Wer kennt es nicht: es war gerade sooo viel zu tun, dann kam auch noch der Urlaub dazwischen und schon ist die offene Rechnung liegen geblieben… Solche Zahlungsausfälle können in jedem Unternehmen vorkommen – meist sind sie gar nicht böse Absicht, sondern schlichte Vergesslichkeit oder organisatorische Fehler.
In solchen Fällen hilft eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung, um offene Beträge einzufordern, ohne die Geschäftsbeziehung unnötig zu gefährden. Wann und wie du eine höfliche Zahlungserinnerung schickst, worauf du achten solltest und wie du dein Mahnwesen effizient gestalten kannst, haben wir dir hier zusammen gefasst.
Die Zahlungserinnerung ist ein formloses Schreiben – oder auch ein Anruf – mit dem du deinen Kunden auf eine ausstehende Rechnung aufmerksam machst. Im Gegensatz zur Mahnung hat sie keinen offiziellen Charakter und kommt noch nicht mit rechtlichen Konsequenzen einher. Gerade bei treuen Kunden lohnt sich eine neutrale und höfliche Erinnerung, bevor du weitere Schritte einleitest.
Rein rechtlich bist du nicht verpflichtet, vor einer Mahnung eine Zahlungserinnerung zu verschicken. Das bedeutet: Sobald die Rechnung fällig und nicht bezahlt ist, kannst du theoretisch direkt eine Mahnung versenden und den Kunden dadurch offiziell „in Verzug“ setzen. Gesetzliche Vorgaben zur Reihenfolge von Zahlungserinnerung und Mahnung gibt es nicht.
Dennoch ergibt es aus unternehmerischer Sicht durchaus Sinn, zunächst eine Zahlungserinnerung zu verschicken: Eine freundliche Erinnerung signalisiert deinem Kunden, dass du Wert auf eine partnerschaftliche Zusammenarbeit legst. Du gibst ihm die Möglichkeit, eventuelle Missverständnisse oder Fehler schnell und unkompliziert auszuräumen.
Gerade bei langjährigen oder wichtigen Geschäftspartnern wirkt eine sofortige Mahnung oft zu fordernd oder misstrauisch und könnte die Geschäftsbeziehung belasten. Eine nett formulierte Zahlungserinnerung dagegen erhält das Vertrauen und die positive Stimmung – wichtige Faktoren, wenn du auf langfristige Kundenbeziehungen setzt.
Ein weiterer praktischer Vorteil:
Mit einer Zahlungserinnerung vermeidest du unnötigen bürokratischen Aufwand. Mahnverfahren, insbesondere gerichtliche Mahnverfahren, ziehen häufig weitere Formalitäten, Kosten und zeitliche Verzögerungen nach sich. Eine einfache Erinnerung per E-Mail oder Telefonat ist deutlich effizienter und oft schneller von Erfolg gekrönt.
Sobald eine Rechnung fällig ist und der Betrag nicht bezahlt wurde, kannst du eine Zahlungserinnerung senden. Dabei gelten folgende Grundsätze:
Hast du individuelle Zahlungsziele mit deinen Kunden vereinbart (z. B. 14 Tage oder 60 Tage Zahlungsfrist), richtet sich der Versandzeitpunkt der Zahlungserinnerung natürlich nach dieser Vereinbarung.
Wichtig: Verschicke die Zahlungserinnerung möglichst zeitnah nach Ablauf der Zahlungsfrist. Je länger du wartest, desto schwieriger wird es oft, den ausstehenden Betrag einzutreiben. Eine zügige Erinnerung zeigt, dass du deine Prozesse im Griff hast und Zahlungsversäumnisse ernst nimmst – ohne dabei unhöflich oder aufdringlich zu wirken.
Eine bewährte Praxis ist es, dem Kunden nach Fälligkeit etwa 3 bis 7 Werktage Zeit zu geben, bevor du die Zahlungserinnerung versendest. Dadurch gibst du ihm die Möglichkeit, kleinere Verzögerungen – etwa durch interne Abläufe, Wochenenden oder Feiertage – eigenständig zu bereinigen. Gleichzeitig bleibst du präsent und signalisierst, dass du deine offenen Forderungen im Blick behältst.
Gerade bei langjährigen oder besonders wichtigen Kunden kann es sinnvoll sein, vor einer formellen Zahlungserinnerung zunächst telefonisch oder per E-Mail locker nachzufragen. So klärst du Missverständnisse schnell und ohne offiziellen Charakter und zeigst, dass du partnerschaftlich denkst.
Bei Kunden, die häufiger verspätet zahlen oder bei hohen Rechnungsbeträgen, solltest du hingegen nicht zu lange zögern, sondern konsequent eine Zahlungserinnerung schicken – das schützt dich vor Liquiditätsengpässen und vermeidet unnötige Diskussionen später im Mahnverfahren.
Infografik: Ablauf, von der Rechnung bis zur Mahnung
Eine Zahlungserinnerung sollte freundlich, aber bestimmt sein. Ziel ist es, die offene Zahlung einzufordern, ohne den Kunden unter Druck zu setzen oder vor den Kopf zu stoßen. Hier einige Tipps für die Formulierung:
Formell und freundlich:
Sehr geehrter Herr/Frau XY,
sicherlich haben Sie die Rechnung vom [Datum] nur übersehen. Wir bitten Sie höflich, den offenen Betrag zeitnah zu begleichen. Eine Kopie der Rechnung haben wir beigefügt.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Unternehmen]
Locker und persönlich:
Hallo XY,
ist dir vielleicht etwas durchgerutscht? Deine Rechnung vom [Datum] ist noch offen. Wir haben sie dir zur Sicherheit noch einmal angehängt. Bitte überweise den Betrag bald. Danke dir!
Liebe Grüße
[Dein Unternehmen]
Je nach Kunde kannst du Ton und Inhalt individuell anpassen. In Tools wie WISO MeinBüro Rechnungen lassen sich sogar entsprechende Vorlagen speichern und anpassen.
Gerade bei engen Geschäftsbeziehungen kann ein kurzer Anruf Wunder wirken. Ein freundliches Gespräch klärt viele Missverständnisse schneller als ein Schriftwechsel und zeigt deinem Kunden, dass dir die Zusammenarbeit wichtig ist. Besonders bei versehentlicher Nichtzahlung kannst du so unkompliziert eine Lösung finden.
Bleibt auch die Zahlungserinnerung ohne Reaktion, solltest du nicht zu lange zögern, um ein offizielles Mahnverfahren einzuleiten. Mit der Mahnung setzt du den Kunden rechtlich in Verzug und kannst bei Bedarf Inkassounternehmen oder Anwälte einschalten. Achte darauf, Mahngebühren und Verzugszinsen korrekt anzukündigen und zu berechnen.
Zu lange zu warten kann ein negatives Signal senden: Manche Kunden könnten offene Beträge sonst als „zinslosen Kredit“ ansehen. Daher empfiehlt es sich, spätestens nach zwei erfolglosen Zahlungserinnerungen offiziell zu mahnen.
