Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine verpflichtende Regelung zum Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich. Die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgt dabei stufenweise bis Ende 2027. Das Bundesfinanzministerium (BMF) konkretisiert diese Umstellung nun erneut: Am 25. Juni 2025 wurde ein zweiter Entwurfsschreiben zur Umsetzung veröffentlicht. Dieses ergänzt das erste Schreiben vom 15. Oktober 2024 und enthält unter anderem Änderungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE).
Ziel ist es, Zweifelsfragen zu klären und rechtliche wie technische Unsicherheiten weiter zu reduzieren. Die finale Fassung wird im 4. Quartal 2025 erwartet.
Wichtig für viele Selbstständige: Kleinunternehmer sind weiterhin von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Das BMF setzt damit die gesetzlich verankerte Ausnahme aus § 34a UStDV auch in der Verwaltungspraxis um. Dennoch dürfen sie auf freiwilliger Basis E-Rechnungen versenden – und das auch ohne vorherige Zustimmung des Empfängers. Insbesondere hier hatte das BMF im März für Unsicherheit gesorgt, ob die Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig ist oder nicht.
Ein weiteres zentrales Thema des neuen Entwurfs ist die Validierung von E-Rechnungen. Laut BMF sollten geeignete Tools genutzt werden, um die Format-Zulässigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Was jedoch genau als „geeignet“ gilt, bleibt offen – eine klare Definition fehlt. Damit liegt die Verantwortung weiterhin beim Unternehmer, geeignete Prüfmechanismen zu etablieren.
Ein weiteres Augenmerk liegt auf den Folgen fehlerhafter Rechnungen. Weicht eine Rechnung vom zulässigen strukturierten Format ab, stuft die Finanzverwaltung sie als „sonstige Rechnung“ ein – mit möglichen Nachteilen für Vorsteuerabzug und Dokumentationspflichten. Inhaltliche Mängel – etwa fehlende Pflichtangaben – führen sogar dazu, dass die Rechnung umsatzsteuerlich nicht anerkannt wird. Die Finanzverwaltung nennt als Beispiel sogenannte „critical errors“, die bei der technischen Prüfung auftreten können.
Immer wieder stellt sich die Frage, ob auch Rechnungen zulässig sind, die sich aus mehreren Dokumenten zusammensetzen – beispielsweise bei ergänzenden Anlagen. Die Finanzverwaltung grenzt hier deutlich ab: Eine „ordentliche E-Rechnung“ muss alle Pflichtangaben im strukturierten Datensatz enthalten. Werden relevante Angaben nur in unstrukturierten Anlagen übermittelt, liegt keine E-Rechnung vor.
Die bislang übliche Regelung in § 31 Abs. 1 UStDV (Zusammensetzung aus mehreren Dokumenten) wird demnach nicht auf E-Rechnungen angewendet – ein Paradigmenwechsel.
Das BMF differenziert klar zwischen Änderungen der Bemessungsgrundlage und Änderungen des Leistungsinhalts. Im ersten Fall – etwa bei Preisnachlässen nach Reklamationen – genügt ein entsprechender Vermerk, ohne dass eine Rechnung korrigiert werden muss. Ändert sich hingegen der Leistungsinhalt, ist eine vollständige Rechnungsberichtigung erforderlich.
Für die Aufbewahrungspflicht gilt: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss unverändert und vollständig archiviert werden. Eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist dabei für umsatzsteuerliche Zwecke nicht per se schädlich – eine pragmatische Klarstellung für kleinere Unternehmen.
Das Schreiben enthält zudem konkrete Hinweise zur Verwendung von Verträgen als Rechnungsersatz sowie zur Ausstellung von Sammelrechnungen. Letztere sind grundsätzlich als E-Rechnung zulässig – vorausgesetzt, alle Pflichtangaben sind im strukturierten Teil enthalten. In der Praxis ist das jedoch noch eine Herausforderung: Derzeit gibt es kein gängiges Format, das alle erforderlichen Daten in strukturierter Form abbildet. Für XRechnung und ZUGFeRD sind allerdings technische Erweiterungen in Arbeit.
Der aktuelle Entwurf des BMF bringt wichtige Klarstellungen, aber auch neue Unsicherheiten. Unternehmer – insbesondere mit komplexeren Abrechnungsstrukturen – sollten sich frühzeitig mit den Anforderungen vertraut machen und geeignete Lösungen zur Validierung, Archivierung und Dokumentation implementieren. Für Kleinunternehmer bleibt die Befreiung von der Pflicht bestehen – sie sollten aber dennoch prüfen, ob ein freiwilliger Umstieg auf E-Rechnungen sinnvoll ist.
Weitere Informationen und den vollständigen Entwurf findest du auf der Website des Bundesfinanzministeriums.
