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23.01.2019 - Fin Glowick
5 Min
Skonto
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Rechnungen - Die Grundlage für transparente Geschäftsprozesse

Rechnungen gehören zum geschäftlichen Alltag und dokumentieren, welche Waren oder Dienstleistungen erbracht wurden, welche Beträge zu zahlen sind und wann die Zahlung fällig ist. Sie schaffen Transparenz zwischen Unternehmen und Kunden, dienen als Grundlage für die Buchhaltung und helfen dabei, Einnahmen, Ausgaben und offene Forderungen im Blick zu behalten.

Damit eine Rechnung korrekt verarbeitet werden kann, muss sie klar aufgebaut sein und alle relevanten Angaben enthalten. Neben klassischen Papierrechnungen gewinnen digitale Rechnungsformate zunehmend an Bedeutung, da sie den Versand, die Prüfung und die Archivierung vereinfachen. Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Rechnungsarten es gibt, welche Angaben wichtig sind und wie sich Rechnungsprozesse effizient und zuverlässig gestalten lassen.

Inhaltsverzeichnis: 

 

Proformarechnung

Eine Proformarechnung ist eine Vorabrechnung, in der der Aussteller den Empfänger noch nicht zur Zahlung auffordert.

Unterschied zwischen Rechnung und Proformarechnung?

Abgesehen davon enthalten Proformarechnungen dieselben Informationen wie normale Rechnungen. Dazu zählen insbesondere Angaben über …

    • die Art der Waren,
    • den Wert und
  • den Zweck einer Lieferung.

Vor allem bei kostenlosen Ersatzteillieferungen innerhalb der Garantiezeit werden Proforma-Rechnungen ausgestellt. Auf diese Weise ist ein zollfreier Versand möglich.

Auch bei Muster- oder Probesendungen ist es üblich, Proforma-Rechnungen zu erstellen. Der zollfreie Versand als „Warenmuster“ oder „Warenprobe“ ist bis zu einem Warenwert von 50 Euro möglich. Falls ein Artikel offensichtlich nur als Muster oder Ansichtsexemplar taugt, ist auch ein höherer Warenwert zulässig.

Einsatzzwecke der Proformarechnung

Die Art der Proformarechnung hängt von der Art der Verwendung ab. Vor allem dient sie steuerlichen Zwecken:

  • Bei Auslandsgeschäften dokumentiert der Exporteur gegenüber dem Zoll den Inhalt einer Warensendung.
  • Der Importeur macht den Vorgang gegenüber dem Zoll und den Finanzbehörden seines Landes mithilfe einer Proforma-Rechnung plausibel.
  • Bei Lieferungen in Länder außerhalb der EU erwarten Auftraggeber Vorabrechnungen vielfach als Ersatz für Angebote oder Auftragsbestätigungen.
  • Im Inland kommen  Proformarechnungen gelegentlich als Vorabrechnung bei Vorkasse-Zahlungen zum Einsatz.

Darüber hinaus finden Proforma-Rechnungen bei der Finanzierung von Außenhandels-Geschäften Verwendung: Banken verlangen die Vorlage einer Proforma-Rechnung bei der Beantragung eines Akkreditivs.

Ein Akkreditiv sorgt bei internationalen Zug-um-Zug-Geschäften für eine faire Risikoverteilung zwischen Exporteur und Importeur. Sobald der Beleg vorliegt, erhält der Exporteur die vereinbarte Zahlung von der Bank des Importeurs.

Internationale Bezeichnungen für „Proformarechnung“

Proforma-Rechnungen kommen häufig bei Auslandsgeschäften vor. Sie werden vor allem bei Lieferungen in andere EU-Länder angefertigt. Die passenden internationalen Bezeichnungen für Proforma-Rechnungen lauten:

  • „Pro Forma Invoice“ (englisch),
  • „Factura Proforma“ (spanisch),
  • „Facture Pro Forma“ (französisch) und
  • „Fattura Proforma“ (italienisch).

Vorsteuer-Abzug verhindern

Falls eine Proforma-Rechnung Umsatzsteuer enthält, darf der Empfänger sie nicht als Vorsteuer geltend machen. Mangels Zahlungsaufforderung zieht die Rechnung in der Regel keine Bezahlung und damit keinen Vorsteuerabzug nach sich. Darauf sollte der Aussteller den Empfänger ausdrücklich hinweisen.

