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Das sind die Vorteile eines DMS in der Cloud

Aktualisiert am 5. Mai 2025 - Laura Lillpopp

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung zur elektronischen Verwaltung von Dokumenten in einem Unternehmen oder einer Organisation. Es unterstützt bei der Erfassung, Speicherung, Organisation, Suche, Bearbeitung und Archivierung von digitalen und gescannten Papierdokumenten. Am 19. Juli 2024 verursache CrowdStrike, ein führender Anbieter von Cybersicherheitslösungen, weltweit IT-Störungen. Ein fehlerhaftes Software-Update führte zu Systemausfällen in Unternehmen, Banken, Krankenhäusern, Regierungsdiensten und bei Fluggesellschaften. Betroffene mussten ihre Tätigkeiten für diesen Tag einschränken oder komplett einstellen, bis der Fehler behoben wurde. Dieser Vorfall unterstreicht die Wichtigkeit von robusten Sicherheitsstrategien und schnellen Reaktionszeiten in der heutigen digitalen Welt. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Cloud kann dabei eine entscheidende Rolle spielen. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die Vorteile eines cloudbasierten DMS und ziehen Lehren aus dem CrowdStrike-Zwischenfall.

Erhöhte Sicherheit und Zuverlässigkeit

Ein cloudbasiertes DMS bietet fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, die über die Möglichkeiten der meisten lokalen IT-Abteilungen hinausgehen. Dazu gehören beispielsweise:

  • Verschlüsselte Übertragung und Speicherung von Daten
  • Regelmäßige automatische Sicherheitsupdates
  • Automatische Backups
  • Zugriffsprotokolle zur Dokumentation von Änderungen

Führende Cloud-Anbieter betreiben darüber hinaus eigene Rechenzentren mit Serverstandort Deutschland, die strengen europäischen Vorgaben zum Datenschutz unterliegen. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehören mehrstufige Sicherheitskontrollen, umfassende Überwachungssysteme und eine Zertifizierung nach VdS 10000.

Unternehmen, die cloudbasierte DMS-Lösungen im Einsatz haben, hätten auch durch den plötzlichen Systemausfall durch CrowdStrike darauf vertrauen können, dass keine Daten verloren gehen. Alle Dokumente wären sicher in der gut geschützten Cloud gespeichert gewesen.

Zugriff von überall und jederzeit

Mit einem cloudbasierten DMS können deine Mitarbeiter von überall auf der Welt auf wichtige Dokumente zugreifen, solange sie eine Internetverbindung haben – sei es per Computer, Tablet oder Smartphone. Deine Dokumente sind also immer zugänglich, selbst wenn ein lokales System ausfällt. Der CrowdStrike-Ausfall hat gezeigt, wie wichtig es ist, schon im Vorfeld geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um ungewollte Arbeitsunterbrechungen zu vermeiden. Mit einem DMS hätten Mitarbeiter während des Ausfalls z. B. per Smartphone weiterhin auf ihre Dokumente zugreifen können. 

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Schutz vor physischen Schäden und Datenverlust

Die physische Aufbewahrung von Dokumenten oder ihre lokale Speicherung am PC bergen erhebliche Risiken. Diese können im schlimmsten Fall dazu führen, dass Dokumente unwiederbringlich verloren sind. Zu den gängigsten Risiken gehören:

  • Umwelteinflüsse: Feuer, Wasser- und Feuchtigkeitsschäden sowie Naturkatastrophen (z. B. Erdbeben, Überschwemmungen) können physische Dokumente und PCs, auf denen Dokumente lokal gespeichert sind, beschädigen oder komplett zerstören.
  • Diebstahl und unbefugter Zugriff: Physische Dokumente und lokal gespeicherte Dokumente sind anfällig für Diebstahl und unautorisierten Zugriff durch Dritte. Ohne geeignete Sicherheitsmaßnahmen können die Daten leicht missbraucht werden.
  • Verlust und Fehlplatzierung: Dokumente können leicht falsch abgelegt oder gelöscht werden, was die Zugänglichkeit und Wiederauffindbarkeit erheblich beeinträchtigt.
  • Physischer Verfall: Materialien wie Papier unterliegen einem natürlichen Verfall durch Alterung, Licht oder Temperatur. Dies erschwert die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (gemäß HGB § 257 und AO § 147 je nach Art des Dokuments bis zu zehn Jahre).

Unternehmen mit einem DMS hätten während des CrowdStrike-Ausfalls nicht nur von einer kontinuierlichen Verfügbarkeit profitiert, sondern auch einen erheblichen Vorteil in Bezug auf den Schutz vor physischen Schäden und Datenverlust gehabt.

Die fortschrittlichen Sicherheits- und Speicherlösungen eines DMS hätten dazu beigetragen, die Auswirkungen des Ausfalls zu minimieren und die betriebliche Kontinuität aufrechtzuerhalten.

Zeit- und Kosteneinsparungen

Ein gutes Dokumentenmanagementsystem kann Unternehmen dabei helfen, Zeit und Geld zu sparen, was insbesondere für kleinere und mittelständische Unternehmen enorm wichtig ist.

  • Optimierte Suche: Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Suche von Dokumenten in Aktenordnern und profitieren stattdessen von leistungsstarken Such- und Filteroptionen in einem zentralen und digitalen Archiv.
  • Gleichzeitiger Zugriff: Mehrere Benutzer können gleichzeitig auf benötigte Dokumente zugreifen, ohne auf physische Kopien warten zu müssen.
  • Reduzierung von Papier- und Druckkosten: Durch die Digitalisierung und elektronische Speicherung von Dokumenten wird Ihr Papier- und Druckbedarf erheblich reduziert.
  • Weniger physischer Speicherbedarf: Elektronische Archivierung benötigt keinen Platz für z. B. Ordner und Schränke, wodurch Mietkosten für Lagerräume gesenkt werden können.

Während andere Unternehmen die Arbeit am 19. Juli 2024 einstellen mussten, hätten Unternehmen mit einem cloudbasierten DMS ihre Arbeitsprozesse effizient aufrechterhalten können.

Unser Software-Tipp für dich

Der CrowdStrike-Ausfall vom 19. Juli 2024 hat deutlich gemacht, wie wichtig stabile und sichere IT-Dienstleistungen für einen laufenden Geschäftsbetrieb sind.

Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem bietet nicht nur die notwendige Sicherheit und Zuverlässigkeit, sondern auch zahlreiche weitere Vorteile, die dein Unternehmen schützen und optimieren können. Von geräte- und standortunabhängigem Zugriff bis hin zur Einsparung von Zeit und Kosten – die Cloud ist die Zukunft des Dokumentenmanagements.

Damit auch dein Unternehmen direkt von diesen Vorteilen profitiert, haben wir abschließend einen Software-Tipp für dich: WISO MeinBüro Dokumente ist unsere cloudbasierte Softwarelösung zum Digitalisieren, Organisieren und Archivieren von Dokumenten. Nutzbar im Browser oder per App (iOS & Android).

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