Mahnung schreiben: So sicherst du deine Liquidität

Offene Rechnungen gehören für viele Selbstständige und Kleinunternehmer zum Alltag. Bleiben Zahlungen aus, kann das schnell die eigene Liquidität belasten. Ein professionelles Mahnwesen hilft dir dabei, offene Forderungen konsequent einzufordern, ohne die Beziehung zu deinen Kunden unnötig zu belasten.

Eine Mahnung ist die eindeutige Aufforderung an einen Kunden, eine fällige Rechnung zu bezahlen. Sie kommt zum Einsatz, wenn das vereinbarte Zahlungsziel überschritten wurde. In vielen Fällen reicht bereits eine freundliche Zahlungserinnerung aus, denn nicht jede verspätete Zahlung erfolgt absichtlich. Oft wurde eine Rechnung schlicht übersehen oder ist im Arbeitsalltag untergegangen.

Reagiert dein Kunde nicht, solltest du den Mahnprozess schrittweise verschärfen. Nach einer freundlichen Erinnerung folgt eine bestimmte Mahnung mit einer neuen Zahlungsfrist. Bleibt auch diese erfolglos, kannst du eine letzte Mahnung versenden und auf mögliche rechtliche Konsequenzen hinweisen. Ein dreistufiges Mahnverfahren ist gesetzlich zwar nicht vorgeschrieben, hat sich in der Praxis aber bewährt.

Befindet sich dein Kunde im Zahlungsverzug, kannst du unter bestimmten Voraussetzungen Verzugszinsen verlangen. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen besteht außerdem häufig Anspruch auf eine Verzugspauschale. Kommt es trotz mehrerer Mahnungen zu keiner Zahlung, stehen dir weitere Möglichkeiten wie ein Inkassoverfahren oder das gerichtliche Mahnverfahren offen. So kannst du einen Vollstreckungstitel erwirken und deine Forderung notfalls zwangsweise durchsetzen.

Ein gut organisiertes Forderungsmanagement spart Zeit, verbessert deinen Cashflow und reduziert finanzielle Risiken. Digitale Lösungen wie WISO MeinBüro unterstützen dich dabei, Rechnungen im Blick zu behalten, Zahlungseingänge zu überwachen und Mahnungen effizient zu erstellen. So behältst du jederzeit den Überblick über offene Forderungen und kannst schneller reagieren.

Die Mahnstufen

In ihrem Forderungsmanagement setzen viele Unternehmen auf mehrere Mahnstufen.

Die Zahlungserinnerung ist auch eine Mahnung

Vor der ersten Mahnung verschicken sie häufig eine Zahlungserinnerung. Die erinnert in freundlichem Tonfall daran, dass die Rechnung noch nicht beglichen wurde. Rechtlich betrachtet ist eine Zahlungserinnerung ebenfalls eine Mahnung. Vorausgesetzt, sie bezieht sich auf eine konkrete Forderung und der Schuldner darin wird eindeutig benannt.

Die folgenden drei Mahnstufen fordern den säumigen Kunden dann nachdrücklicher zur Zahlung der erbrachten Leistung auf. In der Regel nehmen die Formulierungen von Mahnung zu Mahnung an Deutlichkeit und Schärfe zu.

Klassisch: Drei bis vier Mahnstufen

Das klassische vierstufige Mahnverfahren besteht damit aus:

• Zahlungserinnerung
• Erste Mahnung
• Zweite Mahnung
• Dritte und letzte Mahnung

Das mehrstufige Mahnwesen dient vor allem dem Zweck, die Beziehung zum Kunden zu pflegen und möglichst lange aufrechtzuerhalten. Denn längst nicht jede Zahlungsverzögerung ist gleichbedeutend mit mangelnder Zahlungsbereitschaft.

Zweck und Folgen der Mahnung

Rein rechtlich ist jedoch nur eine Mahnung erforderlich. Bei der Mahnung handelt es sich um die Aufforderung an einen Schuldner, eine fällige Leistung zu erbringen. Die Funktion der Mahnung besteht darin, den Schuldner „in Verzug“ zu setzen. Das ist in § 286 BGB geregelt. Bei B2B-Geschäften kann der Schuldner sogar ganz ohne Mahnung in Verzug geraten.

Erst wenn der Schuldner in Verzug ist, hat der Gläubiger Anspruch auf Ersatz des Verzugsschadens. Außerdem trägt er die Kosten des Mahnverfahrens: Spätestens ab der zweiten Mahnung kann der Gläubiger Mahngebühren und Verzugszinsen verlangen.

Bei Geschäftskunden und öffentlichen Auftraggebern darf der Gläubiger bei Verzug gleich eine Mahn-Pauschale von 40 Euro in Rechnung stellen. Auf die Höhe der Forderung kommt es dabei nicht an.

Form und Inhalt der Mahnstufen

Form und Inhalt der einzelnen Mahnstufen sind gesetzlich nicht geregelt. Auch mündliche Mahnungen sind möglich. Allerdings werden Mahnschreiben meist per E-Mail oder Post verschickt. Denn so sind die Mahnung und der Verzugsbeginn besser zu beweisen.

Worin unterscheiden sich die drei Mahnstufen?

Inhaltlich kommt die gesteigerte Dringlichkeit der Mahnstufen oft folgendermaßen zum Ausdruck:

• Zahlungserinnerung und erstes Mahnschreiben sind freundlich und verständnisvoll formuliert.
• Die zweite Mahnung enthält die erneute Aufforderung, die Leistung zu erbringen. Der Ton dieses Mahnschreibens ist bereits dringlich-fordernder.
• Die energische letzte Mahnung enthält Hinweise auf die Folgen weiterhin ausbleibender Zahlung. Zu den in Aussicht gestellten rechtlichen Konsequenzen gehört dann oft die Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens.

Welche Überschrift eine schriftliche Mahnung trägt, spielt für den Eintritt des Verzugs keine Rolle. Auch eine „Zahlungserinnerung“ hat die Wirkung einer Mahnung. Mehr als eine Mahnung ist jedenfalls nicht erforderlich, um einen Schuldner in Verzug zu setzen.

Bei Geschäften zwischen Geschäftsleuten gerät der Schuldner 30 Tage nach Eintritt der Fälligkeit und Zugang der Rechnung sogar automatisch in Verzug.

Gerichtliches Mahnverfahren

Im Anschluss an das außergerichtliche Mahnverfahren kann der Gläubiger das gerichtliche Mahnverfahren beantragen. Dieses Mahnverfahren ist mit weiteren Mahngebühren verbunden. Das Gericht prüft beim Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids nur die formale Anspruchsgrundlage.

Widerspricht der Schuldner dem Mahnbescheid, bleibt dem Gläubiger noch das Klageverfahren. Dafür ist ein Rechtsbeistand erforderlich. Für die Klage vor Gericht ist das vorherige gerichtliche Mahnverfahren nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sobald ein Schuldner in Verzug gerät, kann der Gläubiger theoretisch sofort Klage vor Gericht erheben.