Mit dem Begriff „Akonto-Zahlungen“ können viele Selbstständige und Unternehmer wenig anfangen – von der dazugehörigen Insider-Abkürzung „a/c“ ganz zu schweigen. Dabei sind Vorauszahlungen und andere Teilzahlungen im Geschäftsleben gar nicht so selten. Genau darum handelt es sich bei den sogenannten Akonto-Zahlungen, die auch als Abschlagszahlungen bezeichnet werden.
Akonto-Zahlungen sind Voraus- oder Teilzahlungen, die bereits vor der endgültigen Abrechnung oder Abnahme einer Leistung fällig werden. Sie dienen der finanziellen Absicherung beider Vertragsparteien: Der Leistungserbringer erhält frühzeitig Zahlungen, während der Kunde nicht die gesamte Summe im Voraus entrichten muss. Diese Zahlungsweise ist in vielen Geschäftsfeldern verbreitet, darunter das Bauwesen, das Handwerk, die Unternehmensberatung, die Softwareentwicklung und die Vermietung.
Es gibt zahlreiche Situationen, in denen Akonto-Zahlungen sinnvoll sind. Beispielsweise kommen sie häufig bei Mietnebenkosten zum Einsatz, wenn die endgültige Höhe der Kosten für Heizung, Strom oder Wasser zum Zeitpunkt der monatlichen Fälligkeit noch nicht feststeht. Auch in Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, können Teilzahlungen dazu beitragen, das finanzielle Risiko fair zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu verteilen. Weitere Anwendungsfälle sind Anzahlungen auf Waren, die erst produziert oder geliefert werden müssen, sowie Abschlagszahlungen im Bau- und Handwerksbereich, die den laufenden Arbeitsaufwand finanzieren.
Rechtlich sind Akonto-Zahlungen grundsätzlich zulässig, müssen aber vertraglich geregelt werden. Ohne eine solche Vereinbarung ist das Entgelt bei einem Dienstvertrag erst nach der Leistungserbringung und bei einem Werkvertrag erst nach der Abnahme durch den Kunden fällig. Beim Kaufvertrag hingegen wird der Kaufpreis grundsätzlich sofort bei Vertragsschluss fällig. Deshalb ist es ratsam, Akonto-Zahlungen explizit im Vertrag festzuhalten und die genauen Konditionen zu definieren.
Im Geschäftsleben existieren verschiedene Begriffe für Akonto-Zahlungen, die nicht immer einheitlich verwendet werden. Eine Anzahlung erfolgt nach Vertragsschluss, aber vor der Übergabe der Ware, zum Beispiel wenn ein Produkt reserviert wird, bis es vollständig bezahlt ist. Ein Vorschuss hingegen wird oft bei Dienstverträgen genutzt und vor der eigentlichen Leistungserbringung verlangt. Die Vorauszahlung beim Werkvertrag erfolgt bereits vor Beginn der Arbeiten, während Abschlagszahlungen vor der Fertigstellung eines Werks oder vor der vollständigen Erbringung einer Dienstleistung fällig sind. Teilzahlungen beziehen sich meist auf Werkverträge und werden für bereits erbrachte Teilleistungen gezahlt, die einen eigenständigen wirtschaftlichen Wert haben. Die Schlusszahlung erfolgt schließlich nach Lieferung der Ware, nach der Leistungserbringung oder nach der Abnahme des fertigen Werks durch den Auftraggeber. Weitere Begriffe sind Vorkasse, bei der der Kaufpreis vollständig vor der Lieferung fällig wird, und die Ratenzahlung, bei der nach der Lieferung in festgelegten Beträgen gezahlt wird. In den meisten Fällen sind Voraus- und Teilzahlungen direkt bei Zugang der Rechnung fällig.
Da Akonto-Zahlungen vor der vollständigen Leistungserbringung erfolgen, sollten sie vertraglich genau geregelt werden. Dabei ist es wichtig, die Höhe und Fälligkeit der Zahlungen eindeutig zu definieren. Beispielsweise kann eine Zahlung von 30 Prozent bei Vertragsabschluss, 50 Prozent nach der Hälfte der Leistung und die restlichen 20 Prozent nach Fertigstellung vereinbart werden. Die Zahlungen sollten an konkrete Meilensteine gebunden sein, um eine faire Verteilung sicherzustellen. Auch Regelungen für den Fall, dass die Leistung nicht vollständig erbracht wird oder der Kunde vom Vertrag zurücktritt, sollten im Vertrag verankert sein, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.
Eine bewährte Praxis zur Sicherstellung der Liquidität ist ein dreigeteiltes Zahlungsmodell, bei dem ein Drittel der Auftragssumme bei Auftragserteilung, ein weiteres Drittel bei Lieferung und die restliche Summe nach der Abnahme durch den Kunden fällig wird. Dies ist insbesondere in Branchen wie dem Bau- und Handwerksbereich eine übliche Vorgehensweise, um eine kontinuierliche Finanzierung zu gewährleisten und Risiken zu minimieren.
Die praktische Umsetzung von Akonto-Zahlungen kann durch professionelle Buchhaltungsprogramme erheblich erleichtert werden. Programme wie WISO MeinBüro Desktop oder WISO MeinBüro Rechnungen ermöglichen die Erstellung von Abschlags- und Schlussrechnungen, die steuerlich korrekt verbucht werden. Besonders wichtig ist dabei die ordnungsgemäße Erfassung der Umsatzsteuer, da diese für jede Teilzahlung im jeweiligen Voranmeldezeitraum korrekt abgeführt werden muss.
Neben der rechtlichen und buchhalterischen Seite ist auch eine vorausschauende Liquiditätsplanung essenziell. Unternehmen sollten darauf achten, dass sie durch gestaffelte Zahlungen nicht in finanzielle Engpässe geraten. Besonders bei größeren Projekten sind klare Zahlungsvereinbarungen notwendig, um langfristige finanzielle Stabilität sicherzustellen.
Insgesamt bieten Akonto-Zahlungen eine wertvolle Möglichkeit, die Liquidität von Unternehmen zu verbessern und finanzielle Risiken für beide Vertragsparteien zu minimieren. Sie sind besonders in langfristigen Projekten und kapitalintensiven Branchen eine sinnvolle Strategie. Voraussetzung für eine erfolgreiche Anwendung ist jedoch eine klare vertragliche Regelung sowie eine professionelle buchhalterische Abwicklung.