Anderenfalls besteht die Gefahr, dass das Finanzamt die Umsatzsteuer vom Aussteller verlangt. Das gilt selbst dann, wenn zusätzlich zur Proforma-Rechnung noch eine „richtige“ Rechnung ausgestellt wird. Im Zweifel ist der Umsatzsteueranteil doppelt fällig!

Schlussrechnung

Mit Schlussrechnungen rechnen Unternehmen umfangreiche Lieferungen oder sonstige Leistungen abschließend ab. Eine separate Schlussrechnung ist nur erforderlich, wenn das Unternehmen  zuvor Abschlagszahlungen vereinbart und Teil- oder Abschlagsrechnungen gestellt hat.
Das deutsche Steuerrecht kennt die Bezeichnung Schlussrechnung nicht. Im Umsatzsteuergesetz findet sich stattdessen den Begriff „Endrechnung“.

Schlussrechnung = Endrechnung

Die Schluss- oder Endrechnung wird nach der vollständig erbrachten Leistung verschickt. Das kann nach Fertigstellung eines Werks, einer längerfristigen Dienstleistung oder eines umfangreichen Projekts sein. Welcher Zeitpunkt das genau ist, hängt von den einzelvertraglichen Regelungen oder der Vertragsart ab. 
Die Schlussrechnung fasst den Gesamtumfang der Leistungen noch einmal abschließend zusammen. Eine Schlussrechnung setzt voraus, dass die Vertragspartner…
  • Abschlags- oder Teilzahlungen vereinbart und
  • in Form von Abschlags- oder Teilrechnungen abgerechnet haben.

Umsatzsteueranteile einzeln ausweisen

Neben dem Gesamtumfang der Leistung sind in einer Schlussrechnung die bereits geleisteten Zahlungen detailliert aufzuführen und zu verrechnen. In § 14 Abs. 5 UStG heißt es dazu:
„Wird eine Endrechnung erteilt, sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen im Sinne der Absätze 1 bis 4 ausgestellt worden sind.“
Auch die Angabe des Umsatzsteueranteils ist erforderlich. Unterm Strich steht der offene Rechnungsbetrag, der vom Leistungsempfänger noch zu zahlen ist.

Gründe für Abschlags- und Schlussrechnungen

Grundsätzlich ist die Bezahlung von Waren, Werken und Dienstleistungen erst nach Lieferung, Abnahme oder komplett erbrachter Leistung fällig. Dadurch tragen Lieferanten und Leistungserbringer oft ein großes Finanzierungsrisiko. Daher sind in vielen Branchen Abschlags- und Teilzahlungen üblich. Auf diese Weise wird das Risiko fairer verteilt.

Sobald die Teillieferungen erfolgt oder die vereinbarten Leistungen für einen Zeitraum erbracht sind, werden in der Abschlagsrechnung zunächst die erledigten Leistungen in Rechnung gestellt. Bei Erreichen des nächsten Meilensteins folgt dann die zweite Abschlagsrechnung bzw. Teilrechnung. Die zulässige Anzahl von Teil- und Abschlagszahlungen ist nicht begrenzt. In der abschließenden Schlussrechnung wird dann die gesamte Leistung unter Einbeziehung der bereits gestellten Abschlagsrechnungen abgerechnet und die Höhe der noch ausstehenden Restforderung ermittelt.

Achtung: Umsatzsteuer auf der Schlussrechnung korrekt ausweisen!

Eine Schlussrechnung muss alle Bestandteile einer ordentlichen Rechnung enthalten. Besonders wichtig sind die Umsatzsteuer-Anteile der einzelnen Positionen. Hier lauert eine häufige Fehlerquelle. Denn in den Abschlagsrechnungen wurde ja bereits die Umsatzsteuer ausgewiesen. Und auf dieser Grundlage konnte der Kunde seinen Vorsteuerabzug geltend machen. Deshalb müssen in einer Schlussrechnung auch die Umsatzsteuerbeträge aller vorangegangenen Abschlags- und Teilrechnungen aufgeführt sein. Außerdem muss aus der endgültigen Abrechnung der restliche Umsatzsteuerbetrag hervorgehen, der vom Kunden abschließend noch zu zahlen ist. Kommt es an dieser Stelle zu Fehlern, muss der Leistungserbringer die Umsatzsteuer unter Umständen doppelt ans Finanzamt abführen.

