Ein Messeauftritt bringt dein Unternehmen direkt mit potenziellen Kunden, bestehenden Geschäftspartnern und anderen Unternehmen aus deiner Branche zusammen. Gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen kann dieser persönliche Kontakt wertvoll sein. Gleichzeitig bindet eine Messeteilnahme Zeit, Geld und Arbeitskraft. Umso wichtiger ist es, deinen Messeauftritt nicht erst kurz vor dem Veranstaltungstermin vorzubereiten.
Eine gute Messeplanung beginnt lange vor dem Aufbau des Standes. Zuerst solltest du klären, was du erreichen möchtest und welche Messe dafür geeignet ist. Danach folgen Budget, Standfläche, Gestaltung, Personal, Kommunikation und organisatorische Aufgaben. Auch die Zeit nach der Veranstaltung gehört zur Planung. Denn neue Kontakte bringen dir wenig, wenn nach der Messe niemand mehr weiß, was besprochen wurde und welcher nächste Schritt vereinbart war.
Dieser Ratgeber zeigt dir, wie du deinen Messeauftritt von der ersten Zielsetzung bis zur Auswertung planst und welche Punkte für Selbstständige und Kleinunternehmen besonders wichtig sind.
Wenn du einen Messeauftritt planen möchtest, solltest du die Veranstaltung als zusammenhängenden Prozess betrachten. Die eigentlichen Messetage sind nur ein Teil davon. Die Vorbereitung beginnt mit deinen Zielen und der Auswahl einer passenden Veranstaltung. Danach planst du Budget, Standfläche, Gestaltung, Personal, Werbemittel, Anreise und Kommunikation. Während der Messe stehen Gespräche und die Dokumentation neuer Kontakte im Mittelpunkt. Nach der Veranstaltung folgen das Nachfassen dieser Kontakte und die Auswertung deiner Ergebnisse.
Wie viel Vorlauf du brauchst, hängt von der jeweiligen Messe und deinem geplanten Auftritt ab. Bei größeren Veranstaltungen können Standflächen, Unterkünfte oder externe Dienstleister früh ausgebucht sein. Ein kleiner Stand auf einer regionalen Fachmesse lässt sich dagegen häufig mit weniger Vorlauf organisieren.
Entscheidend ist deshalb weniger eine pauschale Frist als ein realistischer Zeitplan für deine konkrete Veranstaltung. Je mehr externe Beteiligte, individuelle Standbaulösungen oder umfangreiche Marketingmaßnahmen du einplanst, desto früher solltest du beginnen.
Bevor du eine Standfläche buchst, solltest du wissen, warum du überhaupt an der Messe teilnehmen möchtest. Diese Frage klingt selbstverständlich, wird in der Praxis aber schnell von organisatorischen Themen verdrängt. Dann geht es bereits um Standgrößen, Möbel oder Werbemittel, obwohl noch nicht klar ist, was der Auftritt eigentlich erreichen soll.
Deine Ziele bilden die Grundlage für fast alle weiteren Entscheidungen. Möchtest du vor allem neue Kunden kennenlernen, brauchst du einen Stand und einen Ablauf, die Gespräche erleichtern. Willst du ein neues Produkt präsentieren, spielen Präsentationsfläche und Vorführmöglichkeiten eine größere Rolle. Geht es dir um die Pflege bestehender Kundenbeziehungen, können vorab vereinbarte Gesprächstermine wichtiger sein als möglichst viel Laufkundschaft.
Typische Messeziele sind die Gewinnung neuer Kunden, persönliche Treffen mit bestehenden Kunden, die Vorstellung eines neuen Produkts oder einer Dienstleistung, der Aufbau von Kooperationen oder eine höhere Bekanntheit in einer bestimmten Zielgruppe. Auch der Austausch über aktuelle Entwicklungen in deiner Branche kann ein sinnvolles Ziel sein.
Versuche dabei, aus einer allgemeinen Absicht ein konkretes Ziel zu machen. „Neue Kunden gewinnen“ gibt dir beispielsweise noch keinen guten Maßstab für die spätere Auswertung. Hilfreicher ist eine Zielsetzung, bei der du festlegst, wie viele relevante Gespräche oder qualifizierte Kontakte du während der Messe erreichen möchtest.
