Eine Quittung und eine Rechnung sind keineswegs das Gleiche. Auch Kassenbons und Quittungen kann man nicht gleichsetzen, auch wenn wir das im alltäglichen Sprachgebrauch meistens tun. Aber wann brauche ich welchen Beleg? Wer hier etwas durcheinanderbringt, kann schnell auf Probleme stoßen.
In unserem Beitrag wollen wir etwas Licht in dieses Dunkel bringen, indem wir dir die grundsätzliche Bedeutung von Belegen sowie den Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung erklären.
“Beleg” ist ein Sammelbegriff für Dokumente, die als Nachweise verschiedener geschäftlicher Vorgänge dienen. Meistens geht es dabei um Einnahmen beziehungsweise Ausgaben, aber auch bei einer Inventurliste handelt es sich zum Beispiel um einen Beleg. Falls du eine Registrierkasse führst, stellst du täglich Kassenbelege (umgangssprachlich auch Kassenbons genannt) aus. Die anderen grundsätzlich wichtigen Belegformen, sozusagen die Klassiker unter den Belegen, sind Rechnungen und Quittungen.
Die goldene Regel “Keine Buchung ohne Beleg!” hast du bestimmt schon mal gehört. Um Geschäftsvorfälle in deiner Buchführung korrekt zu erfassen, müssen diese mit den entsprechenden Belegen nachweisbar aufgezeichnet werden. Ein fachkundiger Dritter muss, so ist es rechtlich vorgeschrieben, deine Buchführung ohne größere Schwierigkeiten nachvollziehen können.
Die richtige Aufbewahrung deiner Belege ist also wichtig, damit es bei einer Betriebsprüfung nicht zu Problemen und damit finanziellen Verlusten für dich kommt. In Deutschland gilt für Belege eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Ein Steuerprüfer darf beispielsweise die Anerkennung deiner Betriebsausgaben verweigern, wenn du diese nicht beweisen kannst. Das erhöht deinen zu versteuernden Gewinn. Das Worst-Case-Szenario: Deine Buchführung wird als so lückenhaft und unsauber angesehen, dass das Finanzamt deinen kompletten Gewinn einfach schätzt.
Mit einer Rechnung informiert ein Unternehmer seinen Kunden über ein fälliges Entgelt. Daneben enthält sie Angaben zu der erbrachten Leistung sowie weitere Pflichtangaben. Eine Rechnung kann sowohl in elektronischer als auch in Papierform übermittelt werden. Als Zahlungsbeleg gelten Rechnungen aber normalerweise nicht. Hierfür brauchst du Quittungen oder Kontoauszüge.
Eine Quittung bestätigt den Empfang einer Leistung. In der Praxis ist damit in der Regel eine Geldzahlung gemeint, die mit der Quittung belegt wird. Für dich als Unternehmer ist das unter anderem dann relevant, wenn du betriebliche Ausgaben später steuerlich geltend machen möchtest. Deine Ausgaben sollten immer beweisbar sein. Genau das leistet eine Quittung, während eine Rechnung ohne Zahlungsbeleg dafür nicht ausreicht.
Meistens solltest du gar keine separate Quittung brauchen, denn auch Kontoauszüge dienen als Zahlungsbeleg. Wenn du aber bar bezahlt hast, solltest du dir das entsprechend quittieren lassen.
Fest steht aber: Nach § 368 BGB kann der Empfänger einer Leistung dir gegenüber auf einem “schriftlichen Empfangsbekenntnis” – also einer Quittung – bestehen! So ganz kommt man um Quittungen also nicht herum.
Um die Mindestanforderungen an eine ordnungsgemäße Quittung aus Sicht des Finanzamts zu erfüllen, müssen wesentliche Angaben auf der Quittung zu finden sein:
Auf diese Punkte solltest du unbedingt achten, wenn du eine Quittung erhältst, denn fehlerhafte Quittungen werden möglicherweise nicht akzeptiert.
In vielen Fällen musst du wahrscheinlich keine Quittung zu schreiben, denn ebenso wie dir reicht deinen Kunden der Kontoauszug als Nachweis der Zahlung zusammen mit einer Rechnung. Aber auf Wunsch haben deine Kunden grundsätzlich Anspruch auf einen Zahlungsbeleg.
