerdings der Rechnungsempfänger damit einverstanden, die Rechnung in elektronischer Form als so genannte „E-Rechnung“ entgegenzunehmen, steht dieser Versandmethode nichts im Wege.
Natürlich sind auch hierbei einige Regeln zu beachten. Eine E-Rechnung muss nicht nur die erforderlichen Pflichtangaben für Rechnungen enthalten, es müssen darüber hinaus auch „die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts“ für die gesamte Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gewährleistet sein. In anderen Worten heißt das, man muss als Rechnungsempfänger sichergehen, dass der Aussteller der Rechnung bekannt und eindeutig identifizierbar ist, die elektronische Rechnung korrekt und unveränderbar ist, außerdem muss sie elektronisch lesbar und archivierbar sein. Für den Rechnungsversand per Email wird daher meist das gängige PDF-Format empfohlen. Der Rechnungsversand kann über ein Rechnungsprogramm erfolgen oder aber auch in einer Email im Anhang oder per Link, über den die E-Rechnung zum Download bereit steht.