Das hilft dir auch bei der Nachbereitung. Du kannst nach der Veranstaltung prüfen, wie viele interessante Kontakte entstanden sind, wie viele Folgetermine daraus hervorgegangen sind und ob sich bereits konkrete Anfragen oder Aufträge entwickelt haben. Ein messbares Ziel macht aus einem allgemeinen Eindruck eine nachvollziehbare Bewertung.
Eine bekannte oder besonders große Veranstaltung ist nicht automatisch die richtige Messe für dein Unternehmen. Entscheidend ist, ob du dort die Menschen erreichst, die für dein Angebot relevant sind.
Schau dir deshalb genau an, an wen sich die Veranstaltung richtet. Informationen des Veranstalters zu Besuchergruppen, Branchen, vergangenen Veranstaltungen und Ausstellern können dir bei der Einschätzung helfen. Auch die regionale Ausrichtung spielt eine Rolle. Wenn du deine Leistungen hauptsächlich in deiner Region anbietest, kann eine kleinere Regional- oder Fachmesse sinnvoller sein als eine große überregionale Veranstaltung.
Interessant ist außerdem, welche anderen Unternehmen ausstellen. Befinden sich dort Anbieter aus angrenzenden Bereichen, können sich Möglichkeiten für Kooperationen ergeben. Viele direkte Wettbewerber können dagegen sowohl ein Zeichen für eine relevante Zielgruppe als auch eine zusätzliche Herausforderung für deinen Auftritt sein.
Berücksichtige bei der Entscheidung nicht nur die potenzielle Reichweite. Die Teilnahme muss auch organisatorisch und finanziell zu deinem Unternehmen passen. Ein kleiner Betrieb kann nicht beliebig viele Arbeitstage in Vorbereitung und Messebetrieb investieren. Wenn während der Messe gleichzeitig das Tagesgeschäft weiterlaufen muss, gehört auch dieser Aufwand in deine Entscheidung.
Am Ende sollte die Messe zu drei Dingen passen: zu deiner Zielgruppe, zu deinen Zielen und zu den Ressourcen, die du tatsächlich einsetzen kannst.
Eine Messe besteht aus vielen Aufgaben, die voneinander abhängen. Deshalb lohnt es sich, früh einen Zeitplan aufzustellen. Darin hältst du fest, wann Anmeldungen erfolgen müssen, wann du den Stand planst, wann Werbemittel fertig sein müssen und wann du Kunden oder Interessenten über deine Teilnahme informierst.
Bei größeren Veranstaltungen kann die Planung viele Monate vor dem Messetermin beginnen. Besonders begehrte Standflächen, Hotels und externe Dienstleister können früh vergeben sein. Auch individuell gestaltete Messestände, Drucksachen oder technische Installationen benötigen Vorlauf.
Für kleinere Veranstaltungen kann die Vorbereitung überschaubarer ausfallen. Trotzdem solltest du genügend Zeit einplanen. Gerade Selbstständige bearbeiten die Messeorganisation häufig zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft. Aufgaben, die auf dem Papier schnell erledigt wirken, verteilen sich dadurch über mehrere Wochen.
Plane deshalb vom Messetermin rückwärts. Prüfe zuerst die verbindlichen Fristen des Veranstalters. Ergänze anschließend deine eigenen Termine für Standplanung, Werbemittel, Kommunikation, Personal, Reise und Logistik. So erkennst du früh, wann Entscheidungen getroffen werden müssen.
Ein solcher Zeitplan verhindert auch, dass wichtige Aufgaben erst kurz vor der Messe auffallen. Das reduziert nicht nur Stress. Kurzfristige Bestellungen, Änderungen oder Buchungen können außerdem zusätzliche Kosten verursachen.
Die Standmiete ist der offensichtlichste Kostenpunkt eines Messeauftritts, aber selten der einzige. Wenn du dein Budget nur anhand der Standfläche kalkulierst, unterschätzt du deshalb schnell die tatsächlichen Messekosten.
Zum Stand selbst können beispielsweise Kosten für Standbau, Möbel, Beleuchtung, Strom, Internet oder technische Ausstattung kommen. Hinzu kommen je nach Veranstaltung Gebühren des Veranstalters. Auch Transport, Auf- und Abbau sowie die Lagerung von Materialien können Geld kosten.