Rechnungsempfänger

Rechnungsempfänger ist üblicherweise der Auftraggeber, der eine bestimmte Lieferung oder Leistung erhalten hat. Rechnungsaussteller sind Unternehmer, Freiberufler, Selbstständige und andere Freelancer, die ihre Leistungen abrechnen.

In manchen Fällen tauschen Aussteller und Empfänger aber auch die Rolle. Denn bei der Abrechnungsgutschrift stellt der Kunde die Rechnung aus. Rechnungsempfänger ist hier der Lieferant oder Dienstleister. Eine solche Abrechnung wird auch als umsatzsteuerliche Gutschrift bezeichnet.

Rechnungsempfänger haben Anspruch auf eine korrekte Rechnung

Ist der Auftraggeber ein Unternehmen oder eine sonstige juristische Person, hat er gemäß § 14 Abs. 2 UStG Anspruch auf eine Rechnung. Der Lieferant oder Dienstleister muss innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Auftrags eine Rechnung ausstellen.

Bei umsatzsteuerfreien Leistungen entfällt die Rechnungspflicht. Privatleute haben nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück Anspruch auf eine Rechnung (zum Beispiel bei Bauarbeiten).

In jeder Rechnung müssen alle Pflichtbestandteile enthalten sein, die in § 14 Abs. 4 UStG vorgeschrieben sind. Dazu gehört insbesondere der …

  • Name und / oder Firma des Rechnungsempfängers sowie
  • seine Anschrift.

Fehlt eine dieser Angaben oder enthalten sie Fehler, ist der Vorsteuerabzug des Empfängers in Gefahr. Die übrigen Rechnungselemente müssen dann gar nicht weiter geprüft werden.

Recht auf richtige Rechnung!

Der Rechnungsempfänger hat Anspruch auf eine vollständige und richtige Rechnung. Bei Fehlern muss der Austeller eine korrigierte Rechnung schicken. Denn der Rechnungsempfänger ist nur dann zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, wenn er durch die Rechnung eindeutig identifiziert werden kann.

Davon abgesehen ist der Anspruch auf Bezahlung einer Leistung aber grundsätzlich nicht vom Vorliegen einer Rechnung abhängig. Zwar verlangt das Umsatzsteuerrecht das Ausstellen einer korrekten Rechnung.

Falls eine richtige Rechnung fehlt, ändert das jedoch nichts an der schuldrechtlichen Verpflichtung, die vereinbarte Gegenleistung zu erbringen! Zwar setzen viele Rechnungsempfänger die Bezahlung als Druckmittel ein, um eine korrekte Rechnung zu bekommen. Das ist naheliegend, aber rechtlich nicht haltbar.

Mit Verweis auf eine unvollständige oder fehlende Rechnung darf noch nicht einmal der geschuldete Vorsteueranteil vorenthalten werden. Sofern die Bezahlung nach erbrachter Leistung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vereinbart ist, muss die Geldschuld auch bezahlt werden.

Sobald eine Geldforderung fällig ist, kommt der Schuldner spätestens durch eine Mahnung in Verzug. Und zwar unabhängig davon, ob der Gläubiger zuvor eine Rechnung verschickt hat oder nicht. Nur der automatische Verzugseintritt ist laut § 286 BGB vom Vorliegen einer Rechnung abhängig.

Worauf muss der Rechnungsempfänger bei Eingangsrechnungen achten?

Da eine fehlerhafte Rechnung zu Schwierigkeiten mit den Finanzbehörden führen kann, sollte der Rechnungsempfänger jede Eingangsrechnung gründlich prüfen. Die Kontrolle der vereinbarten Konditionen versteht sich für die meisten Empfänger von selbst: Die Prüfung von Preisen, Rechnungssumme und ausgewiesener Umsatzsteuer liegt ja im eigenen Interesse.

Wichtig sind neben den sonstigen Rechnungspflichtangaben aber auch …

  • die Zahlungskonditionen,
  • die Garantie- und Rabattkonditionen sowie
  • die korrekte Übernahme der Zahlungsverbindung in Überweisungen.

Nur so kann der Zahlungseingang aufseiten des Rechnungsausstellers dem Kunden eindeutig und zeitnah zugeordnet werden.

Fehlen diese Angaben, kommt es unter Umständen zu Missverständnissen, Verzögerungen und unnötigen Mahnungen. Kann eine fristgerecht bezahlte Rechnung nicht zugeordnet werden, drohen dem Schuldner zwar keine Verzugsfolgen. Die vermeidbare Mehrarbeit gehen aber zulasten aller Beteiligten.