Wann sind Rechnungen vorsteuerabzugsberechtigt?

Für Gründer ist die Anmeldung eines eigenen Unternehmens ein aufregender, aber auch herausfordernder Schritt. Einer der zahlreichen Aspekte, den es zu verstehen gilt, ist das Thema der “Vorsteuerabzugsberechtigung”. Was der Vorsteuerabzug bedeutet, wie du davon profitieren können und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen erfährst du hier.

Was bedeutet “vorsteuerabzugsberechtigt”?

Die Vorsteuer ist die Mehrwertsteuer (MwSt.), die ein Unternehmen auf Eingangsrechnungen für bezogene Waren oder Dienstleistungen entrichtet. Wenn ein Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist, kann es die gezahlte Steuer vom Finanzamt zurückfordern. Dies bedeutet, dass die effektiv zu zahlende Steuerlast auf den Mehrwert beschränkt ist, den das Unternehmen erwirtschaftet.

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

1. Unternehmerstatus: Du musst als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) tätig sein. Dies setzt voraus, dass du selbstständig, nachhaltig und mit Gewinnerzielungsabsicht tätig bist.
2. Ordnungsgemäße Rechnung: Du benötigst eine ordnungsgemäße Rechnung, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält. Dazu zählen unter anderem:
   • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
   • Deine eigene Anschrift
   • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
   • Rechnungsnummer
   • Ausstellungsdatum
   • Menge und Art der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen
   • Nettobetrag und Steuerbetrag getrennt ausgewiesen
3. Nutzung für das Unternehmen: Die erworbenen Waren oder Dienstleistungen müssen für unternehmerische Zwecke genutzt werden. Private Ausgaben sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt.
4. Zahlung: In der Regel muss die Rechnung bezahlt sein, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können, insbesondere bei der Ist-Versteuerung.

Vorteile des Vorsteuerabzugs

Der Vorsteuerabzug bietet jungen Unternehmern mehrere Vorteile:

• Liquiditätsvorteil: Du bekommst die gezahlte Vorsteuer erstattet, was deine Liquidität verbessert.
• Kostenreduzierung: Indem du die Vorsteuer erstattet bekommst, reduzierst du deine Betriebsausgaben.
• Wettbewerbsvorteil: Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können ihre Produkte oder Dienstleistungen günstiger anbieten, da die Steuerlast nicht auf die Endpreise umgelegt wird.

Nachteile des Vorsteuerabzugs

Während der Vorsteuerabzug zahlreiche Vorteile bietet, gibt es auch einige Aspekte, die du beachten solltest:

• Bürokratischer Aufwand: Die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs erfordert eine sorgfältige Buchführung und Verwaltung aller Rechnungen. Es müssen strikte formale Anforderungen eingehalten werden, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können. Fehler oder unvollständige Angaben können dazu führen, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigert oder Rückfragen stellt, was zusätzlichen Aufwand bedeutet.
• Vorfinanzierung: Du musst zunächst die Mehrwertsteuer auf alle eingekauften Waren und Dienstleistungen vorstrecken. Dies kann insbesondere bei hohen Anschaffungskosten oder Investitionen zu Liquiditätsengpässen führen, bis die Erstattung durch das Finanzamt erfolgt.
• Regelmäßige Umsatzsteuer-Voranmeldungen: Unternehmen, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, müssen regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen beim Finanzamt einreichen. Dies bedeutet zusätzliche Verpflichtungen und Zeitaufwand für die Erstellung und Abgabe dieser Meldungen, insbesondere bei monatlicher Abgabe.

Was passiert, wenn du nicht vorsteuerabzugsberechtigt bist?

Nicht alle Unternehmer sind automatisch vorsteuerabzugsberechtigt. Insbesondere Kleinunternehmer gemäß §19 UStG, die die Kleinunternehmerregelung anwenden, dürfen keine Vorsteuer abziehen. Dies ist jedoch oft kein Nachteil, da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auf ihre Ausgangsrechnungen erheben und somit ihre Preise wettbewerbsfähig halten können. Allerdings haben sie auch nicht die Möglichkeit, Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abzuziehen, was ihre Kostenstruktur beeinflussen kann.

Praxisbeispiel: Vorsteuerabzug im Alltag

Angenommen, du betreibst ein kleines Grafikdesign-Studio. Du kaufst einen neuen Laptop für dein Unternehmen und zahlen dafür 1.200 € netto plus 228 € MwSt. (19 %). Wenn du vorsteuerabzugsberechtigt sind, kannst du die 228 € vom Finanzamt zurückfordern. Dadurch sinken die tatsächlichen Kosten für den Laptop auf 1.200 €.

Später erstellst du ein Design für einen Kunden und stellen dafür 2.000 € netto zuzüglich 380 € MwSt. (19 %) in Rechnung. Du musst dem Finanzamt nur die Differenz zwischen der vereinnahmten Umsatzsteuer (380 €) und der gezahlten Vorsteuer (228 €) abführen, also 152 €.

Zusammenfassung

Die Vorsteuerabzugsberechtigung ist für junge Unternehmer in Deutschland ein wesentlicher Aspekt, um die Steuerlast zu minimieren und die Liquidität zu verbessern. Achte darauf, dass du alle formalen Anforderungen erfüllen und die Vorsteuer ordnungsgemäß geltend machen. Wenn du dich unsicher fühlst, kann eine Beratung durch einen Steuerberater sinnvoll sein, um von Anfang an alles richtig zu gestalten.

Wir hoffen, dass dir dieser Überblick geholfen hat, das Thema Vorsteuerabzugsberechtigung besser zu verstehen und in deinen Unternehmensalltag anzuwenden.