Wenn du oder dein Team anreisen müsst, gehören Fahrt, Unterkunft und gegebenenfalls weitere Reisekosten in die Kalkulation. Auch Arbeitszeit ist ein relevanter Faktor. Während der Vorbereitung und an den Messetagen kannst du diese Zeit nicht für andere Aufgaben nutzen. Bei einem kleinen Unternehmen fällt dieser Aufwand besonders ins Gewicht.
Weitere Kosten können durch Werbemittel, Einladungen, Drucksachen, Give-aways und Verpflegung entstehen. Benötigst du zusätzliches Standpersonal oder externe Unterstützung, musst du auch diese Ausgaben berücksichtigen.
Erstelle deshalb ein Gesamtbudget und plane einen Puffer ein. Gerade bei Veranstaltungen können kurzfristige Änderungen entstehen. Eine zusätzliche technische Leistung, ein weiterer Transport oder eine kurzfristige Nachbestellung sollte dein gesamtes Budget nicht aus dem Gleichgewicht bringen.
Wichtig ist außerdem, die tatsächlichen Ausgaben während der Vorbereitung laufend mit deiner Planung zu vergleichen. So erkennst du früh, wenn einzelne Kostenbereiche höher ausfallen als erwartet.
Bei der Messevorbereitung entstehen häufig viele einzelne Ausgaben bei unterschiedlichen Anbietern. Die Standfläche wird beim Veranstalter gebucht, das Hotel separat bezahlt, Werbemittel kommen von einem weiteren Anbieter und unterwegs entstehen zusätzliche Reisekosten.
Wenn du diese Belege erst Wochen später zusammensuchst, wird die kaufmännische Nachbereitung unnötig aufwendig. Sinnvoller ist es, Rechnungen und Belege direkt während der Vorbereitung geordnet zu erfassen.
Das gilt auch für kleinere Beträge. Entscheidend ist, dass deine geschäftlichen Ausgaben nachvollziehbar dokumentiert sind und die dazugehörigen Unterlagen vollständig vorliegen.
Bei bestimmten Ausgaben können zusätzliche steuerliche Anforderungen gelten. Das betrifft beispielsweise Bewirtungen oder Geschenke. Wenn du unsicher bist, wie du einzelne Messekosten steuerlich behandeln musst, solltest du dich an deine Steuerberatung wenden.
Wenn mehrere Standflächen zur Auswahl stehen, lohnt sich ein genauer Blick auf den Hallenplan. Die Position kann beeinflussen, wie viele Besucher an deinem Stand vorbeikommen und aus welcher Richtung sie ihn wahrnehmen.
Flächen an stark genutzten Laufwegen, Kreuzungen oder in der Nähe von Eingängen können interessant sein. Auch die Nachbarschaft zu thematisch passenden Ausstellern kann Vorteile haben. Besucher, die sich bereits für ein angrenzendes Thema interessieren, gehören möglicherweise ebenfalls zu deiner Zielgruppe.
Der Standort allein entscheidet jedoch nicht über den Erfolg. Auch ein Stand an einer stark frequentierten Stelle bringt wenig, wenn Besucher nicht erkennen können, wer du bist und was du anbietest.
Prüfe deshalb immer das Zusammenspiel aus Lage, Standgestaltung und deinem Ziel. Wenn du längere Beratungsgespräche führen möchtest, können andere Anforderungen gelten als bei einem Auftritt, bei dem möglichst viele kurze Erstkontakte entstehen sollen.
Auch deine direkten Standnachbarn solltest du berücksichtigen. Ein Unternehmen mit ergänzendem Angebot kann interessant sein. Bei einem direkten Wettbewerber mit sehr ähnlicher Präsentation kann es dagegen schwieriger werden, deinen eigenen Auftritt klar abzugrenzen.
Ein großer Messestand ist nicht automatisch ein guter Messestand. Gerade für kleine Unternehmen ist wichtiger, dass die vorhandene Fläche zu den geplanten Gesprächen und Aktivitäten passt.
Überlege deshalb zuerst, was an deinem Stand passieren soll. Möchtest du vor allem kurze Gespräche führen? Brauchst du einen Platz für Produktvorführungen? Möchtest du mit Interessenten in Ruhe sitzen können? Musst du Prospekte, Taschen oder persönliche Gegenstände verstauen?
Aus diesen Fragen ergibt sich die sinnvolle Aufteilung der Fläche. Ein offener Bereich erleichtert den ersten Kontakt. Für längere Gespräche können Sitzplätze hilfreich sein. Produkte oder Präsentationen brauchen ausreichend Platz und sollten gut sichtbar sein. Stauraum verhindert, dass Kartons, Jacken oder Taschen den Stand unruhig wirken lassen.
Bei vertraulichen Gesprächen solltest du außerdem überlegen, ob ein etwas geschützter Bereich notwendig ist. Das hängt stark von deinem Angebot und der Art der Gespräche ab.
Plane den Stand also von seiner Aufgabe aus. Erst danach solltest du entscheiden, welche Möbel, Displays und Gestaltungselemente du tatsächlich brauchst.
Besucher einer Messe sehen in kurzer Zeit viele Aussteller. Sie beschäftigen sich deshalb nicht lange mit der Frage, was ein einzelner Stand eigentlich vermitteln möchte.
Dein Auftritt sollte auf den ersten Blick erkennen lassen, welches Unternehmen dort ausstellt und worum es geht. Logo, Farben und Gestaltung können sich an deinem bestehenden Unternehmensauftritt orientieren. Wichtiger als möglichst viele Gestaltungselemente ist jedoch eine klare Botschaft.
Versuche nicht, jede Leistung deines Unternehmens gleichzeitig auf Wänden, Displays und Roll-ups unterzubringen. Konzentriere dich auf das, was für die Besucher dieser konkreten Messe besonders relevant ist.
Wenn jemand deinen Stand aus einigen Metern Entfernung sieht, sollte bereits eine grundlegende Einordnung möglich sein. Wer bist du? Was bietest du an? Warum könnte sich ein Gespräch lohnen?
Diese Klarheit ist gerade für kleinere Stände wichtig. Du musst nicht über Größe auffallen. Ein verständlicher und gut organisierter Auftritt kann wesentlich hilfreicher sein als eine große Fläche ohne eindeutigen Schwerpunkt.
Ob du einen Messestand kaufst oder mietest, hängt vor allem davon ab, wie häufig du ihn einsetzen möchtest und wie flexibel er sein muss.
Wenn du regelmäßig auf Veranstaltungen ausstellst, kann ein wiederverwendbares oder modulares System interessant sein. Es lässt sich möglicherweise für unterschiedliche Standgrößen anpassen und über mehrere Veranstaltungen hinweg einsetzen.
Für einen einzelnen Messeauftritt kann ein Mietstand dagegen sinnvoll sein. Du vermeidest eine langfristige Anschaffung und musst dich gegebenenfalls weniger um Lagerung kümmern.
Vergleiche bei deiner Entscheidung nicht nur Kaufpreis und Mietpreis. Auch Transport, Lagerung, Aufbau, Abbau und notwendige Anpassungen verursachen Aufwand. Ein günstiges System kann langfristig teuer werden, wenn du für jede Veranstaltung viel Arbeitszeit oder zusätzliche Dienstleistungen benötigst.
Entscheidend ist deshalb, welche Lösung über den geplanten Nutzungszeitraum zu deinem Unternehmen passt.
Du musst nicht darauf warten, dass Besucher zufällig an deinem Stand vorbeikommen. Ein Teil der Messekommunikation kann bereits Wochen vor der Veranstaltung beginnen.
Informiere bestehende Kunden, Geschäftspartner und interessante Kontakte über deine Teilnahme. Dafür eignen sich je nach Zielgruppe persönliche Einladungen, E-Mails, deine Website, ein Newsletter oder deine Social-Media-Kanäle.
Die reine Information „Wir sind auf der Messe“ gibt allerdings noch keinen konkreten Anlass für einen Besuch. Hilfreicher ist es, den Nutzen eines Treffens zu nennen. Vielleicht präsentierst du ein neues Produkt, beantwortest Fragen zu einer bestimmten Leistung oder bietest die Möglichkeit für ein persönliches Beratungsgespräch.
Bei wichtigen Kontakten kannst du bereits vor der Veranstaltung einen Termin vereinbaren. Das gibt dir Planungssicherheit und sorgt dafür, dass relevante Gespräche nicht allein vom Zufall abhängen.
Achte dabei auf deine Kapazitäten. Wenn du viele feste Termine vereinbarst, muss trotzdem genügend Zeit für spontane Besucher bleiben.
Menschen prägen einen Messeauftritt mindestens genauso stark wie die Standgestaltung. Besucher erinnern sich vor allem daran, wie ein Gespräch verlaufen ist und ob ihre Fragen verständlich beantwortet wurden.
Alle Beteiligten sollten deshalb wissen, welche Ziele du mit der Messe verfolgst. Ebenso wichtig ist eine klare Aufgabenverteilung. Wer spricht Besucher aktiv an? Wer beantwortet fachliche Fragen? Wer führt längere Beratungsgespräche? Wer kümmert sich um organisatorische Themen?
Auch die Erfassung neuer Kontakte sollte vorab geklärt sein. Wenn jeder Mitarbeiter Informationen anders dokumentiert, entsteht nach der Messe schnell ein unübersichtlicher Datenbestand.
Ein kurzes Briefing vor der Veranstaltung schafft einen gemeinsamen Rahmen. Besprecht die wichtigsten Angebote, Zielgruppen und Botschaften. Klärt außerdem, welche Informationen ihr bei interessanten Kontakten erfassen möchtet und wie vereinbarte nächste Schritte dokumentiert werden.
Vergiss auch die Pausenplanung nicht. Ein Messetag kann lang sein. Dein Stand sollte trotzdem besetzt bleiben, ohne dass einzelne Personen über Stunden ohne Unterbrechung Gespräche führen müssen.
Prospekte, Flyer und Give-aways gehören für viele Unternehmen selbstverständlich zum Messeauftritt. Sie sind aber kein Selbstzweck.
Überlege dir bei jedem Werbemittel, welche Aufgabe es erfüllen soll. Soll ein Interessent nach dem Gespräch weitere Informationen erhalten? Soll ein Produkt erklärt werden? Soll eine Kontaktmöglichkeit in Erinnerung bleiben?
Informationsmaterial kannst du gezielt passend zum Gespräch ausgeben. Dadurch erhält der Besucher Unterlagen, die tatsächlich zu seinem Interesse passen. Gleichzeitig musst du nicht große Mengen an Material produzieren, das am Ende ungenutzt bleibt.
Auch Give-aways sollten zu deiner Zielgruppe und deinem Unternehmen passen. Ein Gegenstand ist nicht automatisch sinnvoll, nur weil er günstig in großen Mengen erhältlich ist. Frage dich, ob deine Besucher damit etwas anfangen können und ob der Artikel einen nachvollziehbaren Bezug zu deinem Auftritt hat.
Gerade bei einem begrenzten Messebudget ist eine gezielte Auswahl oft sinnvoller als eine möglichst große Menge.
Auf einer Messe entstehen viele unterschiedliche Begegnungen. Nicht jedes Gespräch muss sofort zu einem Auftrag führen. Trotzdem solltest du wissen, was für dich einen relevanten Kontakt ausmacht.
Bei einem ersten Gespräch geht es häufig darum, Interesse und Bedarf zu erkennen. Was sucht die Person? Welche Herausforderung möchte sie lösen? Passt dein Angebot grundsätzlich dazu? Gibt es einen konkreten Anlass für ein weiteres Gespräch?
Vermeide es, jedes Gespräch mit möglichst vielen Informationen zu überladen. Höre zunächst zu und finde heraus, was für dein Gegenüber relevant ist. So kannst du gezielter erklären, wie dein Angebot helfen kann.
Wenn sich ein konkreter nächster Schritt ergibt, halte ihn fest. Das kann die Zusendung weiterer Informationen, ein Angebot, ein Telefontermin oder ein ausführlicher Beratungstermin sein.
Genau dieser nächste Schritt macht die spätere Nachbereitung deutlich einfacher.
Nach einem langen Messetag verschwimmen einzelne Gespräche schnell miteinander. Ein Name und eine E-Mail-Adresse reichen dann häufig nicht aus, um Tage später noch zu wissen, worum es genau ging.
Halte deshalb die wichtigsten Informationen während oder unmittelbar nach einem Gespräch fest. Dazu gehören neben Name, Unternehmen und Kontaktdaten vor allem das konkrete Interesse, wichtige Gesprächsinhalte und vereinbarte nächste Schritte.
Auch der gewünschte Zeitpunkt für eine erneute Kontaktaufnahme kann wichtig sein. Nicht jeder Interessent möchte bereits am nächsten Morgen angerufen werden. Vielleicht soll ein Gespräch erst nach einem internen Termin oder zu einem späteren Projektzeitpunkt fortgesetzt werden.
Entwickle für dein Team eine einheitliche Form der Dokumentation. Dadurch lassen sich Kontakte nach der Messe leichter sortieren und priorisieren.
Datenschutzrechtliche Anforderungen solltest du bei der Erfassung und weiteren Nutzung personenbezogener Daten ebenfalls berücksichtigen. Entscheidend ist, dass du Kontaktdaten nicht einfach ohne passende Grundlage für beliebige weitere Kommunikation verwendest.
Viele Probleme eines Messeauftritts entstehen nicht während der Veranstaltung, sondern bereits in der Vorbereitung. Ein typischer Fehler ist ein fehlendes Ziel. Wenn du nicht weißt, was du erreichen möchtest, kannst du weder Stand noch Kommunikation und Personal sinnvoll darauf ausrichten. Nach der Messe fehlt dir außerdem die Grundlage für eine aussagekräftige Bewertung.
Ein weiterer Fehler besteht darin, Messeplanung mit Standplanung gleichzusetzen. Natürlich ist der Stand wichtig. Er ist aber nur ein Teil des gesamten Projekts. Budget, Personal, Reise, Logistik, Kommunikation und Nachbereitung können genauso entscheidend sein.
Problematisch ist auch, erst am ersten Messetag mit der Besucheransprache zu beginnen. Wenn bestehende Kunden und interessante Geschäftskontakte gar nicht wissen, dass du vor Ort bist, bleibt ein Teil des Potenzials ungenutzt.
Während der Messe kann eine fehlende Kontaktdokumentation zum Problem werden. Ein Stapel Visitenkarten oder eine Liste mit E-Mail-Adressen hilft dir später nur begrenzt weiter, wenn der Inhalt der Gespräche fehlt.
Auch eine verspätete Nachbereitung kann Chancen kosten. Wenn sich ein Interessent an ein konkretes Gespräch erinnert, solltest du daran anknüpfen können. Wochen später ist dieser Bezug möglicherweise deutlich schwächer.
Die Lösung liegt bei all diesen Punkten in einer durchgängigen Planung: Definiere vorab, was du erreichen willst, wie du Kontakte gewinnst, welche Informationen du festhältst und was nach der Veranstaltung mit diesen Kontakten passiert.
Messenachbereitung klingt nach einer Aufgabe, die erst nach dem letzten Messetag relevant wird. Tatsächlich solltest du sie bereits vorher planen.
Überlege dir, wer nach der Veranstaltung die neuen Kontakte bearbeitet und wie schnell das geschehen soll. Wenn du während der Messe konkrete Zusagen machst, etwa Unterlagen zu senden oder ein Angebot zu erstellen, sollte dafür anschließend Zeit eingeplant sein.
Gerade für Selbstständige kann das wichtig sein. Nach mehreren Messetagen wartet häufig bereits das normale Tagesgeschäft. Ohne reservierte Zeit rutscht die Nachbereitung schnell nach hinten.
Sortiere deine Kontakte nach der Messe nach ihrer Relevanz und den vereinbarten nächsten Schritten. Bei einem konkreten Interesse kannst du direkt an das Gespräch anknüpfen. Eine persönliche Nachricht, die sich auf ein besprochenes Thema bezieht, ist dabei hilfreicher als eine allgemeine Standardnachricht an alle Messekontakte.
Sende zugesagte Informationen, beantworte offene Fragen und vereinbare die geplanten Folgetermine. So wird aus einem Messekontakt ein konkreter Vertriebsprozess.
Ob ein Messeauftritt erfolgreich war, lässt sich nicht allein daran erkennen, wie voll dein Stand war. Viele Besucher können positiv sein, müssen aber nicht automatisch zu relevanten Kontakten oder neuen Aufträgen führen.
Gehe deshalb zurück zu den Zielen, die du vor der Messe festgelegt hast. Wenn du qualifizierte Kontakte gewinnen wolltest, kannst du prüfen, wie viele davon tatsächlich entstanden sind. Ging es um konkrete Folgegespräche, vergleichst du deine Zielzahl mit den vereinbarten Terminen.
Auch entstandene Anfragen und Aufträge sind wichtige Kennzahlen. Allerdings solltest du berücksichtigen, dass sich der wirtschaftliche Wert eines Messekontakts nicht immer sofort zeigt. Je nach Angebot können zwischen dem ersten Gespräch und einem Auftrag Wochen oder Monate liegen.
Betrachte deshalb sowohl kurzfristige als auch spätere Ergebnisse. Wenn möglich, dokumentierst du, welche Aufträge ursprünglich aus Messekontakten entstanden sind.
Stelle diesen Ergebnissen deine Gesamtkosten gegenüber. Berücksichtige neben den direkten Ausgaben auch den internen Zeitaufwand. So erhältst du ein realistischeres Bild davon, was dich der Messeauftritt tatsächlich gekostet hat.
Eine solche Auswertung muss nicht kompliziert sein. Wichtig ist vor allem, dass du deine ursprünglichen Ziele und die tatsächlichen Ergebnisse miteinander vergleichst.
Die Erfolgskontrolle soll dir nicht nur sagen, ob sich die vergangene Veranstaltung gelohnt hat. Sie liefert dir auch wichtige Informationen für deine nächste Messe.
Vielleicht war dein Stand größer als nötig. Vielleicht hat ein bestimmter Kommunikationskanal besonders viele Besucher gebracht. Möglicherweise waren vereinbarte Termine wertvoller als spontane Gespräche oder eine bestimmte Art von Werbematerial wurde kaum genutzt.
Halte solche Erkenntnisse fest, solange die Erinnerungen noch frisch sind. Besprich sie auch mit deinem Team, wenn mehrere Personen beteiligt waren. Unterschiedliche Perspektiven können helfen, ein vollständigeres Bild zu bekommen.
Notiere außerdem, welche organisatorischen Punkte gut funktioniert haben und wo Probleme entstanden sind. Das können Anreise, Aufbau, Technik, Standbesetzung oder die Erfassung von Kontakten sein.
So beginnt die Planung des nächsten Messeauftritts nicht wieder bei null. Du kannst auf konkreten Erfahrungen aufbauen und deine Zeit und dein Budget gezielter einsetzen.
Rund um einen Messeauftritt entstehen schnell Rechnungen und Belege aus vielen verschiedenen Bereichen. Standmiete, Hotel, Reise, Werbemittel oder weitere betriebliche Ausgaben kommen häufig nicht zur gleichen Zeit und nicht vom gleichen Anbieter.
Mit WISO MeinBüro kannst du deine Ausgaben erfassen und mit Eingangsrechnungen verknüpfen. Belege kannst du digital importieren oder per App erfassen. Dadurch lässt sich die kaufmännische Nachbereitung deines Messeauftritts in deine laufenden Abläufe integrieren.
Gerade wenn während der Vorbereitung viele kleinere und größere Ausgaben entstehen, hilft eine laufende Erfassung dabei, Unterlagen nicht erst nach der Messe zusammensuchen zu müssen.
Beginne so früh, dass du wichtige Fristen ohne Zeitdruck einhalten kannst. Der notwendige Vorlauf hängt von der Veranstaltung und der Größe deines Auftritts ab. Bei größeren Messen können Standflächen, Hotels und Dienstleister viele Monate vorher gefragt sein. Bei kleineren regionalen Veranstaltungen kann weniger Vorlauf ausreichen. Prüfe deshalb zuerst die Fristen des Veranstalters und erstelle anschließend deinen eigenen Zeitplan.
Eine vollständige Messevorbereitung umfasst mehr als die Gestaltung des Standes. Du solltest zunächst Ziele und Zielgruppe festlegen und eine passende Veranstaltung auswählen. Danach folgen Budget, Standfläche, Standgestaltung, Personal, Kommunikation, Werbemittel, Reise und Logistik. Plane außerdem schon vor der Messe, wie du Kontakte dokumentierst, nachfasst und den Erfolg der Veranstaltung auswertest.
Eine pauschale Summe lässt sich nicht nennen. Die Kosten hängen unter anderem von der Veranstaltung, der Standgröße, dem Standbau, der technischen Ausstattung, dem Personal und dem Reiseaufwand ab. Auch Werbemittel, Logistik und Verpflegung können das Budget beeinflussen. Kalkuliere deshalb die Gesamtkosten statt nur die Standmiete und plane einen finanziellen Puffer ein.
Mögliche Ziele sind beispielsweise neue Kundenkontakte, Gespräche mit bestehenden Kunden, die Präsentation eines neuen Angebots oder der Aufbau von Kooperationen. Wichtig ist, dass du dein Ziel möglichst konkret formulierst. So kannst du nach der Messe prüfen, ob du es erreicht hast.
